Заведение может столкнуться с проблемой — при инвентаризации всё время возникают расхождения в данных: то несколько литров молока пропадёт, то помидоров окажется в два раза больше, а дорогой алкоголь так вообще постоянно исчезает из бара. Почему возникают эти расхождения и как аудит помогает выявить их причины, рассказывает наш эксперт.
Кейс: как аудит решил проблемы бара, выявленные при инвентаризации
Месяц назад к нам за помощью обратились владельцы бара. Уже не первый раз во время инвентаризации у них выявляются две проблемы:
- В больших количествах пропадает пиво на складе.
- Постоянно возникают недостачи разных продуктов.
Также пара проблем обнаружилась во время последней инвентаризации:
- В программе списывалось в 10 раз меньше салата «Айсберг», чем по факту.
- Муки для креветок всё время списывалось меньше, чем требовалось для приготовления блюд.
Дальше я расскажу, из-за чего возникли эти проблемы и какие рекомендации помогли их решить.
Расхождения пива на складе и в системе автоматизации
🤨 Проблема. Это расхождение возникало постоянно, так как в системе списывались одни марки пива, а по факту бармены продавали другие. Но на воровство похоже не было, так как логики или последовательности в расхождениях мы не нашли.
❗️ Причина. Оказалось, что из-за большого количества позиций пива бармен путался в названиях и списывал в системе не те марки, а зачастую просто ленился выбирать нужное наименование из десятков похожих. Например, только стаутов в баре около двадцати позиций.
👍 Решение. Мы посоветовали собственнику использовать сканер штрихкодов и интегрировать его с Quick Resto. Теперь бармен считывает нужные позиции при помощи сканера и в системе они списываются автоматически. На это уходят считанные секунды, а ошибка при выборе номенклатуры исключена.
Заказать сканер штрихкодов вы можете в нашем магазине
Пропадало дорогое пиво
🤨 Проблема. В программе списывалось ровно то количество бутылок пива, сколько и было продано гостям. При этом на складе были недостачи дорогого пива, а дешёвого, наоборот, оставалось больше.
❗️ Причина. В этом случае причина могла быть только одна — недобросовестность одного из барменов. Мы проверили движение пива в разных сменах. И с помощью камер видеонаблюдения обнаружили: когда приходили знакомые одного из барменов, он отдавал им дорогое пиво, а списывал дешёвое.
👍 Решение. Бармена уволили.
Ещё мы посоветовали после окончания инвентаризации нажимать кнопку «Провести инвентаризацию». Она блокирует возможность правок для выбранных пользователей. Так материально-ответственные сотрудники не могут смухлевать, исправив значения, а у администрации бара будет меньше опасений насчёт недобросовестности персонала.
Салата списывалось меньше в 10 раз, чем надо
🤨 Проблема. В системе числилось всего 10 г салата «Айсберг», хотя его всегда много уходит на бургеры, популярные у гостей бара.
❗️ Причина. Когда приходуется неправдоподобно маленькое или большое количество ингредиента, причина может быть в следующем: в системе автоматизации продукт значится в одних единицах измерения, а по товарной накладной идёт в других единицах. Персонал часто этого не замечает.
В товарных накладных бара салат «Айсберг» значился в килограммах. При переносе данных из накладных в систему единицы измерения не перевели, поэтому 10 кг превратились в 10 г.
👍 Решение. Указали в системе верное количество салата — 10 000 г. Теперь сотрудники отслеживают правильность внесённых данных: перед вводом продукта в систему его количество пересчитывают в нужные единицы измерения.
Ошибка в норме закладки ингредиента
🤨 Проблема. На одну порцию креветок в кляре систематически списывалось 10 г темпурной муки вместо необходимых 20 г. Администрация бара думала, что виноваты повара.
❗️ Причина. Когда постоянно списывается неверное количество полуфабриката, обычно дело в том, что неправильно указана «Норма закладки» в системе автоматизации. Норма закладки по умолчанию указана «1 кг». Но часто технологи забывают её поменять, хотя при контрольной отработке блюда обычно используется значительно большее количество продукции. Как следствие, при приготовлении блюд списывается неверное количество ингредиентов.
В случае с креветками в кляре «Норму закладки» на муку также оставили равной 1 кг. Хотя на контрольной отработке блюда масса брутто всех ингредиентов составляла 2 кг.
