Проверки работодателей со стороны Государственной инспекции труда проводятся в двух формах – выездной и документарной. И та, и другая могут быть плановыми или внеплановыми. Если в ходе выездной проверки инспекторы находятся на территории работодателя, то документарная проверка проходит в стенах инспекции.
Если проверка плановая, ГИТ вправе запросить у вас все кадровые документы за последние три года по теме проверки. Если проверка комплексная, инспектор вправе потребовать все кадровые документы без привязке к теме.
С документами по внеплановой проверке сложнее
О предстоящей проверке по жалобе работника вы можете не узнать заранее. Но так бывает только при выездных проверках. Инспектор не вправе уведомлять вас о такой проверке, иначе получит дисциплинарное взыскание, ч. 2 ст. 357 ТК.
Но выездные проверки по жалобам работников проводят редко. Чаще проходят документарные контрольные мероприятия. В таком случае инспектор еще за неделю до проверки пришлет на адрес компании распоряжение на проверку и список документов, которые нужно представить. Сразу начинайте их готовить, чтобы потом не тратить время.
Какие документы инспекторы запрашивают всегда
Неважно, какая будет у вас проверка, плановая, по жалобе работника или иная. Инспекторы всегда запрашивают:
- решение об избрании единоличного исполнительного органа компании;
- приказ о назначении директора и начальника отдела кадров;
- правила внутреннего трудового распорядка и лист ознакомления работников.
Эти документы сразу проверьте на ошибки, затем сделайте копии и заверьте подписью директора или лица с доверенностью. Есть как минимум две причины, зачем так делать.
Во-первых, вы сможете отвлечь инспектора. Передайте ему готовые документы, когда он приедет вас проверять. У вас будет больше времени спокойно собрать документы по запросу, пока инспектор будет изучать документы, которые вы подготовили заранее. Во-вторых, вы сэкономите время сами себе и сможете заняться другими рабочими задачами, пока идет проверка.
Документы, которые вы не обязаны вести
Не все документы, которые запрашивает инспектор, обязана вести ваша компания. Например, коллективный договор. Если у вас в компании его нет, то не надо срочно качать шаблон этого договора из интернета и представлять инспектору.
Или другой пример, инспектор требует положение об оплате труда, тогда как все, что касается оплаты труда, вы прописали в ПВТР. Готовить новое положение об оплате в таком случае не надо.
Если каких-то документов у вас нет, потому что не обязаны вести, сообщите об этом инспектору. Подготовьте письменный ответ на запрос, в котором укажите, почему не представите документ, который просит проверяющий.
Документы, которые не соответствуют предмету проверки
Если проверка внеплановая, например по жалобе работника, то инспектор не вправе произвольно составлять список документов, которые хочет у вас затребовать. Инспектор должен ориентироваться на вопросы, которые ставит работник в жалобе. Все, что выходит за рамки этих вопросов, инспектор требовать не вправе, потому что они не соответствуют предмету проверки, ст. 11, 12, 15, 18 Закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ.
И все же прежде, чем отказываться представлять ГИТ документы, потому что, по вашему мнению, они не соответствуют предмету проверки, советуем пообщаться с инспектором. Возможно, он объяснит вам, зачем ему тот или иной документ.
Как правило, в распоряжении о проведении проверки можно увидеть следующие запрашиваемые документы:
- Учредительные документы (Устав организации, учредительный договор), свидетельство о государственной регистрации и постановке на налоговый учет, информационное письмо об учете в ЕГРПО (Росстате) с приложением документации по филиалам и подразделениям, расположенным по иным адресам.
- Коллективный договор, действующий на момент проведения проверки (при наличии).
- Штатное расписание, действующее на момент проведения проверки. Списочный состав работников по подразделениям, отделам (Ф.И.О., должность).
- Табели учета рабочего времени работников (с приложением приказов о назначении лиц, ответственных за ведение табеля учета рабочего времени).
- Справку обо всех действующих в организации локальных нормативных актах, имеющих отношение к трудовой функции работников с приложениями; документы, подтверждающие ознакомление работников с указанными локальными нормативными актами.
- Правила внутреннего трудового распорядка.
- Документы о прохождении медосмотров работниками.
- Договор на проведение медосмотров с медицинским учреждением (имеющим лицензию).
