С помощью регистратора выбытия выводят из оборота лекарственные средства — в соответствии с нормами действующего законодательства и правилами системы маркировки «Честный знак». Необходимость использовать РВ касается фармацевтической продукции, которая отпускается по льготным рецептам и используется при оказании медицинской помощи.
Узнаем, для чего используют регистраторы выбытия лекарств, кому это актуально, как происходит весь процесс, где взять такую технику и что вообще нужно знать тем, кому предписано использовать РВ в своей работе.
Для чего нужен регистратор выбытия
Старт обязательной маркировки для лекарственных средств был дан 1 ноября 2019 года — тогда в систему включили часть мед.препаратов из списка высокозатратных нозологий. С июля 2020 года в перечень добавились остальные медицинские препараты (МП).
На 2021 год все лекарства должны быть промаркированы кодами DataMatrix, а участники фармакологического рынка обязаны присоединиться к системе «Честный знак» (ЧЗ), передавать данные обо всех этапах движения от производителя через дистрибьюторов в конечные места продажи и использования.
Для работы с маркированными лекарствами (как и с любыми товарами, подлежащими обязательной маркировке средствами идентификации) необходимо:
А) иметь квалифицированную электронно-цифровую подпись собственника бизнеса,
Б) наладить обмен данными с ГИС МТ (Государственной информационной системой мониторинга за оборотом товаров).
Как регистратор выбытия связан с системой Честный Знак
— Существует традиционная схема работы с маркировкой. Любые действия, включая приёмку на складах и в учреждениях, а затем продажу или другой способ реализации, производят при помощи специального оборудования:
- 2D-сканер, чтобы считывать уникальный двухмерный код ДатаМатрикс (на складах эту функцию чаще выполняет терминал сбора данных).
- Контрольно-кассовая техника, чтобы отправлять данные о том, что конкретная единица была продана / реализована и выбыла из оборота.
— Есть и другой случай. Если аптеки и медицинские учреждения предоставляют лекарственные средства при оказании медицинской помощи или по льготным рецептам (бесплатно), то необходим регистратор выбытия (РВ). Именно с его помощью Национальная система маркировки и прослеживания товаров получает извещение о том, что конкретный препарат выбыл из оборота.
Таким образом, регистратор выбытия не используют для передачи информации о приемке, внутреннем перемещении и иных логистических операциях.
РВ также не применяется при продаже медицинских препаратов с частичной льготой; в этом случае, как и при торговле любыми маркированными товарами, нужна онлайн-касса со сканером.
В каких случаях необходим регистратор выбытия
- Аптечные пункты
При отпуске бесплатных МП по льготным рецептам.
- Медицинские учреждения
Для работы с лекарствами при оказании медицинской помощи.
Что представляет собой РВ
Это компактный электронный прибор, оснащенный небольшим дисплеем и клавиатурой, интегрированный с 2D-сканером.
Для соединения с интернетом предусмотрены модули Wi-Fi и Ethernet, а подключение к ПК осуществляется с помощью USB-разъема. Кроме этого, устройство имеет модули криптозащиты и ГЛОНАСС.
Автономную работу прибора без постоянного подключения к питанию обеспечивает аккумуляторная батарея.
Функция РВ заключается в передаче информации о выбытии лекарственного средства из оборота. Он не предназначен для формирования и вывода чеков, поэтому механизма печати в нем нет.
Как использовать
Чтобы с устройства передавать данные в систему «Честный знак», используют специальные программные компоненты или дорабатывают имеющуюся товароучетную систему. После такой интеграции РВ успешно обменивается данными с системой мониторинга движения лекарственных препаратов (МДЛП).
Режимы работы
Автономный
Актуален, если в течение дня реализуют ограниченное количество МП — до 10 единиц. Данные о лекарственном препарате и реквизиты документа-основания чаще всего просто вводят вручную. После этого отчет отправляется в единый сервис маркировки.
Однако может появиться необходимость дважды вносить сведения: и в товароучетную систему, и в РВ. Кроме того, стоит проверять, соответствуют ли документу-основанию коды, полученные в результате сканирования.
Понятно, что с увеличением товарооборота возрастает вероятность ошибки и увеличивается время на формирование отчетов.
Режим терминала сбора данных (ТСД)
Предусмотрен для тех случаев, когда интернет недоступен. Документ-основание со списком МП загружается в виде обычного текстового файла. Затем путем сканирования комплектуется заказ на складе препаратов, при этом РВ будет подсказывать число несобранных позиций.
