Как я рассказывал, мы постоянно что-то пробуем и меняем. И однажды мы уже пробовали изменить культуру совещаний.
Совещания - убийцы времени
Не то, чтобы мы считали, что наши совещания проходят плохо. Просто мы осознали, что у наших совещаний были определенные недостатки. Например, в каждой команде совещания проходили по-своему.
Казалось бы, что тут такого - каждый сам вырабатывает правила игры, вот она инициатива и самостоятельность. Но у нас 12+ продуктовых команд, плюс различные управленческие и сопутствующие команды и группы. Я уже не говорю про проекты и прочие “одноразовые” группировки людей, которые тоже должны встречаться для выравнивания и принятия решений. Так вот, когда у каждой свои правила, то очень сложно ориентироваться при переходе из одной команды в другую. Ты просто не понимаешь, что происходит, а это существенно снижает эффективность.
Ну и как у большинства, наши совещания часто были затянуты. И что более неприятно - они были непродуктивными: на выходе мы не получали то, чего ожидали на входе. Если очень грубо, то после обсуждения первого вопроса люди начинали отвлекаться и уходить в обсуждение других вопросов. А дальше был один из двух сценариев. Либо это все затягивалось на 3 часа, либо говорили: ”Так, все, стоп! Время закончилось, мы ничего не разобрали. Давайте завтра еще раз соберемся”.
Живые повестки
В общем, ничего нового - такое бывает всегда и у всех. Сейчас уже точно не вспомню, но в 17 или 18 году мы решили попробовать изменить культуру совещаний и внедрить универсальный инструмент. И таким инструментом стали Живые повестки.
Живые повестки – это некий шаблон, алгоритм твоего совещания, который прописан в английских терминах: agenda, tension и прочее. При этом шаблон ведется на каком-нибудь сетевом ресурсе, чтобы каждый участник встречи мог видеть, что происходит. Как таковой именно культуры совещаний там нет. По сути, это просто инструмент протоколирования и фиксации результата встречи.
Здоровое отторжение
Живые повестки у нас не прижились. Где-то через 2-3 месяца эта история благополучно “умерла”. Да, мы научились вести протокол встречи, но не было ни культуры заблаговременной подготовки ко встрече, ни удобного цифрового инструмента, где это все можно было вести.
Возможно, мы неверно преподнесли этот инструмент команде, а может быть мы просто были не готовы к новой культуре. Или на тот момент важнее было выстроить внутренние бизнес-процессы, а уже потом на них накладывать Живые повестки.
И только когда мы начали меняться сами, менять внутреннюю культуру, культуру встреч, стали развивать институты фасилитаторов и секретарей, вот тогда опыт живых повесток органично наложился и начал приносить свои плоды. Но, что-то мы немного забежали вперед)