9 правил, которые помогут вам довести большое дело до конца.
Большие дела пугают и парализуют всякую активность. Есть две основные причины: огромная ответственность и непонимание с какого конца взяться за это. А если добавляется дедлайн, мощный стресс вам обеспечен.
Что делать? Да, методы съедения слона, швейцарского сыра и лягушек работают. В этой статье мы дадим пошаговую инструкцию и практические инструменты. Вы наконец узнаете, как именно справиться с большим делом, себя сохранить, дедлайн соблюсти и вообще выйти из этого молодцом. Кроме того, один раз опробовав приведённый ниже метод, вы научитесь справляться со сложными задачами любого масштаба.
В качестве иллюстрации разберём такую задачу: внедрить в компании систему менеджмента качества.
1. Уточните задачу!
Это подготовительный этап. Получите полную информацию: входные условия, исполнители, контрагенты, сроки, требования и ограничения. Каков режим взаимодействия с “заказчиком” (кроме случаев когда вы сам себе начальник).
Узнайте по какому стандарту нужна система , какой бюджет, какие ресурсы можете использовать, сроки, какая команда, ваши полномочия и прочую полезную информацию.
Результат:
Система приближённая к стандарту ISO 9001, сертифицироваться не надо, можно нанимать подрядчиков и привлекать ключевых сотрудников компании, бюджет уточнится после переговоров с исполнителями, срок 1 год, руководитель проекта - вы. При этом вы о таком знаете весьма приблизительно.
Важное примечание. Вам потребуется хранить и обрабатывать много информации.
Подготовьте себе файлы, таблицы, папки на компьютере. Так вы убережете себя от разбрасывания в сознания и сэкономите время на поиски каждого кусочка мозаики.
2. Изучите вопрос
Для начала вам нужно понять, с чем вы имеете дело. На языке системного анализа это называется изучить предметную область. Вам нужно найти информацию и сложить полную картинку.
Выясните:
● кто (стороны, участники, зоны ответственности);
● что (предмет, информация, документы);
● как (процедура, последовательные и параллельные этапы);
● с помощью чего (инструменты, сервисы, существующие методы решения);
● сколько (затраты ресурсов);
● как долго (сроки).
Кстати, после того, как вы разберёте задачу и оцените затраты ресурсов, очень может быть, что потребуется принять решение - идти в это или отменить. Это гарантия того, что вы не вляпаетесь в заведомо невыгодное дело. А если всё таки да, то действия станут осмысленными. Уже на этом этапе вы становитесь экспертом, вы достаточно много узнали и взяли дело в свои руки.
Результат:
● кто: вы, руководители подразделений и опытные сотрудники, подрядная
организация или команда бизнес-аналитиков фрилансеров;
● что: результатом будет комплект документов, описывающих бизнес-
процессы, стандарты, политики и процедуры. А также налаженная работа
компании в соответствии с этими документами;
● как: укрупнённо - изучить стандарт, определить, в каком объёме будете ему следовать, определить бюджет, найти подрядчиков, сформировать команду, разработать документы, внедрить наработки;
● с помощью чего: система управления проектами (файлы, графики), рабочие сессии, общая среда для общения (мессенджеры или корпоративный портал);
● сколько: пока непонятно;
● как долго: 1 год и страховой запас времени (уточнится после того, как
эксперты оценят трудоёмкость задачи).
Сохраните полученную информацию в учётную таблицу.
3. Выберите способ решения и инструменты
В процессе изучения вы поняли, что есть разные пути решения, требующие разных затрат и времени. Примите решение, каким путём вы пойдете исходя из ваших возможностей и ограничений.
После изучения ситуации принято решение заказать разработку у подрядчика.
4. Разбейте дело на крупные логические шаги/этапы
Этапы выявились уже в п.2.. Теперь превратите их в задачи простым списком.
1. Уточнить и описать задачу для подрядчика (техническое задание).
2. Найти подрядчика и заключить договор.
3. Сформировать команду.
4. Спланировать деятельность команды.
На этом этапе подключайте электронных помощников, сервисы и приложения для организации дел и планирования. Удобнее те, что синхронизируются с компьютером и телефоном. Во-первых, всегда под рукой, во-вторых, вся информация под контролем и в одном месте.
Подробнее про помощников в планировании позже в нашем цикле статей.
Внесите в задачи необходимую дополнительную информацию из учётной таблицы.
Теперь это уже ваш рабочий инструмент, контакты всегда под рукой.
5. Крупные шаги разбейте на мелкие
Крупное дело словно большой кусок не лезет в рот. “Разрежьте” задачи на мелкие шаги и оформите их в виде подзадач (вложенных задач).
Дробить можно до дел на один присест, выполнение которых может занимать всего несколько минут. Список получится длинным, однако с ним вам будет гораздо проще справляться. Проверено.
Пример:
1. Уточнить и описать задачу для подрядчика (техническое задание).
1.1. Глубоко изучить стандарт ISO 9001.
1.2. Внести предложения для нашей компании (какие разделы
стандарта нам нужны).
1.3. Согласовать предложения с владельцем компании.
1.4. Разработать ТЗ.
1.5. Согласовать ТЗ с владельцем.
6. Запланируйте задачи в календаре
Если у вашего большого дела или отдельных задач есть календарные сроки, уложите их в календарь. Используйте метод обратного расчета.
Это очень простой метод. Вы рассчитываете старт начала мероприятий, каждое со своим дедлайном с тем, чтобы успеть к самому главному.
Например, у вас рейс в 21.15 (главный дедлайн) из Домодедово.
Ехать вам 2 часа 20 минут на общественном транспорте или 1 час 40 минут на такси.
Прибыть в аэропорт вы решаете за два часа до вылета (гибкий дедлайн, потому что можно и за полтора часа, и за час).
Есть ещё срок окончания регистрации на рейс - за сорок минут до вылета (жёсткий дедлайн).
Выбираете способ добраться. Время в пути закладываете со страховым запасом, опираясь на ближайший дедлайн.
Определяете, когда вам нужно выехать из дома (дедлайн) и когда начать собираться (дедлайн).
В итоге у вас список что сделать и в какое время. Гарантированно успеваете.
16.15 Начать собираться
17.15 Выехать из дома
19.15 Прибыть в аэропорт
20.35 Окончание регистрации
21.15 Вылет
То же самое делаете со своими задачами, только в календаре. Ставьте себе напоминания заранее, в зависимости от задачи от недели дней до 1 часа.
7. Выполняйте дела из списка задач
Планирование бессмысленно если не подкреплено действиями. В процессе может выяснится, что вы что-то не учли, не запланировали, процесс может поменяться.
Управляйте списком задач, этот подвижный инструмент.
8. Отмечайте прогресс
Отмечайте выполненные дела. Это сокращает список, показывает степень приближения к финалу, даёт вам чувство удовлетворения и гордости.
Выполненное дело выгружается из сознания, освобождая пространство для других, более насущных занятий.
9. Делайте паузы
Ставьте дела на паузу, когда того требует процедура. Это означает, что вы с чистой совестью можете на некоторое время забыть про задачу и не тратить на неё нервную энергию.
В нашем примере паузы возникают при рассмотрении ваших предложений, ожидания ответа от подрядчиков, наступления запланированных встреч, подготовки материалов для последующих этапов и так далее.
Полезные советы в продолжение темы здесь.
Подписывайтесь на мой канал. Здесь будет много полезного.