О методе, который поможет упорядочить все дела и правильно расставить приоритеты – в конспекте Дэвида Аллена, консультанта, эксперта по управлению временем и личной продуктивностью, создателя популярного метода повышения личной эффективности Getting Things Done (GTD).
Я хотел бы рассказать вам о нескольких вещах. Они могут показаться простыми, но мало кто ежедневно пользуется инструментами, которые я вам дам. Если же вы начнете их использовать, то ваша жизнь преобразится коренным образом.
Вы прочитаете исключительно практические рекомендации, поэтому рекомендую вам вооружиться ручкой и листком или заметкой в телефоне.
Методика Getting Things Done о том, как полностью посвящать себя тому, чем вы заняты в конкретный момент времени. Она о том, как делать это
- элегантно;
- постоянно;
- спокойно.
Совершенно не важно играете вы в гольф, ведете сложные переговоры или работаете. Быть здесь и сейчас — самое продуктивное состояние для любого дела
Давайте разберемся, что происходит в вашем головном офисе — мозге. Люди действительно используют его как офис, чтобы держать в нем множество дел и постоянно напоминать себе о них. Но мозг нужен не для этого. Человечество как вид эволюционировало миллионы лет, этим же занимался мозг. Он дал нам возможность использовать историю — “долгий горизонт”, чтобы узнавать тенденции и паттерны. Чтобы мы могли понимать: это тигр, это змея, это еда, а вот из этого я могу сделать костер. И с этим мы справляемся гениально.
При этом параллельно мы можем забывать о простейших вещах: зачем пришли в магазин или где оставили ключи. Согласно последним исследованиям ученых, мы можем параллельно думать о четырех темах.
Базовый принцип: голова нам дана для создания идей, для генерирования, а не для их хранения
Нам нужно научиться выносить то, что содержится в нашей голове, на внешние носители. Календари, ежедневники — инструменты для этого.
Сознание как вода
В боевых искусствах есть принцип: “Будь водой”. Вода идеально взаимодействует с окружающей средой. Вам тоже нужно научиться реагировать на ваши дела ровно в той степени, в которой это необходимо: не чрезмерно, но достаточно.
Вы можете жаловаться на нехватку времени. Сейчас его отнимают у вас мессенджеры, соцсети и электронная почта.
Вам не нужно время для создания хорошей идеи. Вам нужно пространство. Внутреннее свободное пространство. Вы не должны ни на что отвлекаться
Свободное от рутины пространство позволяет нам думать на новом уровне и принимать более совершенные стратегические решения.Оно просто дает нам возможность быть здесь и сейчас. И использовать его можно как угодно.
Вернемся к боевым искусствам. Когда на вас нападают в темном переулке четыре человека, вы не можете думать о тысяче неотвеченных писем. Вам нужно моментально принимать решения.
Но свободное пространство в голове забивается всякими мелочами слишком быстро.
Как часто вы оставляли что-то у выхода, чтобы не забыть это перед тем, как уйти на работу? Это гениальный ход вашего мозга. Теперь вам нужно сделать то же самое со своей головой. Вы должны оставлять дело, которым занимаетесь прямо сейчас у дверей вашего мозга. Вам для этого нужна внешняя карта.
Методика GTD включает в себя пять этапов
- Сбор
- Обработка
- Организация
- Обзор
- Выполнение
Этап 1.Сбор и расшифровка задач
Начнем с того, что я называю “очистка сознания”.
Как часто, читая этот текст, вы уносились куда-то мыслями? К родным, к работе, к планам на вечер, к чему угодно. На самом деле, вас увлекало не это. Вы думали о делах, которые не сделали. Теперь вспомните все эти дела и выпишите их.
Прописывайте дела максимально точно, чтобы вам было с первого взгляда понятно, что вы имели в виду и могли сразу приступить к выполнению.
Пример:
“Поднять показатели по продажам” это абстрактная задача, которая не имеет четкого действия. Мозг понимает, как можно поднять ручку со стола, но как можно поднять показатели продаж он понимает хуже.
Поэтому пропишите задачу конкретнее. Что именно вам нужно сделать, чтобы поднять те самые показатели?
Например “Прописать новую систему мотивации для продавцов” или “Провести планерку по стратегии с руководителем отдела продаж”. Это уже конкретные действия, к которым можно приступить.
Этап 2. Обработка задач
Теперь вам необходимо проанализировать все, что вы записали.
У нас есть несколько вариантов как поступить с задачей.
Вариант 1. Делаем
- если задача занимает от двух до пяти минут — выполните ее;
- если она требует больше времени — определите четкие сроки ее выполнения, либо делегируем.
Правило двух минут: “Любое дело, которое можно сделать прямо сейчас за две минуты должно быть сделано”
Вариант 2. Помещаем в корзину
Проанализируйте приоритет, актуальность и статус задачи. Возможно вы выполнили ее еще не прошлой неделе. Освободите место для нового — удаляйте выполненное или неактуальное.
Вариант 3. Архивируем
Собирайте полезную информацию, интересные мысли, идеи на будущее. Это ваш сейф, который всегда можно открыть.
Не создавайте миллиарды записок или списков. Создайте систему задач с четкими категориями, которая работает на вас и ваши цели
Этап 3. Организация задач
У вас также должен быть отдельный список проектов — задач, для выполнения которых необходимо выполнить последовательность действий. При этом не все этапы будут зависеть лично от вас. Вам помогут отдельные категории.
Категория “Следующие действия”.
Здесь вы должны записать, когда проект необходимо проконтролировать на том или ином этапе, и что нужно сделать после этого.
Категория “Когда-нибудь”
Если возникают задачи, которые вы не можете сделать прямо сейчас, и их польза неочевидна — определите их сюда.
Этап 4. Обзор
Вам регулярно необходимо делать “шаг назад”, чтобы получше рассмотреть, правильно ли работает созданная вами система.
Вам нужно не только ухаживать за отдельным деревом (делом), но и заботиться обо всем лесе (всех планах и задачах)
Важно следить, чтобы все дела выполнялись, часто возникает соблазн заниматься простыми задачами и избегать сложных.
Обзор также помогает вам определиться с приоритетами.
Этап 5. Выполнение
Ключевое правило: любая система бесполезна, если вы тратите больше усилий и времени на то, чтобы организовывать работу, чем на то, чтобы ее выполнять
Поэтому делайте то, что запланировали и следите, как выполняют ваши поручения.
Мы живем в мире, который меняется быстрее, чем мы успеваем это осознать. Что-то может выбить вас из колеи. Система GTD станет для вас опорой в мире, который безумно нестабилен.
Хотите посмотреть видеовыступление Дэвида Аллена целиком или изучить другие насущные вопросы, связанные с бизнесом, личностным ростом, лайфстайлом, здоровьем? Переходите на Synergy Online и смотрите 2000+ часов отборного контента от мировых и отечественных звезд!