Мы постараемся найти ответ на этот вопрос путем сравнения четырех разных видов оказания бухгалтерских услуг для бизнеса: онлайн-бухгалтерии, приходящего (удаленного) бухгалтера, штатного бухгалтера и аутсорсинговой бухгалтерской компании. В статье разобраны плюсы и минусы каждого варианта.
Бухгалтерские онлайн-сервисы
Вариант с подключением к онлайн-бухгалтерии, конечно является самым недорогим (от 1500 до 5000 рублей в месяц), но он подходит совсем небольшим предпринимателям и ООО на упрощенке, которые имеют желание и возможность самостоятельно заниматься вопросами учета и расчета налогов.
Анализ самых известных онлайн-сервисов мы уже приводили в статье "Сравнение самых известных бухгалтерских онлайн-сервисов", поэтому здесь отметим только то, что все они содержат только налоговый календарь с напоминаниями и необходимые документы для ведения упрощенного учета, в том числе умеют:
- создавать и печатать счета, акты, накладные, счета-фактуры
- готовить платежные поручения и выгружать их в клиент-банк
- рассчитывать налоги и страховые взносы
- заполнять и отправлять налоговые декларации.
При этом, клиенту желательно уметь разбираться самому в бухгалтерии и налогах. И, кроме того, очень важно помнить: автоматизированные бухгалтерские сервисы не несут ответственности за онлайн-учет. Так как нет конкретного человека, отвечающего за ведение учета (в отличие от трех следующих вариантов).
Приходящий или удаленный бухгалтер не в штате
Этот вариант ведения бухгалтерии предполагает наличие внештатного специалиста, как правило, ведущего одновременно несколько клиентов либо "на удаленке", либо регулярно посещающего офис клиента для работы с его документами (бухгалтер-фрилансер).
Очень распространенная практика ведения учета малого бизнеса еще несколько лет назад, но последние годы теряющая популярность именно из-за тенденции перехода малого бизнеса в компании-аутсорсеры.
Специалист стоит уже гораздо дороже онлайн-системы, так как контроль и ответственность за учет и отчетность клиента переходят к нему (конечно, если отношения с ним оформлены официально).
Самое главное здесь (как и в случае с штатным бухгалтером) - не ошибиться в подборе грамотного специалиста. Что бывает не всегда легко, так как работодатель обычно не разбирается в тонкостях бухучета и не может проверить уровень квалификации принимаемого бухгалтера.
Зачастую бывает так: бухгалтер что-то делает, сдает вовремя отчетность, и предпринимателю кажется, что с бухгалтерией у него всё в полном порядке. Но по прошествии года-двух начинаются проблемы: требования из налоговой, проверки, блокировки счетов и т.п. .... Возникает конфликт, бухгалтер увольняется, и бизнесмен остается один наедине с навалившимися на него напастями.
Штатный бухгалтер
Такой сотрудник всегда рядом и в полном вашем распоряжении: можно поручить ему дополнительные обязанности (например, кадровую работу, составление договоров, ...). Удобно также и то, что при росте оборотов компании оклад штатного бухгалтера может долго оставаться неизменным.
Квалифицированный бухгалтер, естественно, может вести не только фирмы на упрощенке, но и сложный производственный учет компаний на общей системе с НДС, экспортные и импортные операции и т.п.
Но самый главный минус бухгалтера в штате в том, что содержать бухгалтерию весьма накладно, так как:
- во-первых, квалифицированный специалист стоит недешево;
- во-вторых, работодатель обязан платить страховые взносы с его зарплаты, что автоматически повышает расходы на его оплату более чем на 30%;
- в-третьих, бухгалтеру нужно организовать рабочее место (кабинет, мебель, компьютер, принтер, канцелярские принадлежности, программное обеспечение);
- в-четвертых, ежемесячно придется обновлять программы, покупать подписки на справочные системы, бухгалтерскую периодику и т.д.
Кроме того, бухгалтер может заболеть, уйти в отпуск и даже уволиться в самый неподходящий момент. То есть, такой сотрудник не всегда может обеспечить непрерывность работы бухгалтерской службы.
Как и каждый человек, бухгалтер имеет право на ошибку. Однако его ошибки могут очень дорого обойтись предпринимателю в виде доначислений налогов, пеней и штрафных санкций, а ответственность штатный бухгалтер несет только в рамках Трудового Кодекса.
Аутсорсинговая компания
Практически все указанные недостатки онлайн-сервисов, фрилансеров и штатных бухгалтеров отсутствуют в бухгалтерском аутсорсинге.
Дело в том, что аутсорсинговая компания несет ответственность по договору обслуживания за все свои ошибки, что является несомненным плюсом по сравнению со штатным или приходящим бухгалтером, с которых довольно сложно взыскать какие-то неустойки.
Более того, если сотрудник, совершивший ошибку, внезапно уволится, то со всеми его проблемами придется разбираться предпринимателю — находить другого бухгалтера, вникать в тонкости учета. В бухгалтерской специализированной фирме все специалисты взаимозаменяемы и обслуживание клиента никогда не приостанавливается.
Кроме того, услуги аутсорсинговой компании, как правило, намного дешевле, чем трудоустройство бухгалтера в штат, а иногда и меньше стоимости приходящего бухгалтера.
Хорошая бухгалтерская компания уделяет серьезное внимание безопасности своих клиентов и всегда старается минимизировать налоговые риски, оптимизировать затраты и избежать штрафов.
Как правило, в таких фирмах работают квалифицированные бухгалтеры с большим опытом работы на разных системах налогообложения и одновременно в нескольких отраслях экономики.
Большинство клиентов фирмы-аутсорсера относятся к малому бизнесу, но и крупные организации иногда обслуживаются у них. Например, передают ему функцию расчета заработной платы своих сотрудников или функцию кадрового учета.
Бывает совмещение сразу двух форматов: штатный бухгалтер плюс аутсорсинговая бухгалтерия. Некоторые компании выводят на аутсорсинг функцию главного бухгалтера в случае, когда им нужны профессионалы, способные дать оценку и проконтролировать работу штатного бухгалтера.
В этом формате обслуживания все рутинные операции (получение документов, внесение этих документов в базу данных и пр.) выполняет штатный бухгалтер, а сведением учетной информации, ее проверкой и подготовкой отчетности занимается главный бухгалтер на аутсорсе.
Указанные преимущества бухгалтерского аутсорсинга и являются объяснением постоянного роста количества таких фирм и постепенного перехода на обслуживание к ним малого и среднего бизнеса.
Если у Вас есть свой бизнес и желание перевести свою бухгалтерию на аутсорсинг, Бухгалтерская компания "Правильный расчет" всегда рада принять Вас и Вашу компанию на обслуживание.