На еженедельном совещании с руководителями отделов продаж разных направлений у Киры, исполнительного директора, возникло ощущение дежавю по обсуждаемому вопросу.
- Кирилл, насколько я помню, на прошлой неделе мы уже обсуждали вопрос о внесении изменений в агентские договора. Я тебе, как руководителю агентской сети, озвучила перечень последовательных действий и поправок, которые нужно было согласовать с юристом. Почему сегодня Екатериной, руководителем прямых продаж, вновь поднимается вопрос о пересечении клиентской базы для первичных продаж? – выражая явное недовольство происходящим, спросила Кира.
- Кира Станиславовна, вами было сказано, что вопрос необходимо решить до следующего совещания. Вчера я отправил всю необходимую информацию юристу для согласования, – уверенный в том, что всё было сделано в озвученные сроки, ответил Кирилл.
- Кирилл, ты взрослый человек. Не первый день руководишь своим подразделением, однако позволяешь себе перед всем коллективом делать вид, что всё в порядке. Разве я говорила, чтобы ты просто отправил информацию юристу? Была поставлена конкретная задача: «Решить вопрос с пересечением клиентской базы». Согласование внесения поправок в договор – это один из пунктов для выполнения данной задачи. К сегодняшнему совещанию ты должен был уже отчитаться о том, что всем агентам направлены дополнительные соглашения и получена обратная связь об ознакомлении с ними. У тебя была целая неделя, чтобы организовать эту работу в своём отделе! – еле сдерживаясь от перехода на крик, Кира отчитала руководителя агентской сети.
- Кира Станиславовна, возможно, я что-то не так понял, – опустив глаза, промямлил Кирилл.
- Всё ты понял, Кирилл! В очередной раз не все задачи, озвученные на совещании, записал себе в блокнот, в результате чего одна из задач осталась нерешённой. Наверняка вчера Екатерина напомнила тебе про неё, вот ты и зашевелился.
- Уважаемые коллеги, — Кира обратилась ко всем присутствующим, – вас здесь семь человек. Я понимаю, что с каждым из вас на совещании обсуждается много разных вопросов. Честно говоря, я устала от ситуаций, когда в потоке обсуждения мной ставятся задачи, но периодически кем-то не записываются. Для исключения человеческого фактора мы начнём записывать каждое совещание на диктофон, после чего будут составляться протоколы совещаний.
Кира составила график, в котором поочерёдно в обязанности дежурного руководителя входило:
- вовремя включить диктофон на телефоне;
- после совещания составить протокол с перечнем задач, поставленных на совещании с указанием ответственных лиц и сроков исполнения;
- по корпоративной системе согласовать с участниками совещаний протокол, где каждый участник в случае необходимости мог внести предложения по уточнению формулировок;
- создать в корпоративной системе согласованные задачи, где ответственные лица отчитывались о ходе их исполнения;
- к следующему совещанию, на основании данных из корпоративной системы, готовить список выполненных и просроченных задач.
Учитывая, что руководителей подразделений было 7 человек, каждому выпадало дежурство на совещании раз в 1,5-2 месяца.
Данная система позволила вылечить забывчивость всех участников совещания, научиться определять реальные сроки исполнения задач. При необходимости своевременно привлекать дополнительных исполнителей. Повысить уровень ответственности за поставленные задачи и качество их выполнения.
Статья понравилась? Благодарю за 👍 и подписку.
Подписывайтесь на канал, чтобы не пропустить интересные и полезные статьи.
Статью «Запрещенный прием руководителя» можно прочитать ЗДЕСЬ