👍 Решение. Исправили норму закладки в системе с 1 кг на 2 кг. Рассказали поварам, с каким весом ингредиентов лучше работать на контрольной отработке полуфабрикатов и как правильно использовать в системе пункт «Норма закладки».
Как упростить расчёт ингредиентов с помощью параметра «Норма закладки»
«Норма закладки» — пункт в системе автоматизации Quick Resto, который обозначает массу полуфабриката на контрольной отработке блюда.
Некоторые заведения делают контрольную отработку на 1 кг и не используют «Норму закладки». Кажется, что на 1 кг считать удобнее. Но это не совсем так, и правильнее работать с большим количеством продукции. Это количество заносят в «Норму закладки», не разделяя полуфабрикат на малые веса.
Работа с «Нормой закладки» позволяет:
- Минимизировать возможные потери продукции. Если исходного продукта будет мало, процент потерь в некоторых случаях будет неадекватно высоким. Так, например, половина небольшого количества теста размажется по краям тары или единственная тушка рыбы окажется очень костлявой.
- Удобнее вести расчёт ингредиентов для полуфабриката. Например, сложно правильно измерить вес специй для 1 кг запечённого филе курицы. А для 20 кг вес специй получится рассчитать намного точнее.
Какие ещё проблемы решает аудит инвентаризации
Выше я рассказал о распространённых проблемах, с которыми сталкиваются самые разные заведения. Но есть ещё несколько причин, которые могут привести к расхождениям данных в системе и на складе. Поговорим теперь о них.
Сотрудники неправильно проводят инвентаризацию
🤨 Проблема. Количество продуктов в системе и на складе не совпадает, при инвентаризации постоянно обнаруживаются излишки и недостачи.
❗️ Причина. В этом случае может быть две причины:
- Сотрудники сначала выписывают остатки продуктов на бумагу и только потом переносятся в систему автоматизации. При этом значения в программу могут вноситься с ошибками, пропусками или дубликатами.
- Сотрудники неправильно ведут подсчёт при инвентаризации.
👍 Решение. Надо тщательно сверить значения на бумаге, записанные при инвентаризации, и в системе. Бумажные описи лучше не выбрасывать и хранить.
Вносить остатки в систему Quick Resto можно напрямую через планшет, минуя бумагу. Это минимизирует риски ошибиться по невнимательности и экономит время.
Вести подсчёт позиций при инвентаризации надо последовательно, ничего не пропуская и всё отражая в описи (бумажной или электронной).
Постоянный пересорт и хищения
🤨 Проблема. Товар регулярно списывается и всё должно быть хорошо. Но почему-то постоянно возникает недостача.
❗️ Причина. Возможны две причины — пересорт и хищения:
- Пересорт случается, когда закончился ингредиент, входящий в состав блюда по техкарте. И его заменили другим, не сделав при этом акта переработки. Либо ингредиент долго лежал на складе, и его решили взять для приготовления блюда вместо того продукта, который указан в техкарте. А акт составить забыли.
Например, на складе кофейни осталось совсем мало зерна из Бразилии, но в системе автоматизации его числится достаточно. Возможно, дело не в хищениях. Просто закончилось кофейное зерно из Эфиопии, входящее в состав популярного латте. Его заменили бразильским, не составив акта переработки.
- Кто-то из персонала присваивает продукты себе. Или сотрудники списывают дорогой товар и получают за него деньги, а дешёвый товар отдают вместо него.
На аудите инвентаризации одной из шавермочных Санкт-Петербурга мы выявили хищения. Поскольку номенклатура не очень широкая, порекомендовали руководителю проводить инвентаризацию ежедневно. Хищения сразу прекратились.
👍 Решение. Когда мы проводим аудит инвентаризации, то проверяем складские движения. Если я вижу расхождения по какой-то позиции, значит есть проблема. Чтобы её найти, я проверяю:
- Правильность составления техкарт.
- Верно ли проставлены единицы измерения и нормы закладки.
- Все полуфабрикаты. В них часто бывают ошибки по выходу готового блюда.
- Складские документы. Бывает, что в них прописывают неверное количество продуктов или не проводят приходную накладную.
Узнать про сервисные услуги Quick Resto