В настоящее время представлять отчетность только в электронном виде (то есть - посредством подписания ее электронной подписью и отправки по телекоммуникационным каналам связи) обязаны:
- все плательщики НДС - декларации по НДС;
- все организации - годовую бухгалтерскую отчётность;
- организации и ИП, в которых работают 10 и более работников - расчеты 6-НДФЛ;
- организации и ИП, среднесписочная численность работников которых за предшествующий год превышает 100 человек - всю отчетность в налоговую.
Как видим, процесс перехода на представление отчетности в контролирующие органы в электронном виде продвигается достаточно быстро, что вполне объясняется теми преимуществами, которые дает электронный способ отправки:
- Существенно снижаются трудозатраты и тех, кто отчетность сдает, и тех, кто ее принимает.
- Значительно уменьшается число технических ошибок при заполнении отчетных форм.
- Электронная отчетность защищена от несанкционированного исправления или просмотра.
Что представляет собой электронная подпись?
Напомним, что в соответствии со статьей 2 Федерального закона от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ "Об электронной подписи"
электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
Наверное, это не самое удачное определение. Если проще, то электронной подписью считается реквизит электронного документа, полученный в результате криптографического изменения информации и позволяющий проверить, что: 1) информация в документе не была искажена (целостность), 2) подпись принадлежит владельцу сертификата (авторство), 3) в случае успешной проверки подтвердить факт подписания (безотказность).
Электронная подпись связана как с автором, так и с самим электронным документом с помощью криптографических методов шифрования, и не может быть подделана с помощью обычного его копирования.
Статья 5 закона № 63-ФЗ выделяет три вида электронной подписи:
- простая
- усиленная неквалифицированная
- усиленная квалифицированная
Простая подпись – это комбинации символов, коды и пароли, позволяющие установить факт формирования электронной подписи определенным лицом. Такую подпись достаточно легко взломать.
Усиленная подпись (неквалифицированная и квалифицированная), как правило формируется с помощью внешнего USB-носителя. Дополнительной защитой усиленной квалифицированной подписи является ключ проверки, который указывается в квалифицированном сертификате. Отчетность и юридически значимые документы подписываются только усиленной квалифицированной подписью.
Нововведение 2021 года
Летом прошлого года законом от 08.06.2020 № 166-ФЗ были внесены существенные изменения в порядок применения цифровой подписи. В том числе определено, что срок действия квалифицированных электронных подписей, выпущенных коммерческими удостоверяющими центрами, истекает 1 января 2022 года.
Таким образом, все сертификаты КЭП, выданные ранее коммерческими удостоверяющими центрами, действительны только до 1 января 2022 г.
Соответственно, после этого выпускать квалифицированные электронные подписи (КЭП) для юридических лиц, ИП и нотариусов, согласно законодательству об электронной подписи, сможет только Федеральная налоговая служба.
Однако ФНС России начнет выдавать КЭП уже с 1 июля 2021 года с тем, чтобы в течение полугодия постепенно перейти от платных услуг коммерческих аккредитованных удостоверяющих центров к аналогичной бесплатной государственной услуге.
Как получить электронную подпись в налоговой?
Квалифицированный сертификат для организации будет выдаваться лично руководителю (как правило, генеральному директору, который действует от лица компании без доверенности) или самому индивидуальному предпринимателю.
Получить бесплатную квалифицированную электронную подпись в Удостоверяющем центре ФНС России уже с 1 июля 2021 года смогут все организации и индивидуальные предприниматели.
А вот квалифицированный сертификат физического лица, а также лица, планирующего действовать от имени компании по доверенности, можно будет получать пока только в коммерческих аккредитованных удостоверяющих центрах.
Для получения квалифицированного сертификата ЭП потребуется предварительно записаться в соответствующую территориальную инспекцию ФНС. При этом заявитель должен лично предоставить паспорт и заявление на выпуск электронной подписи, а также пройти процедуру идентификации.
Квалифицированный сертификат налоговики запишут на принесенный вами внешний носитель USB. Он должен быть сертифицирован ФСТЭК России или ФСБ России и иметь формат Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ, JaCarta LT, ESMART Token, ESMART Token ГОСТ и другие, соответствующие установленным требованиям.
USB-носители требуемых стандартов можно приобрести у операторов ЭДО или в специализированных интернет-магазинах, но можно также использовать и уже имеющийся, если он соответствует установленным требованиям. Один ключевой носитель может использоваться для хранения нескольких (до 32 экземпляров) электронных подписей и сертификатов к ним.
Подготовить заявление на выдачу квалифицированного сертификата можно через оператора ЭДО, посредством специализированного программного обеспечения, а с 1 июля 2021 года руководители организаций и индивидуальные предприниматели смогут подать заявление на выпуск КЭП через личный кабинет налогоплательщика.
Так как налоговая служба будет выдавать только один сертификат - руководителю компании, то организации может потребоваться несколько дополнительных сертификатов для сотрудников, представляющих фирму по доверенности.
А Вы уже используете электронную подпись в своей работе? Если Вам интересен данный материал, предлагаем ознакомиться также со статьей "Налоговая переведёт весь бизнес на ЭДО к 2024 году".
С уважением,
Бухгалтерская компания "Правильный расчет"
