Сегодня попытаемся установить требования Вашей организации для анализа СМК со стороны высшего руководства.
ГОСТ Р ИСО 9001 требует:
«9.3.1 Общие положения
Высшее руководство должно анализировать через запланированные интервалы времени систему менеджмента качества в целях обеспечения ее постоянной пригодности, адекватности, результативности и согласованности со стратегическим направлением организации.»
Должно, значит должно – устанавливаем процедуру. Форма – удобная или принятая в Вашей организации: СТО, инструкция, регламент и т.д.
Очевидно, что целью реализации процедуры анализа СМК является определение её (системы) пригодности, адекватности, результативности и согласованности со стратегическим направлением развития организации, а также планирование действий для устранения выявленных отклонений.
Процедура анализа СМК может включать следующие этапы:
- планирование анализа СМК;
- подготовка входных данных для анализа СМК;
- проведение анализа СМК;
- принятие решений и назначение действий по результатам анализа СМК.
Алгоритм реализации процедуры может выглядеть так:
Планирование анализа – вещь нужная, но, по моему мнению, в данной ситуации излишняя. Целесообразно установить раз и надолго временные интервалы для проведения анализа и внести их в СТО. Например, для некоторых организаций оптимальны следующие интервалы: третья декада июня, третья декада декабря – при полугодовом интервале анализа. Если подразделения (особенно бухгалтерия – например, по убыткам от брака) не успевают подготовить эти данные, то анализ можно сместить на месяц вперед (июль, январь) – всё в Ваших руках. Для полного спокойствия, интервалы анализа можно внести в план улучшения СМК или подобный ему.
Один из самых ответственных этапов процедуры анализа - подготовка и сбор входных данных для анализа СМК. Кто заглядывал на страницу типовых СТО «СМК-консультант», видел, что в каждом СТО есть подраздел «Порядок оценки процесса/процедуры». Там и установлены формы, ответственные и сроки представления входных данных в виде отчетов. Рекомендую в Вашей СМК ввести нечто подобное – не нужно будет уныло бегать за руководителями процессов (ответственными за процедуры) и выцарапывать входные данные.
В качестве входных данных могут быть использована следующая информация (фрагмент таблицы):
Анализ может быть проведен следующим образом:
- проведение предварительного анализа представленных входных данных с оформлением аналитической справки;
- формирование проекта отчета о функционировании СМК с выходными данными проведенного анализа.
Указанные действия могут быть проведены руководителем подразделения менеджмента качества (или специалистом по СМК – для небольших организаций). Далее проект отчета целесообразно рассмотреть на заседании коллегиального органа (Совет по качеству, Комиссия по качеству и т.д.) – при наличии такового. После этого проект отчета представляется на рассмотрение и утверждение руководителю организации.
Как правило, отчет содержит:
- оценку результатов функционирования СМК;
- оценку результативности СМК и ее процессов;
- оценку степени реализации политики, целей организации в области качества;
- решения по изменениям действующей СМК (при необходимости);
- решения по дополнительным ресурсам, необходимым для обеспечения надлежащего функционирования процессов СМК и системы в целом (при необходимости);
- решения по улучшению.
Понятно, что отдельные решения не могут быть приняты без проработки (а это – время), поэтому в отчете возможны поручения по планированию исполнителями тех или иных действий.
Естественно, отчет нужно довести до персонала в части касающейся.
Отчет об анализе СМК, как правило, является основанием:
- для планирования работ по улучшению;
- для разработки новых (корректировки) политики и целей организации в области качества, мероприятий по их достижению;
- для планирования изменения структуры и документации действующей СМК;
- для планирования выделения дополнительных ресурсов.
Содержание типового стандарта по управлению анализом СМК можно посмотреть:
- для гражданской продукции здесь: СТО 8765RISO-186-2022 Система менеджмента качества. Управление системой менеджмента качества. Анализ системы менеджмента качества;
- для военной продукции ЗДЕСЬ: СТО 123456RW-203-2021 Система менеджмента качества. Управление системой менеджмента качества. Анализ системы менеджмента качества
Актуальный перечень ранее опубликованных статей (вопросов) со ссылками можно посмотреть/скачать.
8.05.2021