У электронного документооборота есть приятная особенность — он позволяет сэкономить бумагу. Таким образом электронный документооборот вносит вклад в сохранение лесов и электроэнергии. Но помимо вклада в улучшение мира, он помогает сэкономить и конкретному бизнесу.
Электронный документооборот помогает сэкономить время
Один из ведущих мировых поставщиков комплексных решений и услуг в области информационных и коммуникационных технологий Siemens Business Services and IT Solutions посчитал сколько времени необходимо работникам, чтобы обработать документы.
- Поиск и ожидание документов - 20%
- Согласование и утверждение - 20%
- Передача документов внутри подразделений - 10%
- Подготовка отчетов - 10%
Электронный документооборот помогает сэкономить деньги
Как известно, время — деньги. Если специалист тратит на поиск документов около получаса, то вместе с согласованием, передачей документов и подготовкой отчетов, эта работа занимает 1,5 часа в день. Умножаем на 247 рабочих дней в году и получается, что 46 дней или 2 месяца работник посвящает документообороту. Если зарплата сотрудника 30 000 рублей, то в год на документооборот тратится 60 000 рублей. А если сотрудников 10, то — 600 000 рублей. И чем крупнее предприятие, тем выше эта цифра.
По данным на 2020 год малый и микробизнес использует электронный документооборот в 5% случаев, малый и средний бизнес, который работает по упрощенной системе налогообложения использует ЭДО в 12% случаев. Компании, которые работают по основной системе налогообложения используют электронный документооборот в 50% случаев.
Снижаем затраты
Используя электронный документооборот у вас снижаются затраты на покупку бумаги, принтера и заправку картриджа. Если сравнивать отправку документов почтой и с помощью электронной передачи данных, то расходы сокращаются более чем в 5 раз.
Доставка документов
Отправляя документы почтой вы ожидаете от 2 до 4 дней, которые необходимы для доставки. Если отправка документов осуществляется ежемесячно, то в год вы в среднем тратите 36 дней на ожидание.
Одним из самых весомых преимуществ электронного документооборота является быстрая доставка. Ваш партнер по бизнесу мгновенно получит отправленный документ. Для получения документов от контрагента также требуются секунды.
Обработка документов
С помощью электронного документооборота экономятся и трудозатраты сотрудников компании, который можно использовать более продуктивно. Чтобы отправить бумажный документ, необходимо его распечатать, поставить подписи и согласовать. Процесс может затянуться на любом из этих этапов. При использовании ЭДО на обработку документов обычно уходит несколько минут.
Экономия места
Чем больше документов, тем больше места необходимо чтобы эти документы хранить. Закон требует хранить документы 5 лет. Также для хранения документов могут потребоваться не только помещение, но и ответственные сотрудники. При использовании электронного документооборота все эти затраты не требуются.
На сайте федеральной налоговой службы можно воспользоваться калькулятором для расчета эффективности внедрения электронного документооборота в вашей компании. Необходимо заполнить данные и вы сможете наглядно увидеть сколько получится сэкономить на печатных документах и трудозатратах:
А также увидеть дополнительный эффект от возмещения НДС:
Наглядный пример экономии
У многих существует психологический барьер связанный с новыми технологиями. Если вы хотите перейти на электронный документооборот, но не можете решиться, есть возможность пройти бесплатный тест драйв. Регистрируйтесь по этой ссылке и 2 недели пользуйтесь LightDoc бесплатно!