В рамках работы мы часто сталкивались с компаниями, которые до сих пор твердо убеждены, что удобнее инструмента для ведения бизнеса, чем Excel, не существует. Посредством 1С они предпочитает автоматизировать только бухгалтерский и налоговый учет.
Причины здесь абсолютно разные:
- кто-то просто привык работать со знакомой программой;
Перемены – это всегда стресс для компании. Но все-таки это путь к развитию. Система 1С с автоматизированными процессами сделает работу предприятия удобной и структурированной.
- кому-то хватает функционала таблицы (например, небольшие компании);
Может быть, в начале развития бизнеса – это так и есть. Но с учетом роста потребуются новые инструменты, появится больше запросов к вашей текущей системы. И как раз здесь смело можно переключаться на 1С, которая объединит в себе все необходимые процессы.
- кто-то думает, что 1С – это исключительно бухгалтерская программа;
Это заблуждение. Уже более 10 лет российская компания совместно с партнерами выпускает решения для всех сфер бизнеса и типов учета.
Конечно, Excel – понятная многим, универсальная программа, которой пользуются сотрудники разных компаний. Для ее освоения не требуется обладать уникальными навыками: достаточно научиться работать с формулами и таблицами.
Ранее Excel выигрывала у 1С и в плане доступности. Но сейчас доступ к 1С упростился, так как теперь не обязательно устанавливать «коробку», можно приобрести 1С в аренду.
В итоге задайтесь вопросом, что делать, когда компания будет масштабироваться и штат сотрудников систематически будет увеличиваться? Когда поставщики повезут продукцию на склад сотнями единиц, а клиентская база перестанет умещаться на нескольких листах Excel? Какие действия вы предпримете тогда?
Разберем на примере любого торгового мероприятия
Организация складского учета
Когда товар поступает на склад, то информация о нем сразу же попадает в 1С. Его видят все сотрудники, у которых есть доступ к этой опции. В 2021 году почти все торговые предприятия стали вести учет в 1С. Информация о поступлении товара попадает в 1С при помощи специальных инструментов - терминалов сбора данных. Один сигнал – и вся номенклатура попадает в базу вместе с параметрами, артикулами и количеством.
В Excel вне зависимости от того, работаете вы с электронным документом или распечаткой, данные приходится заносить вручную. Это влечет за собой различного рода ошибки: начиная от опечаток и заканчивая пересортицей или недостачей.
База контрагентов
Сведения о контрагентах можно заносить и в Excel. Но у таких таблиц существуют границы: со временем она станет настолько большой, что найти нужные реквизиты, важные комментарии будет весьма проблематично. Это станет серьезным препятствием для работы менеджеров и анализа показателей по продажам.
Данные для анализа
Когда речь идет об 1С, руководитель может в любое время проанализировать любой аспект проекта. К примеру, изучить отчет по продажам за определенный период, провести сравнительный анализ работы менеджеров или посмотреть статистику по выполнению заказов.
В Excel тоже можно настроить таблицы так, чтобы они выдавали отчеты. Но уверены ли вы, что эти данные корректны? Нельзя отменить человеческий фактор: любая случайная цифра, попавшая в таблицу, приведет к неверной статистике.
Готовы ли собственники бизнеса ориентироваться на примерные показатели, а не на точные? Вряд ли.
Информация о прибыли
На практике мы часто сталкиваемся с тем, что клиенты не хотят тратить деньги на внедрение системы, в которой автоматизированы все процессы, но при этом компания на ежемесячной основе несет убытки из-за ее отсутствия. Это связано с тем, что далеко не все руководители готовы принять следующий факт: вложив средства в оптимизацию процессов, в итоге можно сэкономить в несколько раз больше.
Система 1С дает возможность сформировать отчет по прибыли в любое время и не требует сбора данных о доходах и расходах из большого количества таблиц. Вся информация хранится в единой автоматизированной системе.
На основе данного сравнения предлагаем сделать вывод самостоятельно, с чем же работать лучше, с 1С или Excel.
Если же вы наконец-то решили отойти от стандартов, которым следовали сотрудники на протяжении долгих лет, и хотите внедрить в компанию инновации – обращайтесь в компанию RDV! Наши специалисты проанализируют процессы вашей организации и подскажут, как их правильно автоматизировать.