Помнится в далёком 2006 началась моя офисная карьера - такая, чтоб с 9 утра и до заката. Тогда нужно было много, очень много переписываться с разными людьми: клиенты, партнёры, подрядчики, коллеги. На русском, на английском. В любое время суток, когда требуется срочное действие.
Важно было написать так, чтобы
1. тебя правильно поняли (никаких двояких трактовок и прочее)
2. адекватно запросу ответили
3. в случае проблем, всегда можно было ссылаться на переписку
Потому основные критерии -
- грамотность,
- чёткость,
- точность формулировок,
- краткость и
- скорость ответа (тут уж не до романов в письмах, когда письма “пачками” сыпятся и вопросы нужно решать оперативно иначе погорят сроки и порушат, например, KPI компании, что приведёт к финансовым потерям или того хуже).
Шеф очень серьёзно относился к ведению переписки.
Уровень сервиса должен быть идеальным на всех уровнях общения.
Стандарт, который не был нигде прописан, но был заложен в голову каждого сотрудника, начиная с самого главного человека в компании, который своим примером показывал, как нужно, до грузчиков и водителей.
Вежливо, культурно, с достоинством и уважением. Только так. И это ощущалось на каждом уровне.
Собственно с тех пор важная часть моей ежедневной работы (не важно в найме или нет) - ведение деловой переписки/переговоров.
Важно формулировать так, чтобы получить нужный тебе результат, а не просто поучаствовать в переговорах (хотя, опять же, зависит от компании и поставленных целей, можно и просто попереписываться, но такое я прям сильно не люблю и быстро сливаюсь))).
Собственно, к чему я это. Сама получаю много разных сообщений в личку, вижу, как коллеги пишут разное из своего опыта и часто недоумевают, как такие сообщения можно отправлять.
В общем, если вы планируете начать деловую переписку, вот вам 13 пунктов, которые могут быть полезны. Посмотрите, возможно что-то вы упустили.
- Если вы пишете первый раз лично незнакомому человеку в whatsapp, телеграм, мессенджер, директ или на почту, для начала поздоровайтесь. Со знакомым тоже поздоровайтесь. Но тут уже контекст другой будет и куча нюансов, о которых сейчас не буду. Вроде бы банально, просто и кэпство, но нет))
- Не надо вот этого “доброго времени суток”. Есть хорошее слово “здравствуйте”, которое подходит любому времени и всегда актуально.
- Если пишете в мессенджер, посмотрите на геолокацию, где человек живёт. Возможно, у него ночь. Многие не любят, когда их беспокоят после 9-10 вечера и в выходные. Лично я спокойно к этому отношусь, т.к. работаю с половиной мира и разными часовыми поясами. Да и телефон почти всегда без звука, просто не отвечаю/не читаю, если мне неудобно. Но знаю, что есть коллеги, для которых ночное сообщение будет поводом отправить вас в бан навсегда.
- С незнакомым человеком начинать общение лучше “на вы”. Потом перейдёте “на ты”, если вам так удобнее общаться. Это должна быть общая договорённость, а не ваше решение “тыкнуть” в незнакомого человека, потому что вы так привыкли.
- Если вам порекомендовали специалиста и дали его контакт, то наверняка и имя сказали. Обращайтесь по имени, чтобы не выглядеть бездушной спам рассылкой.
- Проверьте, правильно ли вы написали имя. Мария или Марина? Виктория или Виолетта? Георгий или Григорий?
- Скопировали текст другого сообщения, отредактируйте для конкретного человека (имя, пол и прочее, что может выдать, что сообщение уже было отправлено кому-то ранее). Вы же не спамер какой-нибудь.
- Не обращайтесь к человеку “коллеги”. Вы же личное сообщение пишете конкретному специалисту.
- Нашли контакт в инсте и не видно имени? Уточните, как называть человека, с которым говорите. Это называется знакомство :) Даже если вы пишете в компанию, общаетесь вы с человеком. Хорошо знать, кто вам отвечает, если это не бот (о чем обычно система предупреждает).
- Напишите пару слов, откуда вы узнали про спеца. Например, “мне вас порекомендовал Вася Пупкин” или увидел ваше сообщение в такой вот группе и теперь пишу. Это вызывает больше доверия на другой стороне.
- Не забудьте представиться. Особенно в случаях из п.1, где не видно вашего имени. У меня недавно был случай, когда мне написали обезличенное сообщение в вацап по рекомендации. Спросила у человека имя, до сих пор нет ответа. Вспоминает наверно))
- Ну и дальше переходите к сути. Мне нужно 1, 2, 3 в такие-то сроки. Берётесь ли вы за такую работу и сколько это будет стоить, например.
- Спасибо в конце формальность, но важная часть деловой коммуникации, без которой сообщение выглядит “голым”.
Получился целый чеклист в 13 пунктов))) Он вам самим поможет ориентироваться в собственной переписке. Получив ответ на своё подробное сообщение вам не придётся вспоминать, а кто это и зачем мне пишут, если ответили вам не сразу и вы ведёте параллельно ещё какое-то общение в этом же канале.
Итого, у вас получится что-то вроде:
“Здравствуйте, Валентина. Меня зовут Фрося. Мне вас порекомендовал Тотчьёимянельзяназывать. Мне нужно в июне запустить акцию на такой вот (ссылка на сайт, соцсеть) продукт в таких вот соцсетях. Бюджет такой вот/обсудим дальше. Возьмётесь ли вы за такую работу и сколько это будет стоить.”
Ответом вам будет: могу, давайте обсудим и доп вопросы, если что-то не ясно/не могу - загрузка большая, приходите в августе/или давайте созвонимся для обсуждения деталей.
Или
“Здравствуйте, Валентина. Меня зовут. У меня компания такая/я менеджер такой-то компании. Хочу разместить рекламное объявление про вот это в вашей группе такой-то. На каких условиях это возможно сделать”.
Ответ может быть такой: Рекламу допускаем/не допускаем. Стоимость такая. Оплата сюда. Или вопросы по рекламе решает Вася Пупкин. Вот контакт, напишите ему.
Если хотите что-то спросить, спросите сразу.
Не нужно отправлять пустые сообщения и ждать ответа (из серии “приветкакдела” - это читается как спам. На такие сообщения я отвечаю только близким/знакомым).
Сформулируйте, что хотите. Иначе переписка затянется на часы, дни и в итоге вы выясните, что вам нужно было написать совсем другому человеку.
В общем, давайте с уважением ко времени друг друга. И не потому что “ишь ты, занятые какие все”. А потому что так принято в деловой среде.
Понравилась статья? Поставьте сердечко, подпишитесь на канал. Так мы будем понимать, что нужно писать больше :)