Многие государственные ведомства и отрасли бизнеса идут по пути цифровизации. В рамках национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации» и общенационального плана восстановления экономики недавно в Правительстве разработали и одобрили законопроект о создании юридически значимых электронных дубликатов бумажных документов.
Благодаря развитию цифровых технологий и российскому законодательству многие документы можно передавать электронно, не теряя юридической силы.
Зачем автоматизировать документооборот?
Время
Обмениваясь бумажными документами, можно неделями ожидать подписанные экземпляры, а поиск нужного документа может стать серьезной проблемой. С решением «DiState: Документооборот» документы приходят адресату в течение нескольких секунд после подписания отправителем. Обмен документами с поставщиком или клиентом можно осуществить за один рабочий день.
Автоматизировать можно не только документооборот, но и свои бизнес-процессы: согласование, сверка, автоматическая отправка и подписание, маршрутизация и т.д. Это значительно упростит жизнь ваших сотрудников, а также уменьшит риск ошибок при проверке документов.
Сокращение расходов
Курьеры, заказные письма и почтовые марки — все это предполагает дополнительные расходы. С решением «DiState: Документооборот» весь обмен электронными документами бесплатный, без тарификации и ограничений по количеству документов и контрагентов. Компании достаточно купить лицензию на программный продукт. При этом обмен документами происходит без участия третьих лиц.
Используя решение «DiState: Документооборот», вы можете обмениваться любыми электронными документами. Кроме того, для УПД, УКД, Торг-12, актов и счетов-фактур можно использовать готовые шаблоны, которые реализованы в соответствии с действующими Приказами ФНС. Для работы в системе может использоваться любая квалифицированная электронная подпись, выданная аккредитованным УЦ. Также можно использовать любую подпись для отправки отчетности. Документы, подписанные КЭП в решении ДиСтэйт, принимаются судами и ФНС в качестве оригиналов.
Удобство и безопасность
При бумажном документообороте можно столкнуться с множеством проблем: не все контрагенты возвращают вторые экземпляры, почтовые конверты с документами могут потеряться, бумажный документ можно испортить.
Ряд компаний, соблюдающих требования законодательства в области защиты информации, не могут использовать сторонние сервисы, так как база данных со всеми документами находится у операторов ЭДО.
Все эти проблемы решает DiState: Документооборот. Потерять электронный документ куда сложнее, чем бумажный. Решение устанавливается на серверы компании, где формируется архив электронных документов. Локальная установка решения защищает документы и данные от доступа третьих лиц и оператора ЭДО, а настройка ролей и прав доступа позволяет сотрудникам работать только с доступными им документами и контрагентами.
Возможности решения
Интеграция с личным кабинетом на сайте компании позволяет заказчику расширить функционал личного кабинета возможностью электронного юридически значимого обмена документами. Например, компании, оказывающие разные услуги, значительно упростят ежемесячную массовую отправку счетов и закрывающих документов с «DiState: Документооборот», им не придется звать клиента в сторонний сервис ЭДО, он сможет получить все документы в личном кабинете. Модуль 1С позволяет работать с решением непосредственно из окна 1С, все функции «DiState: Документооборот» дублируются во внешнем модуле. Возможность роуминга с другими сервисами операторов ЭДО и 1С-Хабом позволяет обмениваться документами с контрагентами из других систем ЭДО, формируя единый архив документов заказчика. Возможность интеграции с учетными системами, реализуемая с помощью открытых API, позволяет обрабатывать документы прямо из окна учетной системы. Возможность настройки маршрутизации и согласования позволяет автоматизировать внутренние процессы работы с документами и настроить маршруты проверки и согласования для документов внутри компании. Ускоряет документооборот и избавляет от рутины.
Бумага или ЭДО? Выбирать вам!
Несмотря на недоверие и опасения людей, технологии за последнее время значительно шагнули вперед. Государство стремится использовать новые возможности: электронные трудовые книжки, маркировка и прослеживаемость товаров, автоматизация корпоративных процессов плотно вошли в нашу жизнь.
Развитие технологий всегда связано с ускорением и упрощением работы. Уже сейчас внедрение ЭДО решает множество проблем. Как утверждают в Минэкономразвития, среднее время работы сотрудника компании с электронным документом сокращается в 5 раз. Переход большинства компаний на ЭДО — лишь вопрос времени, а какой продукт использовать — решать вам!