Как проверить действительно ли сотрудник использовал электронный билет. Или всё же сдал его.
Электронный билет РЖД в последнее время - распространённая форма подтверждения командировочных расходов.
Сначала бухгалтера искоса смотрели на распечатку формата А4, которая мало похожа на настоящий привычный железнодорожный билет. Сегодня же многие к нему привыкли и не придают большого значения. Смело закрываются авансовые расходы и не задумываются.
А вдруг билет не подлинный? А вдруг сотрудник сдал его в последний момент и поехал на личном транспорте или на менее комфортном дешёвом вместе.
Как проверить подлинность билета?
Этот вопрос мучает до сих пор многих бухгалтеров. Ведь при получении электронного билета кассовый чек не выдается. А следовательно, для признания расходов должен иметь место другой бланк строгой отчётности.
Процентов 50 бухгалтеров на свой страх и риск прикладывают к авансовому отчету электронный билет. Даже не подозревая, что именно он и является бланком строгой отчётности. Если быть совсем точной, то не сам билет, а контрольный купон в нём. Именно на нём указан номер заказа и номер электронного билета.
Важно! Если сотрудником был приобретён один билет, номер электронного билета и номер заказа должны совпадать.
Обязательно на билете должен быть QR-код. Без него билет не может быть принят в качестве подтверждающего расходы документа. То есть, либо кассовый чек, либо QR-код на электронном билете.
Как проверить ездил ли сотрудник по электронному билету или сдал его
Электронный билет - это всего лишь распечатка.
Бывает такое: купил сотрудник электронный билет. Распечатал. А потом сдал его обратно. Забрал свои деньги в РЖД. А электронный билет, уже недействительный, принес в бухгалтерию.
Бухгалтер не может отказать в возмещении расходов, даже если у него есть какие-то подозрения. Иначе сотрудник может обратиться в суд. Поэтому бухгалтеру нужну доказательства.
Есть два способа проверить, действительно ли сотрудник ехал по билету.
1 вариант:
Бухгалтер может заказать на вокзале, с которого отправлялся сотрудник, соответствующую справку. Но здесь есть один нюанс. Она не бесплатная. А далеко не каждый будет платить за неё из своего кошелька.
2 вариант:
Он бесплатный.
Вообще, бухгалтер не вправе требовать от сотрудника какие-либо дополнительные документы. Однако, он может попросить сотрудника сформировать и распечатать электронный билет уже после поездки.
Дело в том, что в электронном билете присутствует такая строка: "Статус электронного билета". Если сотрудник всё же вернул билет в этом поле вы увидите: "Оформлен возврат".
Дату формирования билета вы можете увидит тут же, в нижнем правом угру "Дата формирования купона".
Итак
К сожалению, бухгалтерам сегодня не приходится надеяться на честность и порядочность сотрудников. И они вынуждены досконально проверять каждый предоставленный документ на подлинность.
Читайте также:
Как зарабатывают на командировках сотрудники МВД
С уважением, Дарья Сергеевна.