Абсолютно все гуру саморазвития советуют писать планы. Без плана наша жизнь подобна хаосу, говорят они, и, в целом, правы. Когда мы идем в магазин, написать план покупок кажется нам правильной тактикой. Молоко, хлеб, морковь…
Чуть сложнее планирование, если нас ожидает мероприятие. Обзвонить участников, разослать программу. Обзвонить еще раз, чтобы узнать, получили ли они программу… Знакомо да?
Очевидно, также должен выглядеть наш план на текущий день. Утро, мы садимся за рабочий стол, включаем чайник, кладем перед собой чистый лист бумаги, и готовим путеводитель на ближайшие восемь рабочих часов.
Чудесный Дэвид Аллен, создатель системы GTD, которая действительно очень помогает организовать свою жизнь, рекомендует переносить на бумагу все. Чтобы, значит, не держать в голове и не испытывать стресса по этому поводу. Так что составление плана, это еще и своего рода психотерапия. Выплеснем то, что не дает нам покоя. Бумага все стерпит.
Таким образом на бумаге возникает длинный список в 15-20 пунктов от "совещание в 12" до "посмотреть цены на отдых в Ялте".
Там будут и "записаться к стоматологу", и "позвонить по проверке счетчиков на воду" (это я не фантазирую, а цитирую один из собственных списков).
В течение дня мы будем отчаяно бороться со списком. Редкая удача, если получится вычеркнуть из него пункта четыре- пять. Остальные останутся нам в наследство на завтра, затем на послезавтра, и еще на после-после…
Еще веселее, если мы воспользуемся электронным списком дел, а таких приложений множество. В течение дня мы будем слушать регулярное звяканье напоминалок, пункты списка из бодрого зеленого станут тревожно краснеть, взывая к нашей совести. Какая уж тут борьба, один сплошной стресс! День за днем перенося на завтра свои невыполненные обязательства, испытываешь такие моральные муки, что избавление от списка воспринимаешь с облегчением.
Выкинуть к черту ненавистный листок, удалить приложение, и наконец-то вздохнуть полной грудью! Пару дней можно пожить счастливым человеком. Но потом осознаешь, что дела никуда не делись. Только теперь они валятся на голову внезапно.
Не менее знаменитый Брайан Трейси советует в свой список внести вообще только одно дело. Это дело он называет "лягушкой", и рекомендует как можно быстрее её съесть. Максимально сконцентрироваться на самом главном, важном, большом деле, выполнение которого принесет максимум пользы. Про все остальные дела рекомендуется забыть.
Возможно, это неплохо для офисных работников или предпринимателей. Но для представителей творческих профессий (а в наше время информационных технологий, "творческими" стали очень многие, если не большинство специальностей), работа, хобби и быт стали настолько перемешаны, что одним пунктом плана просто не обойтись. К тому же, работая все время над одним проектом очень быстро "выгораешь". Меня, например, хватило на два дня подобного марафона. На третий я был готов на что угодно, хоть вагоны разгружать, лишь бы не есть эту проклятую "лягушку".
Черезвычайно уютный метод планирования от Дональда Роса учит не выходить из зоны комфорта. Он рекомендует создать список дел, затем выделить из них три самых важных, а остальные отправить в список НЕ-ДЕЛ. Делаем важное, откладываем неважное. Рос вместе с приятелем даже запилили приложение, которое автоматически, без предупреждения удаляют пункты из списка НЕ-ДЕЛ, если те провисели в нем больше трех месяцев. Хороший антистрессовый вариант, если предположить, что кто-то сделает ваши не-дела за Вас.
Проблема кроется в том, что зачастую мы считаем приоритетными совсем не самые важные дела. Об этих причудах сознания мы еще обязательно поговорим. Пока только скажу, что удалять дела из списка - опасная практика самообмана.
После такого долгого вступления расскажу, как планирую свой день я.
