Как выстроить эффективную коммуникацию в компании
Отлаженное взаимодействие между подразделениями компании – один из важнейших критериев успешности бизнеса. Без него система не может работать, как единый организм. Если работники не знают, с кем из соседних отделов посоветоваться, и перебрасывают работу друг на друга, это сказывается на продуктивности всего коллектива.
Чтобы разобраться в этом вопросе, необходимо сначала определиться с понятием организации.
Организация – это группа сотрудников, которая объединена общей целью и линиями коммуникаций. Линиями коммуникации мы называем как раз взаимодействие между сотрудниками, отделами и руководителями.
Если взаимодействие не налажено должным образом, то есть линий коммуникации отсутствуют или не определены четко, в компании начинается хаос, и она становится похожей на сумасшедший дом. Прибыли в такой организации нет, либо она минимальна. Сотрудники тоже чувствуют себя неуспешными, а потому будут стремиться покинуть компанию. В результате компания рискует разваливаться.
Потому нельзя выпускать из внимания столь важный фактор как коммуникация между подразделениями. Чтобы выстроить эффективную систему взаимодействия в компании, необходимо соблюдать 3 важнейших правила.
Правило №1. Грамотная оргполитика организации
Для успешной работы компании необходимо:
- определить цели;
- прописать правила;
- составить организующую схему.
Многие ошибочно считают, что организующая схема – это список должностей и проставленные напротив каждой из них фамилии сотрудников. На самом деле это важный документ – таблица, в которой чётко определена зона ответственности каждого отдела и каждой конкретной должности с указанием конкретного результата (продукта), к которому каждый отдел и сотрудник стремится.
Оргсхема позволяет наладить работу так, чтобы все задачи были закреплены за всеми отделами. Если оргсхема составлена правильно, задач, которые хаотично летят как в сотрудников, так и в собственника, попросту не будет.
Также у каждого отдела будет определен главный показатель, на который устанавливается план на день/неделю/месяц. Соответственно, для каждого сотрудника будет понятно, к кому именно обратиться в процессе создания продукта по интересующему вопросу.
Допустим, у сотрудника возникает вопрос, касающийся юридической стороны. В крупной организации юристов может быть несколько, и у каждого из них есть определённый функционал. Посмотрев на оргсхему, сотрудник находит нужного ему специалиста (например, юриста, занимающегося договорами с поставщиком) и идёт к нему с запросом.
Результат: оргсхема исключает какие-либо хаотичные коммуникации, которые нередко приводят к торможению работы компании.
Правило №2. Проведение ежедневных координаций
Ещё один помощник в налаживании коммуникаций – координация, она же утренняя планерка. На неё приходят руководители и отчитываются о своём ежедневном плане. Этот план либо утверждается, либо корректируется. На координацию выносятся все вопросы, касающиеся текущих задач (если возникают срочные вопросы, они, разумеется, решаются оперативно). Это упорядочивает действия, позволяет определить, какой информации недостаточно, назначить ответственных за сбор необходимых данных и централизованно принять решение по тому или иному вопросу.
Результат: Руководители и сотрудники работают в своем плане, нет необходимости переключаться на задачи.
Правила №3. Высокая скорость коммуникаций
Немаловажную роль играет скорость коммуникаций. В современном мире скорость предоставления услуг невероятно важна. Потребитель нуждается в своевременном получении товара или ответа на свой запрос. Поэтому скорость коммуникаций должна быть достаточно быстрой, для того чтобы никакие процессы внутри компании не тормозились.
Результат: Когда вопросы внутри организации решаются оперативно, эффективность всей компании растёт.
Итак, если в компании определена оргполитика, составлена организующая схема, руководители ежедневно координируются и координируют сотрудников, а скорость коммуникаций высока, то взаимодействие между отделами становится удобным и комфортным. Такая организация с максимальной вероятностью будет успешной.
На связи была Ольга Печеницына, директор Trust Consulting, эксперт академии по вопросам контроля и управления персоналом на основе статистик.
____
Подписывайтесь на наш канал, чтобы всегда быть в курсе актуальной и полезной информации!