- Перечень производств (и профессии), при работе на которых обязательно прохождение медицинских осмотров (список контингентов).
- График проведения периодических медицинских освидетельствований.
- Перечень бесплатно выдаваемой специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты.
- Личные карточки учета выдачи СИЗ работников.
- Сертификаты или декларации соответствия СИЗ.
- Перечень видов работ, на выполнение которых необходимо выдавать наряд-допуск.
- Должностные инструкции руководителей и специалистов.
- Должностные инструкции руководителей и специалистов по охране труда.
- Приказ о назначении на должность специалиста (службы) по охране труда работника, имеющего диплом о присвоении квалификации инженера по охране труда (или прошедшего курсовое обучение и аттестацию).
- Журналы вводного инструктажа по охране труда.
- Программа вводного инструктажа.
- Журналы инструктажа по охране труда на рабочем месте.
- Программы первичных инструктажей на рабочем месте по профессиям.
- Перечень действующих инструкций по охране труда.
- Инструкции по охране труда по профессиям и видам работ (журнал учета ИОТ и журнал учета выдачи ИОТ).
- Протоколы аттестации руководителей и специалистов по охране труда.
- Удостоверения руководителей и специалистов по охране труда (с учетом выхода новых Правил по охране труда при работе на высоте, Правил по охране труда при газоэлектросварочных работах, Правил по охране труда при погрузо-разгрузочных работах при наличие этих работ).
- Приказы о назначении ответственных лиц за охрану труда.
- Приказ о назначении постоянно действующей экзаменационный комиссии.
- График проверки знаний по безопасным методам труда.
- Программы обучения работников безопасным методам труда.
- Приказы о назначении лиц, ответственных за электрохозяйство.
- Удостоверения лиц, ответственных за электрохозяйство.
- Журнал регистрации несчастных случаев на производстве.
- Журнал учета и периодических осмотров механизмов и агрегатов.
- Перечень должностей электротехнического и электротехнологического персонала, которые должны иметь квалификационную группу по электробезопасности.
- Перечень профессий и рабочих мест, требующих присвоения первой квалификационной группы по электробезопасности.
- Журнал регистрации инструктажа на 1-ю группу по электробезопасности.
- Журнал регистрации противопожарного инструктажа.
- Общая противопожарная инструкция.
- Документы, подтверждающие соблюдение требований законодательства о труде и охране труда женщин, работников в возрасте до восемнадцати лет, работников предпенсионного возраста, беременных, в т. ч. в части ограничения и запрещения применения их труда на работах с вредными и опасными условиями труда.
- План мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков.
- Справка о затратах на финансирование мероприятий по улучшению условий и охраны труда (общая сумма затрат, в т. ч. в процентном отношении от суммы затрат на производство продукции (работ, услуг)).
- При наличии водителей:
- материалы по предрейсовым медицинским осмотрам;
- материалы по периодическим медосмотрам;
- материалы по проведению мероприятий по безопасности движения.
43. Порядок осмотра зданий и сооружений (ответственный за осмотр, ведение паспортов на здания, проведение осмотров 2 раза в год).
44. Разработка и функционирование системы управления охраной труда на предприятии.
45. Справка о наличии профсоюзов и первичных профсоюзных организаций.
46. Письменная информация работодателя о проведении последней аттестации рабочих мест по условиям труда с приложением соответствующих документов, составленных по результатам ее проведения (приказы, заключения, аттестационные карты, сводная ведомость и т. д.). Если имела место специальная оценка условий труда в соответствии с законодательством о специальной оценке условий труда, представить соответствующие (подтверждающие) документы.
47. При наличии необходимости в организации проведения работ на высоте, документы и материалы по проводимым работам, в т. ч. регламентирующие проведение данных работ с учетом требований действующих Правил по охране труда при работе на высоте.
Данный перечень не является исчерпывающим. При рассмотрении представленных документов гострудинспектором могут быть запрошены и иные сведения, имеющие отношение к проводимой проверки.
Если вы дочитали до этого момента – с нетерпением ждем ваших комментариев и отзывов!
Как бы вы оценили эту статью? Была ли она полезной и интересной для вас? Если «да» – не забудьте поставить лайк. Нам важно мнение каждого!
Подписывайтесь на наш канал, чтобы не пропустить следующие разборы популярных вопросов охраны труда и трудового законодательства.