Эти 9 простых и бесплатных советов по повышению продуктивности изменят ваши результаты
Независимо от того, работаете ли вы дома или в офисе, многим трудно сосредоточиться, быть продуктивным и завершить все свои дела.
С тех пор как в 2013 году я стал индивидуальным предпринимателем, я построил успешный бизнес, запустил множество подработок, выполнил множество крупных проектов для нескольких клиентов одновременно и работал гораздо меньше 40 часов в неделю, путешествуя по миру и переезжая в десятки городов.
Но мой секрет - это не беруши, не кофе, не "больше самодисциплины" и не волшебное приложение для управления временем. (На самом деле, я вообще не использую ни одного инструмента для повышения продуктивности).
В этой статье я покажу вам точные, очень мощные стратегии, которые помогли мне резко повысить продуктивность и добиться потрясающих результатов, не полагаясь на силу воли.
Это вполне возможно, и независимо от того, являетесь ли вы владельцем компании или наемным работником, эти советы помогут и вам.
1. Избегайте худших убийц производительности
Часто люди пытаются повысить свою продуктивность, добавляя всевозможные ресурсы:
Инструменты управления временем, приложения для отслеживания времени, календари, блокировщики сайтов, книги по продуктивности и т.д.
Но если сделать неэффективную систему более эффективной, это не приведет к повышению продуктивности.
Прежде чем добавлять новые ресурсы, начните с вычитания того, что убивает вашу продуктивность.
Это не ежедневное увеличение, а ежедневное уменьшение. Откажитесь от несущественного.
- Брюс Ли
Правило номер один: никогда не проверяйте свою электронную почту или сообщения первым делом утром.
55% американцев проверяют свою электронную почту еще до того, как отправляются на работу.
Проблема с ранним ответом на электронную почту или сообщения заключается в том, что это приводит людей в состояние реакции: Он заполняет их голову задачами, стрессами и мини-пожарами, которые нужно потушить еще до того, как они успели сделать все свои первоочередные дела.
А поскольку они видят свою электронную почту до того, как приходят на работу, они еще даже не могут ничего с этим поделать! Поэтому все утро они думают об этом и не могут полностью присутствовать на работе.
(Позже в этой статье я расскажу вам, как проверять электронную почту более продуктивным способом).
Правило номер два: ограничьте все уведомления.
У многих людей телефоны являются фабрикой отвлечений - всевозможные оповещения, сообщения, напоминания и уведомления - это как новорожденный ребенок в кармане.
Но так невозможно сосредоточиться.
Во-первых, люди не умеют работать в режиме многозадачности. Как бы вы ни старались, если вы получаете уведомления каждые несколько минут, вы не сможете хорошо сосредоточиться на том, что делаете.
Во-вторых, если уведомление отвлекает вас от работы, то, вернувшись, вы потеряете много времени, пока ваш разум перенастроится, перефокусируется и вернется к тому же уровню продуктивности, что и до отвлечения. (На самом деле, каждый раз вы теряете более 23 минут).
В-третьих, проверка уведомлений - это как наркотик:
Каждый раз, когда вы проверяете сообщение, электронную почту, оповещение и т.д., ваш мозг выделяет дофамин - химическое вещество, которое заставляет нас чувствовать себя хорошо.
В конце концов, ваше тело становится зависимым от этих химических веществ, и вы начинаете жаждать их - и единственный способ удовлетворить эту жажду - проверить Gmail, Slack, Instagram, Facebook и т.д.
Очень простое решение - перевести телефон в авиарежим или режим "не беспокоить" в определенное время дня, особенно утром.
Для тех, кто хочет выйти на новый уровень, я настоятельно рекомендую отключить все ненужные уведомления во всех приложениях на вашем телефоне.
Правило номер три: Не смотрите телевизор, не читайте новости, не проверяйте и не пользуйтесь социальными сетями с утра.
Продуктивность - это выполнение ваших самых приоритетных задач эффективно и результативно.
Проекты для вашего работодателя. Создание своего бизнеса. Создание побочного бизнеса. Написание книги, которую вы всегда хотели написать. Подготовка к марафону. Получение ученой степени.
Есть шанс, что вашими самыми приоритетными задачами не являются Instagram, электронная почта и просмотр SportsCenter.
Проблема в том, что когда люди начинают утро с поглощения информации, они еще не сделали ни одного шага к своим целям, а уже заполняют свой разум (в основном) бесполезными, отвлекающими вещами.
Ничего из этого не поможет им решить самые важные задачи. Хуже того, такие вещи, как новости, заставляют людей чувствовать себя более негативно, испытывать стресс и пессимизм, что еще больше снижает продуктивность.
