Каждый день нам приходиться иметь дело с огромным количеством бумаг, чеков, документов, квитанций и т.д. Часто их так много, что сложно понять, что и где находиться. А еще сложнее все это организовать. А потому многие люди просто сваливают все в одну кучу и убирают куда-нибудь подальше от глаз. Давайте разберемся, что же делать со всеми этими бумагами и как их организовывать.
Последствия неорганизованности документов
Когда мы точно знаем, где и что лежит, то мы экономим кучу времени и нервов. Как часто с вами случалось, когда вам срочно нужны были какие-то конкретные документы, и вам приходилось рыться в огромном количестве бумаг, чтобы найти нужную? Именно неорганизованность приводит к такому состоянию.
Что будет, если организовать всю документацию
1. Вы быстрее сможете найти любой нужный вам документ.
2. Вы сбережете документы от непреднамеренного вмешательства детей или просто невнимательных родственников.
3. Пространство будет организовано, а не пребывать в хаосе.
К тому же, при разборе документов, мы сможем выделить для себя наиболее ценные, чтобы сделать их копии на случай чрезвычайных ситуаций.
Алгоритм организации документов
1. Тотальный сбор
Соберите все документы, которые у вас только есть. А также все чеки, квитанции, договора и прочее. А теперь отсортируйте их по сроку давности.
Выбросите все, что уже не актуально для вас. Оставшиеся документы организуйте по дате. Проверьте состояние документов.
Возможно некоторые из них нужно отсканировать, если бумага уже слишком испортилась. Защитите каждый документ файлом или обложкой.
2. Сортируем
Разделите документы на категории: документы на членов семьи, документы на имущество, чеки, квитанции, договоры. Сложите все в одну папку, разделив ее на отсеки. В каждом отсеке выделите отдельную страницу для каждого документа.
Сделайте копии наиболее важных документов, перенесите их в электронный формат, чтобы точно не потерять их безвозвратно.
3. Место хранение
Не стоит хранить документы там, где маленькие дети могут их найти. Также не стоит хранить их в ящиках для белья или одежды. Документы должны лежать в темном и сухом месте, где нет риска появления насекомых. Лучше всего выделите отдельный ящик для хранения папки с документами.