70% олимпиад - муда!

Многих раздражает, когда слова нет, а ... ситуация есть. В термин "муда" можно вложить намного больше чувства, чем в "непроизводительные потери"

Как известно, организаторы олимпиад рады участникам два раза: когда собирают заявки, и когда публикуют итоги. За кадром остаётся большое количество задач, трудоёмкость которых возрастает вместе с охватом.

Я плохо распределила проекты во времени, и у меня случилось одновременно 3 олимпиады для школьников и студентов, очень любимые, но перегруженные хлопотами по организации. Чтобы выжить, мне пришлось научиться выполнять объемную работу за короткое время

Поэтому я сделала так:

1️⃣ собрала команду волонтёров. Если у вас есть компетентная команда, которой можно делегировать всю работу - на этом пункте можно остановиться. У меня есть студенты 2 курса, они активные и ответственные, но это их первая олимпиада

В карусели - примеры заданий для ребят

2️⃣ разбила работу на небольшие куски. Получилось минут по 20-40 для вдумчивой работы, и в пределах часа для работы типа "поприсутствовать". Волонтёры выбирали сами задание, которое подходило им по сути и времени.

Я отправила 48 сообщений в общий чат и еще несколько в личные сообщения - с подробностями

3️⃣ вынесла максимум информации на гугл-диск, чтобы с одними данными можно было работать любому участнику

Удобнее всего работать с гугл-таблицами, причем исходные данные формировать через гугл-форму, направленную участникам. Но для дипломов, грамот и благодарностей нужны папки

4️⃣ эти же гугл-таблицы я использовала, чтобы готовить условно-персональные письма. В смысле, добавлять обращение по имени и отчеству, шифр участника, личные логины и пароли и прочее. Для этого мне понадобилась функция сцепить (concatenate), которая соединила стандартный для всех текст (я поместила его в отдельные ячейки) и данные, которые относятся к конкретному участнику. Если информация направляется участникам не одновременно (например, по мере принятия заявок), то удобно фиксировать факт отправки письма. Если важна обратная связь (проверяем правильность контактной информации) - фиксировала эту информацию тоже

Конечно, это можно сделать вручную. Но в общей сложности у меня более 300 участников, каждый получил несколько сообщений

Думаю, в следующий раз для информирования подключу также телеграм-канал. Часть писем, которые мы направили, содержали одинаковую информацию для всех участников.

5️⃣ объединила силу word и excel, создавая одинаковые сертификаты для всех участников в несколько кликов

Заполняете шаблон один раз - и получаете столько листов с документами, сколько у вас участников

Чтобы не пересказывать известную технологию, порекомендую 2 ссылки:

Использование функции слияния в Word - официальная инструкция от Майкрософт

Слияние данных MS Word и MS Excel - со скриншотами

6️⃣ превращала файл word с 50 дипломами в 50 файлов pdf с помощью сервиса ilovepdf, в 2 шага: конвертировать и разделить по страницам

Конвертацию можно заменить на печать в pdf, если есть установлен такой инструмент

Эти техники также освоили мои волонтеры. И я надеюсь, что с какими-то своими задачами они теперь смогут справляться быстрее.
Благодарю за ваш интерес! Пусть реже встречается муда и чаще - занимательные статьи

🤗

P.S. Если вы собрались гуглить термин"муда", то хорошее объяснение - в обзоре от DoLean