Но есть причина, по которой так много внимания уделяется вашему утру...
2. Завоевать самое важное время суток
Трюк, который поможет вам резко повысить производительность, очень прост:
Завоевать первые три часа после пробуждения.
Именно в это время вы наиболее креативны, сосредоточены, внимательны, продуктивны и полны энергии.
Вот почему так важно беречь утро и использовать эти часы с пользой.
Вот как:
Во-первых, выделите несколько минут в самом начале дня, чтобы сделать потрясающую утреннюю рутину.
Может показаться нелогичным тратить время утром не на работу, а на подготовку себя к работе. Но я обещаю, что эти несколько минут изменят вашу продуктивность.
Если бы у меня было восемь часов, чтобы срубить дерево, я бы потратил первые шесть из них на заточку топора.
- Авраам Линкольн
Несколько идей, чтобы "наточить топор".
Медитируйте. Прогуляйтесь. Ешьте здоровую пищу. Читайте что-нибудь вдохновляющее. Напишите свои цели. Растягивайтесь. И т.д.
Это не обязательно должно быть сложно (или долго), просто сделайте что-то, что поможет вам почувствовать себя готовым на 100% - умственно, физически и эмоционально - так, чтобы вы были сосредоточены, вдохновлены, мотивированы и движимы.
Тогда, как только вы начнете работать, у вас будет масса импульса для выполнения всех ваших проектов.
Во-вторых, избегайте принимать слишком много неважных решений и вместо этого делайте одни и те же вещи каждый день.
В этом, собственно, и заключается секрет спортсменов элитного уровня:
Они изо дня в день выполняют одну и ту же до смешного скучную рутину.
Они едят одни и те же продукты. Они делают одни и те же упражнения. У них одинаковые разминки.
Опять же, утро - это время, когда вы наиболее продуктивны и сосредоточены. Не тратьте свою умственную энергию на тривиальные решения. "Что я буду есть? Что я буду делать? Что мне надеть? Куда мне пойти?"
Правда в том, что каждый день у нас есть лишь ограниченное количество умственных способностей высокого уровня.
Делая одни и те же вещи каждый день, вы можете использовать эту когнитивную энергию высокого уровня на вещи, которые имеют значение, потому что все мелкие детали вашего дня находятся на автопилоте.
В-третьих, делайте отличную работу.
После утренней рутины у вас может остаться где-то 2-2,5 часа от первых трех часов. Именно в это время вы будете выполнять свою лучшую работу.
Остальная часть этой статьи покажет вам, как это сделать.
3. Почему вам нужно создавать задачи по кусочкам
Многие люди думают, что им трудно выполнить свои задачи из-за лени или отсутствия силы воли, мотивации или решимости.
Но часто истинная причина гораздо проще!
Например, чей-то список дел может выглядеть следующим образом:
- Написать статью для блога
- -Создать новый сайт
Настоящая проблема заключается в том, что каждая задача настолько непосильна!
Написание статьи в блог или создание нового сайта может занять от 3 до 30 часов!
Каждая задача настолько велика и неопределенна, что не существует заранее установленной продолжительности или способа измерить ее завершение - разве что закончить всю эту чертовщину.
И если в итоге на это уйдет 30 часов, это останется в вашем списке дел на несколько дней, а то и недель.
Вместо этого разбейте их на конкретные, выполнимые задачи, которые в идеале могут быть выполнены менее чем за час.
Например, вместо "написать статью для блога" можно написать "написать набросок", "создать черновой вариант введения", "написать 10 различных идей заголовков", "написать 200 слов" и т. д.
Все это конкретные, выполнимые и измеримые задачи.
Как и в случае с конфетами, кусочки всегда лучше:
- При выполнении небольших задач (например, 20-минутных) у вас есть уверенность, что вы сможете их выполнить. Но если ваша задача - создание веб-сайта (что может занять несколько дней, недель или месяцев), то финишная прямая может оказаться в Антарктиде.
- Когда вы сделаете свои задачи "кусочками", вы выполните больше задач за меньшее время, чем раньше. Видя, как вы завершаете больше дел, вы обретаете импульс и уверенность.
После того как у вас есть список дел, которые можно сделать, настало время расположить их правильным образом...
4. Расставляйте приоритеты как профессионал
Один из самых важных для меня уроков жизни был получен благодаря "правилу 80/20".
Известное также как "принцип Парето", оно объясняет, что около 80% результата достигается за счет 20% вложенных усилий.
