Раньше нужно было сдавать бумажные документы, а перед этим стоять в очереди в душном коридоре налоговой. Реальные очереди заменили на электронные, та же участь постигла и документооборот. Для многих компаний сдавать документы в электронном виде теперь обязательно, и все движется к тому, что скоро электронный документооборот станет обязательным для всех участников рынка. Рассмотрим в каких случаях бумажный документооборот уже не принимают.
В каких случаях электронный документооборот обязателен
Документооборот с 1 апреля 2021 года уже стал обязательным, например для участия в госзакупках для всех участников контрактной системы. Также налоговая служба с этого года перестала принимать бумажную бухгалтерскую отчетность у ООО.
Для индивидуальных предпринимателей пока допускается бумажный документооборот. Однако если предприниматель намерен работать по общей системе налогообложения или взять на работу более 10 человек, то отчеты в государственные органы ему также необходимо сдавать в электронной форме. Если предприятие занимается продажей или покупкой маркированных товаров, то также необходимо использование электронного документооборота.
Если вы попадаете под те ниши, в которых еще допускается ведение бумажного документооборота, это не повод тянуть до последнего. У некоторых существуют сомнения, стоит ли переходить на электронный документооборот. Эти сомнения связаны с заблуждениями, которые приведены ниже.
Заблуждение 1: ЭДО — это дорого
В любом бизнесе необходимо оптимизировать расходы. Формула успешного бизнеса: максимум прибыли, минимум затрат. Порой бизнесмены считают, что для электронного документооборота необходимо повысить затраты, но обычно ситуация противоположная, и переход на ЭДО способен сэкономить средства.
При электронном документообороте нет необходимости тратиться на бумагу для документов, на покупку принтера и заправку картриджа. Также нет необходимости на отправку почтой. В среднем, отправка пакета документов почтой стоит компании 50 рублей. При электронном документообороте эта цифра обычно в 5 раз ниже.
Заблуждение 2: При ЭДО документы могут украсть
Если вы используете электронный документооборот, все ваши документы надежно защищены. Простая электронная подпись (ПЭП), которая выступает как замена рукописной подтверждает факт подписания документа с помощью паролей, логинов и кодов подтверждения. Если вы используете бумажные документы они могут лежать на столе в общем офисе и их может увидеть любой сотрудник. После увольнения сотрудника, информация, которая содержится в документах может оказаться под угрозой распространения.
Заблуждение 3: В ЭДО непонятно как хранить и искать документы
На самом деле, бумажные документы могут потеряться или быть повреждены. Если случайно документ попал не в ту папку, то его поиски заметно усложняются. А если этих документов много, то поиски нужной бумаги могут сильно затянуться. В больших организациях иногда нужно иметь специальное помещение для документов, а порой и нанимать персонал, который эти документы будет обслуживать.
При использовании электронного документооборота, поиск документов упрощается. Все данные хранятся в облачном хранилище, они четко структурированы и найти нужный документ не составляет труда.
Заблуждение 4: Бумажные документы надежнее
Печати и подписи в бумажных документах можно подделать. При электронном документообороте, после подписания документа электронной подписью, он защищен от изменений. Внести в него правки будет невозможно. То есть, если вы составили договор и отправили его партнеру, он не сможет исправить его на более выгодные для себя условия. Если бы подобный документ отправлялся по электронной почте, вы могли бы не заметить исправления, которые внес партнер.
Станет ли ЭДО обязательным?
Преимущества электронного документооборота оценили уже многие, компании и вряд ли они захотят возвращаться к бумажному. Преимущества перехода с бумажного документооборота вынуждают сделать так, что вскоре электронный документооборот станет обязательным для всех.
Планы налоговой службы
Налоговая служба намерена ускорить переход на ЭДО. Через два с половиной года они хотят перевести в электронную форму 95% счет-фактур и 70% товарных и транспортных накладных. Уже этим летом налоговая служба планирует раздавать бесплатные электронные подписи для владельцев бизнеса.
В скором времени электронный документооборот станет обязательным, поэтому если вы еще не пользовались этим благом цивилизации, есть возможность пройти бесплатный тест драйв. Регистрируйтесь на сайте и получите 2 недели бесплатного использования программы LightDoc.
Читайте также: Нужно ли сохранять ли бумажный документооборот при наличии электронного?