— Лариса, где последняя, утвержденная шефом версия договора с нашим новым поставщиком? — уже у четвертого сотрудника спрашивал Влад.
— Не знаю, — пожала плечами девушка. — На его компе редактировали? Значит, там.
Дождавшись прихода руководителя, Влад попросил его отправить актуальную версию договора ему на почту. Николай Николаевич долго что-то искал на рабочем столе монитора, а потом позвал менеджера к себе.
— Не найду, понять не могу, куда она сохранилась. Я уже и в корзине посмотрел. Может мы ее сохранить забыли? — развел руками начальник. — Ну, ты же помнишь, что мы там правили? Поправь еще раз сам тогда.
Влад тяжело вздохнул и вышел из кабинета шефа.
В компаниях с большим документооборотом такие ситуации не редкость. Менеджеры огромную часть своего рабочего дня тратят на создание договоров “вручную”, их правку и согласование.
У каждого из них ежедневно всплывают одни и те же проблемы:
● невозможно найти нужный документ в том бумажном аврале, который творится в офисе;
● утеряна последняя, актуальная версия договора, которую правили последние две недели;
● необходимо переделать документы, отправленные на подпись клиенту из-за ошибки, допущенной в реквизитах.
И ни рядовые сотрудники, ни их руководители порой даже не знают о том, что формирование целого пакета документов (коммерческое предложение + договор + доп. соглашение + приложение + акт и пр.) могут выставляться АВТОМАТИЧЕСКИ, нажатием одной кнопки.
При помощи Битрикс24, например.
Как? Опишу один из способов, как это может быть реализовано:
- Важно подготовить типовые шаблоны всех необходимых документов, согласовать их с юристами, чтобы в дальнейшем использовать их на постоянной основе.
- При взаимодействии с клиентом менеджеру важно заполнить все обязательные поля в CRM (полное наименование организации, реквизиты, юр.адрес и т.д), чтобы при формировании документов эта информация автоматически “подтянулась” в договор.
- В зависимости от того, чем занимается компания и какой документ нужен, может понадобиться дополнительная информация, которую менеджер вносит вручную в специальные поля, предусмотренные в CRM. А затем эта строка автоматически подтягивается в конкретный документ. Например, организация занимается поставкой запчастей из Кореи в Россию. Какие-то запчасти уже закуплены и хранятся на складе в России, какие-то нужно заказывать со склада в Корее, а какие-то — непосредственно с завода, под индивидуальный заказ. Соответственно, срок доставки этих запчастей будет сильно варьироваться: от 3 до 30 дней. Если менеджер пропишет срок доставки 7 дней, такой срок и отобразится в сформированном им документе.
- Чтобы документ сформировался, менеджеру достаточно поставить “птичку” в нужном месте.
- Созданный документ можно сформировать как с печатью и подписью факсимиле — в нередактируемом формате pdf, так и в формате docx, если документ необходимо отправить на согласование клиенту.
- Сформированные документы можно как сохранить на общем диске (чтобы несколько сотрудников имели к ним доступ), так и сразу же отправить в письме клиенту.
- Все созданные документы хранятся в удобном реестре, где их в любой момент можно найти при помощи фильтров.
Важно! Способы выставлять документы могут быть разными: по проставлению “галочки”, автоматически при переходе сделки из одной стадии на другую, нажатием одной кнопки и т.д. Все зависит от бизнес-процессов компании. Ведь все организации — даже из одной сферы —работают абсолютно по-разному.
Автоматическое создание документов позволяет менеджерам существенно сэкономить время на формировании договоров вручную и их правке. Один из наших клиентов смог сэкономить 2 недели рабочего времени в год для каждого своего сотрудника, когда автоматизировал документооборот в своей компании.
Хотите также? Наши специалисты точно знают, как вам помочь, а наша консультация абсолютно бесплатна!
Подписывайтесь на Telegram
Заказывайте разработку стратегии автоматизации
Покупайте Лицензии Битрикс24 со скидкой до 20%
Бронируйте Демонстрацию Битрикс24 от специалистов Факториум
Больше о возможностях Битрикс24