В широком понимании термин «логистика» означает выбор наиболее эффективного варианта обеспечения товаром нужного качества, нужного количества, в нужное время, в нужном месте. В случае event-сферы товар — это мероприятие. А когда товар успешен? — Когда клиент (посетитель мероприятия) доволен на 100%.
Теперь давайте подумаем: может ли у человека остаться исключительно позитивное послевкусие от события, если он 40 минут простоял в очереди в гардероб? Или на площадке было грязно? Или ему не хватило важных раздаточных материалов? Все эти примеры — не придуманные на ходу фантазии, а реальные случаи из ивент-практики. Даже если сама программа мероприятия была отработана на высоте, подобные недоделанные мелочи образуют неприятный осадочек у посетителей.
Организаторы не должны оставлять для гостей «пробелов». Именно за такую идеальную «заполненность» и отвечает логист мероприятий.
Что входит в логистику мероприятия?
Если представить любой ивент в виде схемы, то в ней будет очень много ответвлений, казалось бы, никак не пересекающихся между собой. Но в итоге они все приходят в один пункт, которым и является массовое событие.
Среди основных блоков организации мероприятия можно выделить:
- Техническое обеспечение;
- Взаимодействие с участниками, сотрудниками, посетителями;
- Разработка ТЗ на обслуживание event'а с учетом характеристик площадки (оборудование, оформление, кейтеринг, персонал);
- Заключение договоров с подрядчиками, контроль их работы;
- Составление регламента для Роспотребнадзора;
- Подготовка транспортной схемы мероприятия, системы пропусков, тайминга заезда подрядчиков и т.д.
Со всеми этими задачами организатору невозможно качественно справиться самому. Для этого ему нужен опытный и ответственный помощник, его «голова», «руки» и «ноги». А конкретно — логист.
Должностные обязанности логиста на мероприятии
Логист — это «серый кардинал» ивента. Без него не обойтись, если не хватает команды. Он сформирует рабочие группы и будет контролировать всех сам (если событие небольшое), либо поставит фрилансеров под каждую зону ответственности.
Логист возьмет на себя:
- Подбор подрядчиков (от поставки биотуалетов до охранных структур) и обслуживающего персонала;
- Составление сметы, финансовой отчетности;
- Согласование документов со всеми службами, органами;
- Доставку материалов, оборудования;
- Заказ мебели и отрисовку ее расстановки в технической схеме;
- Расчет ветровых нагрузок для элементов оформления;
- Проработку схемы навигации гостей и ТЗ для дизайнера по созданию указателей;
- Формирование графика движения эскалаторов (если мероприятие проходит в ТЦ);
- Создание схемы эвакуации в случае ЧС;
- Монтаж / демонтаж декораций…
… и это далеко не весь список задач, с которыми предстоит столкнуться организаторам.
Почему мы?
Логистика мероприятия — один из тех аспектов, которые всегда лучше доверить настоящим специалистам. Если провести параллель между ивентом и часами, то логистика — это механизм, позволяющий часам корректно показывать время и не ломаться в самый неподходящий момент.
В UniPersonal за event-логистику отвечает управляющий партнер компании Глеб Попов. С 2007 года он является дипломированным организатором массовых мероприятий (окончил Московский государственный университет культуры и искусств). За его плечами подготовка таких проектов, как Пикник Афиши, Усадьба Джаз, Geek Picnic, фестиваль «Сыр. Пир. Мир.», Taste of Moscow, Политех и др.
Мы «держим руку на пульсе» каждой детали массового мероприятия и оперативно решаем форс-мажорные ситуации в случае их возникновения. Поэтому события под руководством UniPersonal проходят с точностью швейцарских часов.
Не рискуйте репутацией — доверьте ваш event профессионалам в этом деле!