Многие руководители считают, что наличие правильно оформленных документов в бухгалтерии – это проблема самой бухгалтерии. Они привыкли вести дела с контрагентами так: «Я знаю, что мне надо договорюсь и решу это с контрагентом, а договоры и другие бумажки пусть живут сами по себе. Это бестолковая трата времени и пусть этим занимается бухгалтерия». И такая позиция длится до первых проблем с контрагентом. Вот тогда руководитель и вспоминает и про договор, и про документы.
Понятно, что можно показать ему чем занимается бухгалтерия, расписать как много у неё работы, но начать предлагаю с законодательства.
Во-первых, напоминаем нормы нашего любимого Федерального закона 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» (далее Закон 402-ФЗ):
В пункте 2 статьи 1 указано что же такое бухгалтерский учет. Бухгалтерский учет - формирование документированной систематизированной информации об объектах, предусмотренных настоящим Федеральным законом, в соответствии с требованиями, установленными настоящим Федеральным законом, и составление на ее основе бухгалтерской (финансовой) отчетности. То есть обработка информации и составление отчетности.
И именно директор обязан организовать учет и хранение документов (пункт 1 статьи 7), определить формы первичных документов (пункт 4 статьи 9).
В пункте 3 статьи 9 сказано, что первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. Требования в письменной форме главного бухгалтера, в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, обязательны для всех работников экономического субъекта.
То есть, документ оформляется не потом, когда-нибудь бухгалтером, а именно в момент приемки работ, услуг, товаров и именно теми, кто эту приёмку осуществляет. И именно тот, кто подписывает документ и обязан предоставить его в бухгалтерию для дальнейшего отражения в учете и отчетности.
Во-вторых, руководителю можно аккуратно напомнить, что основные трудовые функции бухгалтера определены профессиональным стандартом «Бухгалтер», утвержденным Приказом Минтруда России от 21.02.2019 N 103н "Об утверждении профессионального стандарта "Бухгалтер". Функции сбора документов от контрагентов стандартом также не предусмотрено.
В-третьих, нужно вспомнить не менее нами любимый Приказ Минфина России от 29.07.1998 N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации" (далее – Положение 34н), который всё ещё действует в части, не противоречащей законодательству.
Подпункт б) пункта 4 гласит:
Основными задачами бухгалтерского учета являются:
формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности - руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним - инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;
обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.
В пункте 15 указано, что создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
Ну и в-четвёртых, можно напомнить о нормах статьи 252 НК РФ, в соответствии с которыми расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
То есть нет документов – нет расходов для налога на прибыль.
Таким образом, из всех выше приведенных норм следует, что бухгалтер обязан правильно обработать надлежаще оформленные документы и составить на основании них достоверную отчетность, а не заниматься курьерской работой по сбору документов.
А вообще, рекомендую почаще заглядывать в выше приведённые нормативные акты. В них ещё очень много всего написано о правах и обязанностях бухгалтерии, руководителей и других работников и о разрешении конфликтных ситуаций между ними.
