Уверены, многие руководители рано или поздно сталкивались с этой проблемой. Первые мысли, что сотрудники вас обманывают. Однако на деле причин появления недостачи может быть множество. Например, неправильные расчеты или убытки вследствие порчи товара. Давайте рассмотрим, как выявлять подобные проблемы, находить виновных и грамотно по закону оформлять сопровождающие документы.
Инвентаризация кассы
Проверку персонала можно проводить по плану и внезапно, зависит от целей, которые преследует владелец организации.
К плановой инвентаризации обычно готовятся и уведомляются все заранее. Согласно законодательству, проводится, когда:
― компанию ликвидируют, реорганизовывают, преобразуют, передают его имущество в аренду и на продажу;
― необходимо подготовить годовую или квартальную бухгалтерскую отчётность;
― на посту сменяются ранее ответственные за контроль учёта сотрудники;
― обнаруживается недостача;
― происходит ситуация, повлекшая убытки организации.
Однако, если вы хотите проверить, честны ли с вами ваши сотрудники, устройте внеплановую проверку. Всё, что нужно от инициатора подобных мероприятий – правильно составить приказ, где подробно изложить причины проведения проверки и перечислить представителей инвентаризационной комиссии.
Представители комиссии также оформляются актом, а входить в нее имеют право только управляющие или владельцы компании, работники бухгалтерии. Также можно привлечь специализированных представителей сторонней организации.
Сотрудник, в сторону которого проводится проверка, имеет право быть на ней, но не может входить в состав комиссии или как-то влиять на ход мероприятия.
Действия при недостаче
Недостача ― кошмар любого бухгалтера и первые мысли вполне обоснованные подозрения в сторону вашего персонала. Действительно, работники организации могут умышленно вредить, но не следует забывать о других причинах подобного недуга.
Так как же действовать при обнаружении проблемы?
- Составьте специальный акт по факту обнаружения несоответствия количества наличных денежных средств расчетному остатку.
- Далее, проводится расследование. На данном этапе можно пригласить полицейских. Однако, если нет такой необходимости, можно обойтись и без них.
- Если вина установлена за кассиром или кем-то из персонала, он обязан возместить компании потери в установленном объёме. Также, за установленный факт кражи, персонал несет уголовную ответственность. Если же кассир не виноват, продолжаем дальнейшее расследование.
- Одной из очевидных причин недостачи является бухгалтерская ошибка в расчётах. Чтобы исправить ситуацию, необходимо заново перепроверить бумаги за отчётный период и пересчитать.
Если денег в кассе больше
Когда возникает же обратная ситуация и денег оказывается больше, бухгалтеры плачут еще сильнее. Причины такой ошибки являются те же самые, что и у недостачи. Просмотр отчётности и перерасчёт.