Электронное актирование в сфере закупок, активно продвигаемое Федеральным Казначейством, из чего-то невозможного становится все более реальным явлением с каждым шагом принятия оптимизационного пакета поправок в Закон №44-ФЗ, который предусматривает обязательность его применения. При этом функционал электронного актирования уже внедрен в Единой информационной системе (далее – ЕИС) и с 01.01.2021г. любой заказчик может попробовать им воспользоваться. Вместе с тем, у многих специалистов по закупкам — это нововведение вызывает опасение, как и все новое и неизвестное. Несмотря на то, что сроки обязательного применения электронного актирования неоднократно переносились (крайними датами называли 01.07.2020г., 01.04.2021г.).
Правительство РФ подготовило проект распоряжения, которым утверждает перечень федеральных министерств и ведомств, которым придется предусматривать в 2021 году в контрактах условие о формировании и подписании документов, подтверждающих возникновение обязательств по оплате, в форме электронного документа. При этом обязательное электронное актирование распространяется и на подведомственных учреждений, являющихся получателями бюджетных средств. В некоторых регионах заказчикам настоятельно рекомендуют применять электронное актирование и требуют отчитываться об этом.
Электронное актирование представляет собой электронный документооборот, который давно применяется с помощью таких систем как диадок, сбис и др., только в данном случае формирование поставщиком (подрядчиком, исполнителем) и утверждение заказчиком документов о приемке товара, работ или услуг будет осуществляться с использованием функционала ЕИС. Таким образом, все накладные, акты и подобные документы в скором времени перейдут в электронный формат.
Преимущества и недостатки электронного актирования
Преимущество электронного актирования для поставщиков (подрядчиков, исполнителей) состоит в том, что передача документа о приемке будет фиксироваться в ЕИС, а это значит, что электронный документ о приемке не потеряется в кабинетах заказчика (тем самым снижается субъективный фактор и ускоряется процесс приемки). Все это обяжет заказчика отреагировать на представленный документ и произвести приемку в сроки, установленные контрактом. Более того, в перспективе, факт подписания электронного документа о приемке станет автоматическим сигналом к оплате исполненных обязательств и контрагенту не придется ждать, когда бухгалтерия заказчика соблаговолит произвести платеж, это при том, что деньги на оплату имеются.
Преимущество электронного актирования для заказчиков состоит в ускорении оформления документа о приемке, поскольку электронное актирование позволяет оперативно исправлять ошибки в документах о приемке, допущенные поставщиком (подрядчиком, исполнителем), и обмениваться ими, в упрощении формирования отчетности об исполнении контракта в реестре контрактов, поскольку документ о приемке после подписания заказчиком будет автоматически размещаться в реестре контрактов. Это позволит исключить вероятность внесения заказчиками ошибочных сведений об исполнении в реестр контрактов, за что предусмотрена административная ответственность по ст.7.31 КоАП РФ.
Недостатком в применении электронного актирования для обеих сторон станет невозможность произвольного оформления документов, приемки задним числом, уклонения от взыскания неустойки с контрагента заказчиком и т.п.
Обратите внимание
Необходимо учесть, что применять электронное актирование в переходный период можно только с соблюдением следующих условий:
- проект, заключаемого контракта должен предусматривать такую возможность;
- наличие согласия поставщика (подрядчика, исполнителя), т.к. электронное актирование не является обязательным, то и вменить в обязанность поставщику электронное актирование незаконно.
Контрактом должны быть предусмотрены два варианта приемки как бумажный, так и электронный. Какой из них выбрать решает поставщик (подрядчик, исполнитель). После того, как электронная приемка станет обязательной, в проект контракта надо будет включать только порядок электронного актирования без оформления документов на бумаге. Форма согласия контрагента на электронную приемку может быть, как письменная, так и устная.
Обратного пути к возврату бумажной формы приемки после указания в реестре контрактов об электронном актировании не предусмотрено, поэтому лучше, чтобы поставщик предварительно направил письменное согласие на электронное актирование, поскольку устная договоренность не обезопасит от контрольного органа.
Учтите, экспериментировать с электронной приемкой по контрактам, которые не предусматривают такую возможность не стоит, поскольку контролеры сочтут такую приемку ненадлежащей.
Если подпишите соглашение об изменении контракта в части порядка приемки, то контролеры могут привлечь к административной ответственности за изменение контракта в случае, не предусмотренном Законом №44-ФЗ.
По той же самой причине заказчикам следует предусматривать возможность электронного актирования в отношении тех контрактов, которые будут заключаться со сроком исполнения два года и более, поскольку без нарушения Закона №44-ФЗ не получится внести изменения в порядок приемки, когда электронное актирование станет обязательным.
Условия контракта
Условия контракта об электронной приемке могут быть разработаны заказчиками самостоятельно либо позаимствованы из раздела 6 типового контракта на поставку лекарственных препаратов для медицинского применения, который был утвержден приказом Минздрава России от 18.01.2021 N 15н. Из указанных условий можно понять, что по факту при электронном актировании в ЕИС формируется структурированный документ о приемке. Структурированный документ о приемке считается подписанным с момента подписания его Заказчиком и Поставщиком усиленной электронной подписью лиц, имеющих право действовать от имени Заказчика и Поставщика, в ЕИС. Это значит, что помимо самой ЭЦП у лиц, подписывающих документ о приемке должны быть соответствующие полномочия отражены в ЕИС.
В совместном письме Казначейства России № 14-00-06/27476, ФНС России № АС-4-15/26126 от 18 декабря 2019 года “Об электронном документообороте документов о приемке товаров (выполнении работ, оказании услуг), сформированных с использованием Единой информационной системы в сфере закупок” указано на то, что документ о приемке товаров (выполнении работ, оказании услуг) в рамках исполнения контракта (отдельного этапа исполнения контракта), сформированный в ЕИС в электронной форме и подписанный электронными подписями по правилам Федерального закона "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручными подписями.
В случае несогласия заказчика с представленным результатом он может сформировать в электронной форме в ЕИС мотивированный отказ от приемки, подписав его усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени Заказчика.
Продолжим в следующем материале.
Подписывайтесь на наш канал, чтобы быть в курсе последних новостей в сфере закупок.
Предлагаем ознакомиться с другими материалами:
Установлены требования энергетической эффективности к материалам по 44-ФЗ;
Изменения 223-ФЗ обязывают обосновывать НМЦД;
В статье разобрали сложности нового порядка проведения запроса котировок и закупок малого объема с 01.04.2021г.
