У нас есть традиция, что именинник не участвует в организации праздника. Может сказать свои пожелания, но все остальное - за партнером. Вот уже 7 лет мы придерживаемся этого правила, и я решила рассказать свои лайфхаки по организации дня рождения.
1. Вишлист и пожелания по празднику
Мы считаем, что самые лучшие подарки - это те, которые реально хочет именинник или $ + гостям удобно - не нужно париться, что подарить.
Вишлист удобно составлять на специальных бесплатных сайтах. Там можно сразу прикрепить ссылку на подарок, указать пожелания или характеристики (например, размер желаемых кроссовок), а также гости могут забронировать подарок прямо на сайте.
Я люблю этот сайт, несмотря на его странный дизайн, он очень удобный.
Единственное - не указывайте по возможности настоящее имя, когда бронируете подарок, иначе именинник узнает заранее, что именно вы дарите ему этот подарок.
Рекомендую добавлять в вишлист как можно больше вариантов подарков на разный бюджет. По опыту наших вечеринок люди скорее хотят подарить каждый свой подарок, чем скинуться на что-то дорогостоящее, но здесь все зависит от ваших друзей, конечно.
Количество подарков в вишлисте = количество ожидаемых гостей х 1,5 хотя бы.
2. Список гостей
За месяц именинник сообщает 3 варианта списка гостей:
- шорт лист для уютной маленькой вечеринки
- оптимальный
- расширенный список, если вдруг намечается глобальная вечеринка.
Конечно, именинник будет рад любому варианту. Для чего нужны 3 варианта: для сопоставления количества гостей, задумки и бюджета на вечеринку.
3. Секретный чат
За 1-2 месяца до мероприятия я собираю всех гостей в один чат. У этого действия есть несколько целей:
- обозначить, что мероприятие состоится и попросить всех внести его в свой календарь
- познакомить гостей друг с другом до очной встречи (отличный способ увеличить доходимость до праздника, ведь ты предварительно понимаешь, с какими интересными людьми тебе предстоит провести выходные, а также кто приезжает с половинкой и кто свободен :) )
- прислать вишлист
- приобщить всех друзей к организации праздника, чтобы все чувствовали себя причастными к большому делу и точно пришли :)
- если вечеринка с ночевкой на большое количество человек - сделать "расселение", сразу сообщить, где чья спальня, чтобы всем было комфортно
- согласовать меню
4. Логистика
Так как вечеринка была загородом, а машина есть не у всех, я заранее прислала все возможные способы добраться из Москвы до дачи:
- электричка
- такси
- маршрутка
Плюс опросила друзей на машине, во сколько и из какого района Москвы они поедут на праздник и могли бы кого-то зацепить еще. Если да, то сколько мест еще есть машине.
Из 30 гостей у нас только пара человек приехали на такси по итогу. Все раскидались по машинам друг друга, и это было супер комфортно для всех.
5. Программа мероприятия
Мой муж любит, чтобы на вечеринке было много разных активностей и чтобы всем было весело. За 7 лет организации его праздника я поняла, что без предварительно продуманной программы становится сложнее, ведь нам уже не по 17 лет, когда достаточно пару бокалов вина для самоорганизующегося веселья))
У нас много друзей из event сферы, поэтому это для нас легко. Конечно, я не присылаю заранее гостям тайминг, так как это может только испугать. Участие в активностях добровольное, но по опыту участвуют 90% гостей.
Что я сделала в этот раз:
1. Выяснила у Артема, какие активности он хотел бы видеть на дне рождении. НЕ прямым вопросом, а через разговоры на отвлеченные темы, наблюдение за тем, что ему откликается из развлечений накануне праздника.
2. Прикинула, что из этих активностей можно масштабировать на 30 человек
3. Добавила в этот список пару вещей, которые нужны для знакомства всех 30 человек
4. Прикинула, что могу организовать лично я, а с чем могут помочь наши талантливые друзья
Важно: вечеринка для большинства друзей начинается раньше, чем для самого именинника, и это круто, потому что он приезжает, а все уже как большая семья :) Вот какая программа у меня получилась по факту:
11:00-12:00 - моя дорогая до дачи
12:00-13:00 - делаю обход локации, прикидываю объем фактических задач по подготовке, раскладываю продукты в холодильник, жду первую организационную команду
13:00-15:00 - приготовление еды и локации (поставить нужным образом столы, разложить мусорные мешки по территории, приклеить на комнаты таблички с "расселением")
15:00-16:00 - уборка после приготовления еды, ожидаем опаздывающего именинника, танцуем
16:00 - приезд именинника и вручение бургер-торта. Так как торт у нас был НЕ сладкий, состоящий из огромного бургера с мясом, украшенного множеством маленьких бургеров, нам нужно было вручить его поскорее. Для виновника торжества, который ехал пару часов по пробкам, самое то :)
16:30-17:30 - фуршет, первые тосты и поздравления
17:30-18:30 - активности на знакомство:
-Поделиться на пары, рассказать за 2 минуты о себе, потом выслушать другого. В конце все встают в большой полукруг, по очереди выходят в парах в центр и рассказывают от первого лица про своего напарника, отвечают на вопросы про него. Всегда очень весело.
-Попросить поделиться всех на команды по 4-5 человек и за несколько минут придумать проект, который они реально могут организовать, исходя из опыта и талантов каждого. В конце - питч сессия проектов
18:30-22:00 - квест по любимым фильмам именинника. Делали сами силами друзей. Сложно в плане организации, но очень круто в плане реализации!
22:00 - финал квеста и вручение главного подарка с вау-эффектом. Мы с закрытыми глазами привели именинника в гараж. Вручили сначала ему какой-то левый мешок с чепухой всякой, а далее он открыл коробку, а там выпрыгнули шарики и на дне лежал желаемый квадрокоптер :)
22:30 - 23:00 - просмотр видео поздравления от друзей, которые не смогли приехать и слайд шоу из фото именинника и друзей. Я заранее просила каждого скинуть самую смешную фотку с Артемом, чтобы включить ее в этот фоторяд.
23:00 и далее - время на общение, чилл, танцы - все, что пожелают гости)
6. Поздравления и тосты
Когда гостей много и нет такого, что вы весь вечер сидите за одним столом, то поздравления и тосты - это модерируемый процесс. Каждые 10-20 минут я подходила к определенным гостям и сообщала, что сейчас отличное время, чтобы поздравить именинника.
7. Ночевка, утро, завтрак и отъезд гостей
В подростковом возрасте тусовки на даче с друзьями были настоящим испытанием - ведь никому с утра не хочется ничего убирать и мыть посуду. А еще непонятно, во сколько кто уедет...
Чтобы избежать мытье посуды и всего дома в одиночку, лучше вечером перед праздником в чат с гостями прислать просьбу-правила пребывания. Например, у нас было вот такое сообщение от меня:
8. Благодарности и обмен фотографиями
На утро или в ночь во время праздника в секретный чат добавляется именинник. А фотографии можно просто прислать в чат, либо скинуть ссылку на диск, куда можно загрузить в хорошем качестве.
Кстати, можно еще придумать хэштэг для дня рождения, чтобы на утро искать все фото с собой в инстаграме.
