... департамент или ведомство
📨Все ведомства воспринимают 3 вещи: письма, письма и письма. Правильно составленное письмо ускоряет и упрощает вашу коммуникацию с государством. Официальных правил составления письма не так уж и много и мы их знаем ещё со школы - хотя бы раз вам приходилось писать объяснительную на имя директора. Этой формы вполне достаточно для приёма вашего обращения и его рассмотрения
👍🏼Но есть алгоритм и форма, которые сразу же выделят ваше письмо среди сотен, что ежедневно поступают в учреждение. Такое письмо будет похоже на работу отличника в школе, которой не глядя хочется поставить 5+. И чтобы ваше обращение был одобрено почти так же не глядя, придерживайтесь следующих правил:
🔸1. В левом-верхнем углу письма поставьте логотип вашей компании. Небольшой. Не нужно делать его на половину страницы. Логотип должен соответствовать товарному знаку, если у вас такой есть.
🔸2. У вас обязательно должен быть исходящий номер вашего письма. Эта ваша нумерация. Может называть их 1-2-3 и тд. А также дата исходящего обращения. Письмо должно быть передано в день его составления
🔸3. Если у вас есть известный товарный знак, обязательно в первой строчке в теле самого обращения, употребите его, а не ваше юридическое название организации. Например: "... торговый центр Охотный ряд в лице генерального директора Юрьева Юрия Юрьевича...". Ваше письмо читать будут люди и важно их заинтересовать сразу же вашим обращением. Поэтому сначала должна идти известная широкому кругу торговая марка, а не юридическое лицо.
🔸4. В первом абзаце поблагодарите ведомство за проделанную работу, оказанную поддержку, если вы уже ранее работали. Если нет - за 3-4 строчки презентуйте свою компанию. При благодарности, упоминайте только официальные моменты деятельности. Департамент предпринимательства можно поблагодарить за поддержку бизнеса города с помощью различных программ (перечислите, какие). ВАЖНО - если вы представитель бизнеса, то благодарить вы можете только то ведомство, которое работает с бизнесом. Благодарить департамент соц защиты, например, вы не можете по определению - их могут поблагодарить благотворительные и социальные организации. Это не грубая ошибка, но лёгкое недоумение в ведомстве ваша благодарность вызовет.
🔸5. Во втором абзаце напишите о ваших заслугах и о сотрудничестве с теми или иными некоммерческими общественными организациями. Важно, чтобы эти организации не были религиозными - не забывайте, что РПЦ, ДЦУМ и другие религиозные организации могут сотрудничать только с физическими лицами (если говорить языком юридическим), а пожертвования от физ лиц не могут быть зачтены организации. Вы можете активно поддерживать бюджетные организации - МЧС, МВД, Росгвардия, школьные и студенческие организации, а также детские дома.
🔸6. Во второй половине абзаца опишите то, под что вы хотите получить поддержку. Если это мероприятие - опишите его цели, даты и концепцию. Просить чего-то не нужно, просто опишите.
🔸7. В третьем абзаце пришло время для конкретной просьбы. Начинайте предложение с "В виду вышеперечисленного, просим Вас..."
🔸8. В конце подпишите исполнителя с указанием ФИО, e-mail и телефона.
🔸9. После составления, распечатайте письмо на цветном принтере, подпишите без печати (в письмах она не нужна), отсканируйте и отправляйте на электронную почту в приёмную главы ведомства, в которое вы пишите.
👨⚖️Следуйте этим правилам, и ваши письма будут рассматривать быстро, с удовольствием и с положительным результатом для вас.