Сегодня на рассмотрении одна из важнейших процедур процесса «Управления закупками» - «Управление контрактами (договорами) с внешними поставщиками процессов, продукции и услуг».
Одна из важнейших – такой эпитет, всё-таки некоторое лукавство – нет в СМК важных и неважных процедур. Если есть неважные, то от них сразу нужно избавляться.
Тем не менее, от того, что Вы внесёте в контракт (договор), зависит очень многое в Вашей СМК. Собственно, контракт (договор) – это средство управления внешним поставщиком по отношению к Вашей организации.
Для начала, как всегда, уясним, чем мы собираемся управлять. Определений термина «контракт» довольно много («гостовского» - нет или по крайней мере, про это мне неизвестно), я пользуюсь таким:
Основными целями процедуры управления контрактами (договорами) с поставщиками, как правило, являются:
- документирование в виде контракта (договора) требований к поставщику и его продукции (услугам);
- контроль исполнения требований контракта (договора);
- принятие действий для обеспечения исполнения требований контракта (договора).
Процедура управления контрактами (договорами) с поставщиками, как правило, реализуется в несколько, последовательно исполняемых, этапов:
- анализ контракта (договора);
- оформление контракта (договора);
- контроль исполнения контракта (договора);
- внесение изменений (при необходимости);
- принятие действий (при необходимости) для обеспечения исполнения требований контракта (договора).
Перед началом реализации процедуры должны быть реализованы следующие действия (наборы действий) по стандарту, который мы рассматривали здесь:
- обеспечение достаточности установленных требований к закупаемой продукции (услугам) до их сообщения поставщику;
- поиск, оценка и выбор поставщиков на основе их способности поставлять продукцию (услуги) в соответствии с требованиями Вашей организации;
- проведение анализа качества закупаемой продукции (услуг) до начала ее поставки.
Под анализом контрактов (договоров) с поставщиками продукции и услуг обычно понимается систематическая деятельность, предпринимаемая организацией до подписания контракта и на последующих этапах его выполнения для обеспечения:
- правильности установления требований к качеству закупаемых продукции и услуг, их документального оформления;
- устранения возможности неоднозначных толкований технических, финансовых и юридических аспектов требований контракта (договора);
- уверенности в способности организации-поставщика выполнить требования контракта (договора).
Очень важный этап. Например, зачастую в контрактах (договорах) указывают ссылку на ГОСТ, которому должна соответствовать продукция, забывая, что в этом ГОСТе несколько вариантов исполнения...
С терминологией тоже нужно аккуратнее. Например, вписывают слово «рекламация» без указания стандарта. И потом – начинается: да мы имели в виду ГОСТ РВ, а мы вообще работаем без рекламаций, а давайте – технический акт...
Уверенность особенно нужна при первом заказе, но и потом бдительности терять не нужно – банкротство поставщика может произойти внезапно для Вас. Что должно придавать Вам уверенность?
Первое – четкое знание того, что Вы хотите.
А это, как правило, то, что закупаемая продукция (услуга) должна:
- отвечать четко определенным потребностям, назначению, требованиям к безопасности и экологии;
- удовлетворять требованиям по качеству;
- быть поставлена в установленные Вами сроки;
- соответствовать применяемым ДС и техническим условиям;
- отвечать действующему законодательству;
- предлагаться по конкурентоспособным ценам;
- обеспечивать получение прибыли.
Второе – это положительный результат тех действий, которые Вы предпринимали при поиске и выборе поставщика (здесь).
Проект контракта (договора), как правило, должен отражать:
- требования к закупаемой продукции и её качеству, включая согласование применения комплектующих изделий и материалов, а также то, что соответствие закупаемой продукции установленным требованиям должно быть подтверждено клеймами (сертификатами, паспортами, формулярами) или протоколами испытаний их изготовителей;
- комплектность документации на закупаемую продукцию;
- объемы и сроки поставки закупаемой продукции;
- порядок взаимодействия с поставщиком в процессе исполнения договора (в том числе, порядок приемки продукции и урегулирования претензий по качеству);
- цену и порядок расчета за отгруженную продукцию;
- сроки и порядок поставки закупаемой продукции;
- срок действия договора.
Аналогичные требования – к проекту контракта (договора) о предоставлении услуг. Для электронных торгов - то же самое!!! Трудно - но нужно!
Особое внимание – к порядку приемки продукции и урегулирования претензий по качеству. По военной продукции – немного проще: есть соответствующие ГОСТ по входному контролю и предъявлению-удовлетворению рекламаций. С гражданской продукцией посложнее. ГОСТ по входному контролю есть (ГОСТ 24297-2013), а по претензиям нет ничего, кроме замшелой инструкции П-7 аж 1965 года рождения...
Выход один: либо ссылаться в договоре на П-7 (пока это допускается), либо вносить всю последовательность действий при претензиях и рекламациях в договор. Я рекомендую за основу брать ГОСТ РВ 0015-703 (исключив из процесса ВП и некоторый милитаризм) и вносить в договор приложением. Текст договора оно захламлять не будет, а Ваш начальник ОТК сбережет немало сил и энергии, а Ваша организация – немало времени, средств и элементов репутации.
Обязательно согласовывайте (визируйте) контракт (договор) не только с «финиками», но и с «технарями»: конструкторы, технологи, ОТК и др.
Имеет смысл в организации создать базу типовых форм контрактов (договоров), с учетом специфики организации, опыта работы с поставщиками и требований ГК РФ.
Контроль исполнения контрактов (договоров) удобнее вести в журнале учета контрактов (договоров), оформленному в «бумаге» или в электронном виде. Собственно, сейчас создано немало программ для подобного контроля, в том числе и в 1С.
О ходе выполнения контрактов (договоров) с поставщиками продукции и услуг ответственный (как правило - начальник ОМТС) обычно докладывает на оперативных и плановых совещаниях. По результатам докладов руководство организации должно планировать и предпринимать действия для безусловного выполнения договоров поставщиком (при наличии предпосылок к срыву).
Записи по планированию и выполнению указанных действий целесообразно вносить в протоколы соответствующих совещаний.
Всё вышесказанное, включая риски при выполнении процедуры, целесообразно изложить в стандарте организации (инструкции, регламенте).
Содержание типового стандарта по управлению контрактами (договорами) можно посмотреть:
- для гражданской продукции - здесь: «СТО 8765RISO-154-2022 Система менеджмента качества. Управление закупками. Контракты (договоры) с внешними поставщиками процессов, продукции и услуг»;
- для военной продукции (по ГОСТ РВ 0015–002) – здесь: «СТО 123456RW-161-2021 Система менеджмента качества. Управление закупками. Контракты (договоры) с внешними поставщиками процессов, продукции и услуг».
Актуальный перечень ранее опубликованных статей со ссылками посмотреть/скачать.
18.05.2021