Для продуктивности это означает, что 20% вашей работы создают 80% ваших результатов.
Некоторые люди, однако, просто выполняют свой список дел в любом порядке. Поэтому к концу дня они могут выполнить много дел, но получить мало результатов (если они вообще есть).
Правда в том, что в списке дел каждого человека есть всего несколько дел, которые приносят "наибольшую выгоду".
Поэтому выберите 3 самых важных дела - не более трех - и поставьте их на первое место.
Затем сделайте эти 3 дела по очереди и не трогайте больше ничего из списка, пока не закончите эти 3 дела.
Выполняя эти важные дела в первую очередь, вы получаете наибольшие результаты каждый день.
Опять же, по утрам у вас больше всего творческих способностей, сосредоточенности и умственной энергии, поэтому посвятите лучшее время дня своим самым приоритетным задачам.
Чтобы найти свои три самые приоритетные задачи, попробуйте задать такие вопросы, как:
- Какие три дела абсолютно не могут ждать до завтра?
- Какие три вещи, которые, если я завершу, но ничего больше не буду делать, я смогу пережить?
- Какие три вещи окажут наибольшее влияние на мою жизнь?
Если же у вас есть 5 важнейших задач, которые необходимо выполнить сегодня, найдите два дела, которые, если вы их не сделаете, будут иметь наименьшие последствия.
Затем расставьте приоритеты для остальных трех.
(Научившись расставлять приоритеты, вы измените не только свою продуктивность, но и свою жизнь).
5. Почему временные ограничения могут повлиять на вашу скорость
Случалось ли вам делать одно маленькое дело целый месяц, а на это "одно маленькое дело" в итоге уходит весь месяц?
На самом деле для этого существует закон.
Он называется "закон Паркинсона". Работа расширяется, чтобы заполнить время, необходимое для ее завершения.
Другими словами, сколько бы времени вы ни дали себе на выполнение задания, оно займет именно столько времени - будь то 30 минут, три часа или три недели.
Поэтому, чтобы повысить свою продуктивность, не давайте себе больше времени, чтобы закончить что-то:
Дайте себе меньше.
Установите агрессивный срок и посмотрите, как быстро вы сможете его выполнить. Очевидно, что вы хотите сделать работу хорошо, но постарайтесь подтолкнуть себя в плане скорости и качества.
Вы обнаружите, что задачи, на которые раньше уходило "много времени", на самом деле выполняются гораздо быстрее.
И часто вы будете работать лучше, потому что вы полностью сосредоточены и сконцентрированы, чтобы успеть к сроку.
Вот как можно использовать закон Паркинсона в своих интересах.
6. Почему помидоры - лучший хак продуктивности
Когда я работаю, я всегда использую так называемый "метод помидора".
Ставлю таймер, работаю до тех пор, пока таймер не прозвонит, делаю очень короткий перерыв, а затем повторяю.
Созданная Франческо Чирилло, который использовал таймер в форме помидора для отслеживания своей работы ("pomodoro" по-итальянски означает "помидор"), эта техника дает вам интервалы, когда вы можете быть предельно сфокусированы и не отвлекаться, а также делать перерывы для восстановления сил.
Работаете ли вы, пишете, читаете или учитесь, регулярные перерывы крайне важны.
Это как тренировка в спортзале: Вам нужен отдых между упражнениями, чтобы вы могли повторить их снова и сохранить выносливость, силу и мощь.
Хотя первоначальная продолжительность работы составляла 25 минут с 5-минутным перерывом, я обычно занимаюсь 50 минут с 10-минутным перерывом.
(Я встречал 90-минутные и даже 2-часовые блоки, так что смотрите, что вам больше подходит).
Однако во время этого перерыва важно действительно "сделать перерыв", а не просто проверить электронную почту, заглянуть в социальные сети или отвлечься.
Обычно я быстро прогуливаюсь или делаю растяжку, затем сбрасываю таймер и снова начинаю.
Таймеры также заставляют вас смотреть на прошедшее время, а не на время суток, что, на мой взгляд, гораздо важнее для продуктивности.
Опять же, каждый день у нас есть только определенное количество хорошей умственной работы, поэтому мне интереснее отслеживать, сколько я ее использовал, а не время на часах.
В качестве дополнительного бонуса, установив таймер, вам не придется постоянно смотреть на часы, чтобы узнать, как долго вы работаете, что еще больше отвлекает вас и забирает вашу умственную энергию, потому что таймер даст вам знать, когда ваш рабочий интервал закончен.
7. Как распределить задачи по пакетам
Как я уже писал, слишком много людей проверяют электронную почту первым делом с утра.
