Безусловно, работа — важная часть жизни. Но это не вся жизнь, даже если у вас своё дело. Делимся планом действий, который поможет вовремя решать все задачи и высвободить время на то, что приносит удовольствие.
1. Разделите работу на отдельные этапы
Процессы в бизнесе бывают непрерывными, регулярными и разовыми, масштабными и достаточно короткими. Но любой из них можно разбить на этапы или итерации.
Какие конкретно, зависит от специфики вашего бизнеса. Самый универсальный подход может выглядеть так: «Подготовка» — «Выполнение» — «Контроль результатов» — «Обратная связь». Возможно, вы включите в эту цепочку этап «Отложить на потом», и это совершенно нормально. Главное — представлять полную картину и не забывать о договорённостях и обещаниях.
В эффективном планировании помогают техники управления проектами. Для небольших команд и малого бизнеса удобны гибкие методологии (тот самый Agile). Вам может подойти что‑то из этого:
- Scrum — одно из самых популярных воплощений Agile‑принципов. Все задачи собираются в бэклоге, работа над проектом делится на спринты, для каждого из которых отбирается посильный объём задач с учётом сложности. Итог каждого спринта — работоспособный продукт, который улучшается раз за разом.
- Канбан — интерактивная карта занятости. Её можно составить для себя лично или для небольшой команды. Нужна доска и стикеры. Доску делят на три столбца, обозначающих основные этапы: «Сделать» (To do), «Делаю» (Doing), «Сделано» (Done). Можно также добавить колонки для несрочных или побочных задач. Каждую часть доски нужно заполнять стикерами, которые мигрируют из колонки в колонку по мере работы.
- Six sigma (6 сигм) — техника, в которой проект разбивается на этапы. Каждый этап в свою очередь делится на пять шагов: определение, измерение, исследование, разработка и контроль. Подход отлично функционирует в разработке программного обеспечения и производстве любого масштаба: от пошива одежды до создания ювелирных изделий под заказ.
2. Определите приоритеты и чёткие дедлайны
Решать задачи по мере их поступления не всегда эффективно и выгодно. Тем более что новые задачи появляются постоянно — и порой совершенно внезапно.
Объять необъятное невозможно, даже если работать круглосуточно и полностью отдаваться любимому делу. С другой стороны, всегда есть соблазн делать то, что нравится, а остальное задвигать в дальний угол.
Главный ресурс вашего бизнеса — вы сами. И ресурс этот не бесконечен. Осознание этого поможет вам определять приоритеты и честно устанавливать жёсткие дедлайны. Держите в голове так же и то, что заниматься бизнесом «для души» — роскошь. И если ваша цель — результат и выгода, то на первое место стоит ставить именно их, а не удовольствие.
3. Составьте список постоянных дел
Многие действия повторяются регулярно. Это, например, заказ и приём товара, подготовка магазина к открытию, инвентаризация, расчёт зарплаты, звонки клиенту, чтобы рассказать, как продвигается работа. Однажды всё это начинает отнимать слишком много времени.
Часто на некоторые задачи, которые кажутся не первоочередными, просто нет времени. Некогда разобрать документы или обновить ПО, посчитать остатки на складе или найти новых поставщиков. Такие дела накапливаются, пожирают ваше время, деньги и нервы.
Выход есть: просто наведите в этом всём порядок. Звучит проще, чем есть на самом деле, но это можно сделать за один вечер. Составьте список регулярных дел в планере или календаре и напишите напротив каждой задачи, как часто её нужно выполнять и сколько времени она занимает.
А процесс планирования можно оптимизировать, если перевести его в цифровой формат. Здесь снова пригодится канбан‑доска, и сделать её можно даже в «Google Таблицах». Распределите в колонке «Сделать» задачи в порядке убывания важности с обозначением дат или составьте список для каждого дня на отдельных листах. Это помогает равномерно распределить нагрузку или назначить дела на те дни, когда другой работы поменьше.
С такой таблицей вы всегда будете в курсе, какой объём рутинных задач уже выполнен и какова ваша загрузка прямо сейчас. Даже если вы не на рабочем месте, доску со списком дел всегда можно открыть с телефона.
7. Запланируйте отдых
Отдых крайне важен, особенно когда работаешь на себя. Если вы отдаётесь любимому делу в режиме 24/7, ваших ресурсов не хватит надолго.
Лучше не рисковать. Запланируйте отдых заранее, делайте выходные, разрешайте себе отвлекаться на работу в отпуске, только если случился серьёзный форс‑мажор.
А если вы вынуждены работать, когда другие отдыхают? Вам же лучше. Объявите среду и четверг личными днями свободы и сэкономьте на путешествии в низкий сезон. Не пытайтесь работать, когда выручка вряд ли покроет затраты. Лучше отдохните и накопите сил, чтобы на пике сезона сорвать джек‑пот.
В конце концов, ваша цель — бизнес ради прибыли, а не ради самого бизнеса. А чтобы достичь этого, нужно правильно планировать рабочие процессы, постепенно оптимизировать и улучшать своё дело так, чтобы в итоге хорошо и много отдыхать.