Кажется, будто в описании каждой второй вакансии требуется умение быть многозадачным и эффективным одновременно
. Работодатели почему-то уверены, что если заставить сотрудника решать кучу дел в ограниченный срок, это сэкономит время и ускорит получение результата. Однако это — один из мифов продуктивности, пожалуй, самый распространенный и дезориентирующий.
Так что же такое настоящая продуктивность?
Быть продуктивным и быть занятым — два разных процесса. Принцип Парето гласит, что 20% усилий дают 80% результата. Стандартный рабочий день состоит из восьми часов, а свои основные обязанности опытный сотрудник может сделать за два-три часа. И в идеальном мире мы были бы вольны распоряжаться своим временем так, чтобы получать выгоду, но в реальности на оставшиеся пять-шесть часов приходится находить себе дела, чтобы создавать видимость работы.
Основной секрет продуктивности — правильная расстановка приоритетов. Это очевидно, но не так просто: в момент полной загрузки нам кажется, что все требуемое важно выполнить в самое ближайшее время. Есть много техник для ранжирования задач, однако самая простая — это выяснить срочность задачи и допустимое время для просрочки ее исполнения. Конечно, точность — вежливость королей, но реальность такова, что временные рамки часто выставляют слишком сжатыми, и времени на выполнение конкретного задания понадобится гораздо больше, чем кажется на первый взгляд.
Еще одна важная вещь — тайм-менеджмент. Только чтобы быть продуктивным, нужно выбирать не самую популярную схему, а ту, что сделает жизнь удобнее. Кто-то может встать в шесть утра, решить основные задачи до двух часов дня и остальное время посвятить саморазвитию. А кто-то в два часа дня только просыпается. И это нормально.
Тайм-менеджмент сводится к тому, чтобы найти идеальный баланс между временем для работы и перерывами на отдых. Нельзя заставлять себя работать, если есть признаки переутомления, эмоционального выгорания, хронической усталости. В таком случае результаты труда радовать не будут, к тому же постоянное чувство вины и разочарование в себе поставят крест не только на продуктивности, но и вообще на желании взяться за что-нибудь.
Умение планировать свою жизнь — залог успеха. Но есть тонкая грань: быть гибким не значит не придерживаться плана, а быть педантом — значит упускать внезапно подвернувшиеся возможности. Нужно понимать расстановку сил, здраво оценивать ситуацию и принимать взвешенное решение, учитывая новые переменные. А еще нужно уметь вовремя просить о помощи. Коллективная работа, адекватное делегирование — залог продуктивности.
В менеджменте выделяют четыре основные функции: планирование, организация, мотивация и контроль. Бывает, что мотивацию задвигают на задний план, считая, что деньги — это единственное, что волнует сотрудника. На самом деле грамотно выстроенная схема поощрений и наказаний приводит к эффективному распределению сил. И даже если человек сам себе начальник, это не значит, что у него не может быть определенных стимулов: кто-то позволяет себе съесть пирожное после успешного завершения задачи, кто-то смотрит серию любимого сериала. Нематериальное поощрение зачастую работает лучше денег.
И всегда следует помнить, что невозможно объять необъятное. Успеть сделать все задуманное зачастую не получается, поэтому можно выработать для себя определенные правила. Например, из всего плана обязательно довести до конца хотя бы три задачи, наполовину сделать еще три, и оставить на потом одну-две. К сожалению, нет универсальных привычек, которые бы подходили всем. Мы можем вдохновляться примерами успешных бизнесменов, но их жизненный путь индивидуален и может нам не подойти.