Всем привет. Сегодня рассмотрим возможность свёртки информационной базы 1С на примере конфигурации Управление торговлей редакции 11.
Свёртку делают для того, чтобы уменьшить вес базы, особенно актуально для файловых ИБ, так как ИБ больших размеров со временем начинает "тормозить" или, хуже того, может вообще прекратить открываться. Уменьшить вес базы можно путём удаления документов и неиспользуемых элементов справочников за прошлый период.
Немного теории о самом процессе.
Дата свертки информационной базы
В качестве даты свертки указывается последняя дата, входящая в сворачиваемый период. Например, при свертке данных на начало 2013 года необходимо указать дату свертки 31.12.2012.
Выбирать дату свертки необходимо с учетом следующих факторов:
- Дата свертки должна соответствовать окончанию периода сдачи регламентированной отчетности (конец квартала, конец года)
- В сворачиваемом периоде должны быть завершены все операции: период закрыт, регламентированная отчетность сдана
Ограничения механизма свертки информационной базы
Некоторые данные не могут быть свернуты:
- Неподтвержденный НДС по ставке 0%
- Отражены операции поступления импортных товаров, по которым ГТД еще не оформлена
- Денежные средства в пути (за исключением операций поступления из банка по эквайрингу)
Эти сведения при свертке будут удалены. Не рекомендуется выполнять свертку информационной базы, если используется перечисленный функционал.
Необходимо иметь в виду, что при свертке информационной базы удаляется вся история взаимоотношений с партнерами. В этой связи после свертки информационной базы могут иначе работать механизмы расчета скидок, а также нельзя будет выполнить мониторинг целевых показателей за свернутый период.
Режим выполнения свертки
Перед выполнением свертки информационной базы потребуется выбрать режим ее выполнения:
- Автоматический режим. Все этапы свертки будут выполняться последовательно за один прием.
- Контролируемый режим. Каждый этап свертки будет выполняться обособленно. В этом режиме можно остановить процесс свертки после выполнения одного из этапов, и закрыть форму помощника. При следующем открытии формы процесс будет продолжен с того же места.
Этапы свертки информационной базы
- Формирование документов ввода остатков
- Удаление движений регистров, пометка на удаление документов
- Проведение документов ввода остатков
Действия, которые необходимо выполнить перед сверткой
В сворачиваемом периоде должны быть выполнены:
- Синхронизация данных (если она используется)
- Завершены начатые операции пересчета товаров, отражены все излишки и недостачи
- Оприходованы в кассы все денежные средства
- Оформлены отчеты комитенту о продажах товаров
- Оформлены отчеты принципалу о продажах агентских услуг
- Оформлены передачи товаров между организациями (межфирменные продажи)
- Отражены операции поступления товаров, находившихся в пути
- Выполнено архивирование и удаление чеков ККМ
- Выполнены все операции, связанные с закрытием месяца
Кроме того, необходимо проверить настройку даты запрета изменения данных: если ранее даты запрета имеются документы, их не удастся пометить на удаление в процессе свертки. На время выполнения свертки даты запрета изменения данных рекомендуется установить в заведомо раннее значение (например, 01.01.1980).
В форме помощника свертки информационной базы предусмотрен отчет, который показывает:
- Под какие ограничения попадает информационная база
- Какие операции не выполнены на дату свертки
Отчет доступен по гиперссылке после выбора даты свертки, на следующей странице помощника. Если перечисленных ограничений и невыполненных операций нет, гиперссылка на форме не отображается.
Последовательность действий при свертке информационной базы
- Создать резервную копию информационной базы
- Указать дату свертки
- Выбрать режим выполнения свертки (автоматический либо контролируемый)
- Запустить процесс свертки, дождаться его окончания
- Проверить результаты свертки (с помощью прикладных отчетов)
- Выполнить удаление данных в свернутом периоде (с помощью специальных обработок)
- Закрыть свернутый период для изменений: установить дату запрета изменения данных
Теперь выполним эти действия:
Сделали копию, заходим в ИБ и выбираем нужную обработку для свёртки:
После открытия обработки мы видим гиперссылки на Создание архивной копии (её мы уже сделали), необходимость выполнить синхронизацию (если она есть конечно) и поставить дату свёртки, всё выполняем и жмём Далее:
Выбираем режим свёртки и по гиперссылке Подробнее смотрим, что может не отработать во время свёртки:
Здесь выведена информация о документах, которые не отработаны и их нужно доработать до логического завершения, то есть для чека ККМ - это его архивация или удаление, после чего продолжаем свёртку:
Начинается автоматическая отработка этапов, ждём её завершения:
После чего мы видим, что на основании помеченных на удаление объектов обработка сформировала документы ввода ввода остатков, чтобы у нас не "поехал склад" и денежные средства, выполняем все этапы по очереди, также можно проверить итоги работы отчетами:
На последнем скрине мы видим, что есть документы, которые не удалены, так как ссылаются на другие документы, дата создания которых ранее, чем указанна свёртка, такие документы отрабатываются вручную:
Далее удаляем неиспользуемые элементы справочников:
И завершаем свёртку по кнопке Готово.
Обязательно проверяем отчётами остатки на складах, денежные средства в Кассе предприятия и на расчётном счёте, чтобы убедиться, что данные не поменялись.
На этом сегодня всё. Спасибо за внимание.