Метод kanban стал частью одной из базовых систем бережливого производства Toyota «точно-во-время». Эта система подразумевает синхронную поставку достаточного объёма нужных материалов надлежащего качества в нужное время.
Цель канбан — сделать проект наглядным, отследить готовность работ и проконтролировать нагрузку специалистов.
Приступая к работе над проектом по системе канбан нужно четко определить состав команды и ее задачи.
При работе по канбан команда едина — все решения принимают совместно. В команде есть менеджер проекта, он организует работу. Для канбан не характерна ритмичность процесса.
Работу нужно вести с учетом преимуществ и недостатков канбан.
Преимущества канбан:
- Прежде всего это гибкость планирования. Члены команды должны быть ориентированы на текущие процессы, но при необходимости можно сменить приоритеты.
- Вовлечённость команды в процесс решения текущих задач. Совместное обсуждение всех вопросов и поиск оптимальных решений сплачивают коллектив. Каждый сотрудник понимает, что именно от него может зависеть общий успех проекта.
- Взаимовыручка и поддержка в команде. За счёт того, что можно обратиться за помощью к коллегам при возникновении сложностей, сокращается продолжительность выполнения работы. Команда всегда видит, у кого задание «не идёт» и может помочь, чтобы восстановить плавный поток.
- Возможность быстрого выявления проблем. Благодаря лимитам проблемные места сразу заметны. Поиск оптимальных решений можно направить именно на это «узкое место».
- Наглядность и прозрачность рабочих процессов. Любой сотрудник легко может просмотреть текущие этапы и статусы задач.
Недостатки канбан:
- Метод хорошо подходит для команд из 5-10 человек. При большем числе сотрудников становится сложно отслеживать выполнение работ. Поэтому целесообразно делить коллектив на команды и для каждой создавать отдельную доску.
- Система канбан не предназначена для долгосрочного планирования. В этом её суть — в бэклог отправляют только актуальные задачи, и их приоритет меняется в зависимости от ситуации.
Учитывая преимущества и недостатки системы канбан в самом начале работы над проектом, команда делит его на задачи. Их может быть несколько десятков. Все они попадают в единый список — бэклог. Каждая задача должна быть актуальна, при необходимости разрешено пополнять или «чистить» бэклог. Все задания сортируют с учётом приоритета. Причём степень важности определяет сама команда. Приоритеты можно менять по мере необходимости — это одна из особенностей «гибких» технологий.
Для каждого задания определяют вес — время, необходимое на выполнение. Команда самостоятельно определяет длительность работы. Потому если проект своевременно не завершён — это вина команды.
Основной принцип канбан — объём незавершённой работы необходимо ограничивать, чтобы не допускать «зависания». При этом в работе одновременно может быть и несколько задач. Главное — ограничить их количество.
Над каждым столбцом обычно указывают лимит — максимальное число задач в этой колонке.
Лимит бэклога высчитывают исходя из средних показателей. К примеру, в процессе 5 заданий и на выполнение каждого уходит 1 день — недельный бэклог можно обозначить лимитом 5.
Выяснить нужный предел можно опытным путём. Например, если в колонке бэклога скопилось большое количество задач, столбец «В работе» забит под завязку, а колонка «Готово» чаще всего пустует, то налицо перегруженность команды. Желательно ограничить количество поставленных задач.
За ведение доски ответственны все члены команды. Любой вовлечённый в процесс сотрудник может перемещать готовые карточки по доске. Такая структура обеспечивает наглядность выполнения. Можно посмотреть текущий статус задачи и своевременно выявить «заторы».
Также по канбан-методологии не предусмотрено чёткого соблюдения конкретных этапов. Команда сама определяет, что и когда ей удобнее делать. Например, подведение итогов осуществляют в конце каждого месяца, планирование бэклога — по завершении заданий, совместные обсуждения — по мере необходимости. Но работа над проектом идёт непрерывно.
Из-за гибкого подхода к организации рабочего процесса возникают такие особенности:
- Новые задания добавляют в любой момент. По причине срочности команда вправе поменять приоритеты.
- Над задачей трудятся столько времени, сколько это необходимо до её завершения или утраты актуальности и отмены.
Основной показатель эффективности в kanban — среднее время прохождения по доске. Быстрое решение задачи указывает на слаженную и продуктивную работу команды. Когда возникают задержки — нужно поискать их причины и оптимизировать процесс.
Статья написана с использованием открытых данных сети "Интернет".
ПОНРАВИЛОСЬ СТАТЬЯ? ПОДПИСЫВАЙТЕСЬ, СТАВЬТЕ ЛАЙКИ, ПИШИТЕ КОММЕНТАРИИ.