К сожалению, с течением дня их привычка работать с электронной почтой становится все хуже!
В среднем люди тратят 28% своего рабочего дня на чтение и ответы на электронные письма. Но, как я уже объяснял, каждый раз, когда вы проверяете электронную почту, вы теряете время не только на чтение, но и на мысленное переключение между задачами и попытку перефокусироваться.
Исследование, проведенное компанией RescueTimeсреди более чем 50 000 своих пользователей, показало, что они проверяют электронную почту или сообщения в среднем каждые шесть минут.
Вместо того, чтобы оставлять электронную почту открытой в фоновом режиме (что делают 84% работников), гораздо эффективнее и продуктивнее было бы поступить так:
Запланируйте только 1-3 раза в день, когда вы проверяете свою электронную почту и сообщения.
Таким образом, вместо того, чтобы постоянно проверять уведомления и превращать свой день в "швейцарский сыр", вы отложите проверку электронной почты/сообщений на несколько определенных моментов в день.
Тим Феррисс называет это "пакетной обработкой".
Я устанавливаю таймер и просматриваю все свои электронные письма, быстро отвечаю на них или удаляю.
Закончив, я закрываю Gmail и возвращаюсь к работе.
Некоторые люди, однако, могут сказать: "Моя работа этого не позволяет".
Во-первых, я хочу оспорить это предположение.
Откуда они знают, насколько это верно? Пробовали ли они сократить количество раз, когда они проверяют электронную почту? Действительно ли их работа требует, чтобы они отвечали на электронные письма и сообщения в течение нескольких секунд после их получения?
(Может быть, им просто нравится отвлекаться?)
Во-вторых, говоря словами Тима Феррисса, "не спрашивайте разрешения, просите прощения".
Проще всего просто попробовать в течение недели и посмотреть, что получится. Вы всегда можете вернуться.
В-третьих, если ваша конкретная работа не позволяет этого сделать, попробуйте воспользоваться этим обходным решением:
В приложении Mail на моем iPhone я настроил его так, что могу видеть только отправителя и заголовок, но не строки предварительного просмотра.
Таким образом, если вам действительно необходимо регулярно проверять электронную почту, вы хотя бы будете видеть, действительно ли получаемые вами письма важны - например, от вашего начальника или клиента или по важной теме - не отвлекаясь на то, что находится внутри неважных писем.
8. Повысьте свою работоспособность с помощью музыкального фокуса
Вы сделали утреннюю рутину. У вас есть список приоритетных дел. Вы не проверяли электронную почту и сообщения. Вы установили 50 минут на таймере и готовы к работе.
И что теперь?
Вот простой совет, который поможет вам поднять свои рабочие способности на новый уровень:
Слушайте одну и ту же песню на повторе.
Вот почему это так эффективно:
Вместо того чтобы постоянно слушать разные песни, что побуждает вас вслушиваться в слова, слушая одну и ту же, вы растворяетесь в песне, перестаете концентрироваться на словах и просто питаетесь ее энергией.
На самом деле это гораздо меньше отвлекает и дает вам больше огня во время работы.
9. Преодолеть последний барьер
Все предыдущие стратегии повышения продуктивности являются чрезвычайно мощными и действенными.
Но вот жестокая правда:
Неважно, насколько хорошо вы планируете свой день или сколько стратегий продуктивности вы используете, если вам не нравится то, что вы делаете, вы не будете продуктивны.
Поэтому, если вы попробовали эти советы, но все равно не можете справиться с делами, спросите себя:
Действительно ли вы хотите сделать их в первую очередь?
Есть ли что-то, чего вы боитесь или чему сопротивляетесь?
Иногда вы можете просто заплатить кому-то другому, чтобы он сделал это за вас на таких сайтах, как Fiverr, Upwork и т.д.
Но в некоторых случаях необходимо преодолеть внутреннее сопротивление - особенно при попытке изменить свою жизнь - иногда это признак более глубокой проблемы.
Возможно, ваше тело, разум и интуиция пытаются вам что-то сказать.
Если говорить из личного опыта, то в последний раз я сопротивлялась работе, потому что я работала на работе, которую ненавидела, и в итоге уволилась (что также помогло мне справиться с депрессией).
Я не могу сказать вам наверняка, но я рекомендую потратить немного времени, копнуть поглубже и понять, откуда идет это сопротивление.
Потому что вот хорошая новость:
Когда вы объедините все эти стратегии с работой, которую вы действительно хотите делать, вы будете неудержимы.
И я не могу дождаться, чтобы увидеть, чего вы добьетесь.