Загрузка файла, содержащего список лекарственных препаратов, происходит простым копированием. В этом случае тоже нет необходимости дорабатывать товароучетную систему.
Сетевой режим
Предназначен для аптек и медицинских учреждений, в которых в течение дня происходит выбытие более 10 единиц МП. Процесс полностью автоматизирован, что существенно снижает риск возникновения ошибок.
В этом случае понадобится интегрировать аппарат с локальной товароучетной системой, так как именно она руководит работой РВ.
Взаимодействие происходит следующим образом: файл, содержащий перечень лекарственных средств пересылается автоматически в регистратор выбытия, который в свою очередь отправляет его в систему «Честный знак». После этого при корректной передаче данных в товароучетной системе появляется соответствующий статус.
Возможности РВ не ограничены соединением только с одним компьютером: он способен интегрироваться с несколькими ПК и отправлять данные с каждого рабочего места.
Алгоритм работы
Последовательность действий при регистрации выбытия лекарственного препарата одинакова для всех субъектов хозяйствования и режимов работы РВ. Незначительные нюансы в различных случаях связаны со спецификой медицинских учреждений и аптек.
Медицинские организации
Основанием для вывода лекарств из оборота служит документ, который получает или создает сотрудник медучреждения. Согласно документу-основанию подбираются упаковки с препаратами. При этом коды маркировки сканируются, а на экране регистратора выбытия отражается наименование медицинского препарата, что служит подтверждением успешного проведения операции распознавания.
По окончании подбора лекарственных средств сотрудник медицинской организации выполняет на РВ действие «Зарегистрировать выбытие». Если не используется информационная система, которая управляет устройством, то перед отправкой данных оно потребует, чтобы пользователь осуществил ввод номера и дату документа-основания.
Аптеки
После предъявления получателем документа-основания — рецепта со 100%-ной льготой — фармацевт подбирает МП по списку, указанному в рецепте. Каждый из препаратов сканируют поштучно. Повторное сканирование не приведет к добавлению к списку на выбытие, а РВ укажет на ошибку.
Далее вручную или автоматически вводят дату, серию и номер рецепта, затем сотрудник выбирает действие «Зарегистрировать выбытие». Если операция прошла успешно, то РВ сообщит об этом, и лекарственные препараты можно будет отдавать получателю.
Что ещё нужно знать пользователю про регистраторы выбытия
Назовём некоторые моменты, которые могут быть актуальны во время использования РВ:
- Если информация о поступлении лекарственных препаратов на склад организации отсутствует в МДЛП, то при попытке зарегистрировать их выбытие РВ укажет на ошибку.
- При попытке вывода медицинского препарата на основаниях, которые отличны от льготного отпуска или оказания медпомощи, РВ просигнализирует об ошибке.
- Информация о результате процедуры регистрации выбытия доступна на компьютере или в товароучетной системе, которые интегрированы с МДЛП, а на самом регистраторе это увидеть нельзя.
- Для корректной работы РВ требуется не реже 1 раза в сутки синхронизировать его время с системой ГЛОНАСС. В противном случае устройство может заблокироваться.
- После того как медицинский препарат отпущен (и это уже зарегистрировано в системе «Честный знак»), он изымается из оборота, поэтому возврат или обмен невозможен.
- Попытка реализовать немаркированной лекарственное средство становится известна контролирующим органам, так как РВ еще раз проверяет идентификаторы перед вручением получателю.
- Если срок годности мед.препаратов истек, то их выбытие зарегистрировать нельзя. В этом случае задействуется функция «Передача ЛП на уничтожение».
Есть множество нюансов в работе с маркированными лекарствами и документацией, может понадобиться доработка программ для сканера и регистратора выбытия.
ФедТех в тесном сотрудничестве с ЦРПТ предлагает техническую поддержку и ряд тарифов для аптек и медицинских организаций.
ПОРТ является официальным представителем ФедТех в Красноярске и крае.
Как получить устройство в пользование
ЦРПТ на основании заявки бесплатно предоставляет регистратор выбытия. Но это относится только к тем, кому он действительно нужен в работе: медучреждениям, которые оказывают медицинскую помощь, и аптечным пунктам, которые осуществляют отпуск лекарств со 100%-ной льготой. При этом оператор самостоятельно определяет потребность точки и модель РВ.
В перспективе намечен выпуск улучшенных моделей, которые участники оборота лекарственных средств смогут приобретать самостоятельно.
Все статьи про маркировку читайте в нашем блоге.
—
Материал подготовлен ритейл-экспертами ПОРТ.