В список дел (календарь на органайзере) я вношу только те дела, которые имеют четкую привязку по времени. Встреча, о которой вы договорились, совещание, концерт у дочки, отправление поезда. Это дела, от которых не отвертеться, и под которые придется подстраивать все прочие события. Если не можете, или не хотите их выполнять - не договаривайтесь и не обещайте. В итоге к вечеру список будет радовать Вас чередой выполненных дел, а если что-то сорвалось и перенеслось, то не по Вашей вине.
Дела которые Вы ХОТИТЕ сделать сегодня, но у Вас нет дедлайна в список не включаются. А вот если у Вас по ним уже совещание, презентация или эфир (событие с четким временем исполнения) - включаются.
Совет: совещание по проекту надо считать отдельным делом. Стоит заложить на него время, для подготовки и подведения промежуточных итогов.
Как быть с делами, которые требуют выполнения, но не имеют конкретных сроков? Или тех, на работу над которыми требуется несколько дней, недель, а то и месяцев? Для них мы пишем не один, а три (ТРИ!) списка.
Первый список. Высший приоритет. MUST DO! Сюда можно вписать одно, два или максимум три дела. Именно они будут занимать наибольший объем нашего времени и сил. Обозначим этот список зеленым цветом.
Второй список. Текущие дела. Сюда попадет и "запись к стоматологу" и "забрать туфли из ремонта" и "разработать концепцию промо-ролика". Количество дел неограничено, но не стоит вносить сюда больше двадцати позиций. Приберегите остальное для третьего списка. Цвет желтый.
Третий список. Может быть, когда нибудь. Мой самый любимый список. Список мечт и хотелок: "найти группу обучения плаванью для взрослых", "посмотреть обзоры новых смартфонов", "составить новый сборник музыки для бега". Почему любимый? Это список дел необязательных, но интересных. Список для будущего. Если первые два списка помогают оставаться на плаву, то этот способен изменить жизнь к лучшему. Для нас он будет синим списком.
Если сравнить одного человека с корпорацией, то это отдел перспективного развития. БОльшую часть времени его сотрудники валяют дурака, но потом вдруг придумывают айфон или Uber, и компания взлетает в небеса как ракета. Позвольте себе работать на перспективу, не сдерживайтесь в третьем списке.
Итак, у нас есть 8 часов и четыре списка. Для наглядности можем открыть ежедневник, или набросать табличку на листке бумаги. Не переживайте, сделаем это один раз, дальше такую работу можно проводить в уме.
Сначала отметим дела, имеющие привязку по времени. Совещания, встречи, поездки. Примерно посчитайте, сколько на них уходит времени. К примеру у меня традиционная планерка длится час, и еще полчаса уходит на подготовку к ней (к счастью не каждый день, а два раза в неделю). Также разметьте время на встречи и выезды. Увы, это неизбежное зло, с которым приходится смириться.
Расписав всю обязаловку, мы получаем достаточно большие отрезки времени. Продолжим визуализировать. Разделим наше рабочее время на три части. Две трети закрасим зеленым. Оставшуюся часть снова разделим на три. Две трети закрасим желтым. Наконец последний кусочек закрасим синим.
Если "обязательные" дела занимают у нас, к примеру, два часа, то на все остальное остается шесть.
Можно делить строго - четыре часа закрасим зеленым, час и двадцать минут - желтым и сорок минут синим. Но никто не осудит Вас, если Вы выделите три часа в зеленую зону. два в желтую и час в синюю. Все зависит от того, насколько близок дэдлайн по нашему первому списку, и насколько трудоемкие это дела. Может вы просто не можете выдержать их подолгу, и понадобится частый отдых.
Для меня таковыми являются дела по организации и координации, когда требуется делать много звонков и связывать разных людей для одного проекта. Это очень интенсивная деятельность и я стараюсь все сделать быстро, но при этом сильно устаю. А вот писать сценарии куда приятнее и не столь утомительно. Ради такого зеленую зону можно и увеличить.
Не обязательно эти зоны должны быть неприрывны. Наоборот, лучше, если они чередуются. Для меня "золотое время" - самое начало рабочего дня. Пока коллеги раскачиваются, греют чайники и обсуждают вчерашний вечер, есть время для пары "зеленых" часов. Это время для нашего первого списка. Беритесь за одно из главных дел, и трудитесь, пока не почувствуете усталость и потерю концентрации. Для меня это два-три часа. Потом либо мысли заходят в тупик, либо коллеги вспоминают про меня и начинают отвлекать все чаще.
После утреннего марафона и до обеда - время для желтого списка. После глубокого погружения в работу, я предпочитаю для этого времени дела, которые предполагают общение. Самое время размять ноги, пройти по тем коллегам, с которыми у вас есть общие проекты, узнать положение дел. Также это отличное время для действий скорее механических, чем творческих. Составление графиков, отчетов, писем. В случае моей профессии - расшифровка интервью.
Чем удачнее прошел обед, тем труднее после сосредоточиться на работе. Самое время для синего списка. Синий для меня, это цвет неба, моря и ассоциации с ним исключительно приятные. Эти дела не самые важные и не самые срочные. Но такое "полезное безделье" куда лучше, чем листать новостные ленты или играть в тетрис. В это время можно поднять общую эрудицию, найти полезное приложение, которое зачительно поможет в работе, продумать планы на ближайший отпуск или найти новое хобби.
Даже если хотя бы одно из десяти дел "выстрелит", - это будет неплохой результат. Важно то, что при других системах планирования, до этих самых "необязательных, но приятных" дел руки могут не доходить годами. А так мы даем им шанс.
После плавно наращиваем обороты. Час для желтого списка.
А в конце дня, когда самые быстрые коллеги успели смыться, а прочие зарылись в свои дела (или прячутся от начальства, чтоб им не навесили новых задач), можно снова врубить зеленый свет и поработать над делами высшего приоритета.
Такой список задач напоминает мне план городской застройки. Здесь не обойтись без промзоны и спальных микрорайонов. Но едва ли жители города, где есть только это, будут счастливы. В нормальном городе должно быть место и для малоэтажной застройки, и, конечно, парков и скверов.
Вам кажется, что четыре списка, это много? Уверяю, это только начало пути. Есть еще списки звонков, списки "дел-пятиминуток" и еще много интересного.
Важное правило! Я не разделяю в разные списки дела "рабочие", "личные" и "домашние". Я все сортирую только по значимости. Точно так же как в "рабочих" не отделяю дела той работы, на которой я сейчас нахожусь, от всех остальных "работ". Так дело "написать статью для блога" или "поработать с иллюстрациями" может оказаться как в желтом, так и в зеленом списке дел.
Во-первых многие дела можно выполнить только в рабочее время, поскольку "рабочее" оно не только для Вас но и для всех остальных. В это время намного проще "записаться к стоматологу", "забрать туфли из ремонта", и даже "купить овощи к ужину". Если Вас мучает совесть, можете часик поработать дома в качестве компенсации. Или Вы никогда не работали дома? Не верю!
Вот и занимайтесь делами когда удобно, а не тогда, когда положено по трудовому распорядку, составленному неизвестно кем, неизвестно для кого.
Мы оптимизируем свое время не для того, чтобы стать "Работником месяца" и принести нашему боссу еще один миллион (или внеочередную премию и должность повыше, если мы трудимся "на бюджете"). Хотя можете попробовать, никто Вам не запрещает.
А вот зачем нам нужны дополнительные минуты и часы, и как "срочные" дела отделить от "нужных" поговорим в следующих статьях.
Подведем итоги:
- Вписываем в план только те дела, у которых строгая привязка ко времени.
- Размечаем не конкретные задачи, а сектора для выполнения планов.
- Не делим дела на "рабочие" и "личные".