Сравните 2 диалога:
Диалог №1:
— Лен, Лен, — пытался докричаться до коллеги Алексей из противоположного угла офиса.
В комнате стоял гул. Почти все сотрудники одновременно разговаривали с клиентами: кто-то по телефону, кто-то в скайп, кто-то в zoom. Лена тоже была на онлайн встрече с клиентом.
По толчкам и окрикам рядом сидящих коллег, Елена поняла, что Алексей, что-то хочет ей сказать. Выключив свой микрофон и вынув наушник из одного уха, она громко крикнула:
— Что?
— Мне информация нужна по той логистической фирме, с которой ты работала несколько месяцев назад. Дашь?
Кивнув, Лена вернулась к разговору с клиентами.
Диалог №2:
— Лена, ты занята? — тихонько похлопал девушку по плечу ее коллега Алексей.
— Секунду, сейчас допишу, — попросила Елена.
Дописав до точки, она подняла глаза на коллегу.
— Мне нужна информация по проекту для той логистической компании, с которой ты работала пару месяцев назад. Ко мне пришел клиент со схожими задачами, хочу понять, как это было реализовано нашей компанией в прошлый раз. Пришлешь мне всю информацию по проекту на рабочую почту? Нужно сегодня до 16:00. Завтра утром уже встречаюсь с ними. Надо бы успеть подготовиться!
— Ок, Леша.
— Лена, ты поняла о какой компании речь?
Девушка улыбнулась:
— Поняла. Речь о логистах, они у меня одни были. Всю информацию о реализованном проекте пришлю тебе на почту сегодня до 4-х часов.
— На рабочую, — уточнил Алексей.
— На рабочую, — кивнула девушка.
— Спасибо тебе большое! С меня “Milka” с орешками!
Вы же понимаете, какой из диалогов между коллегами был продуктивным и привел к желаемому результату? А какой оказался лишь пустым сотрясанием воздуха?
Всё верно. Обратившись к коллеге в первый раз, Алексей не получил того, чего хотел. Девушка тут же забыла о его просьбе, полностью погрузившись в текущие, более важные для нее дела.
А вот второй разговор оказался для парня более удачным. Лена не только услышала, что от нее хочет Алексей, но и поняла всю важность его просьбы. Вся нужная коллеге информация была отправлена ему точно в срок.
Оказывается, постановка задач подчиненным или коллегам требует от постановщика определенных знаний, если, конечно, он хочет добиться желаемого результата.
Вот тот самый алгоритм эффективного распоряжения, которым успешно пользуется наша компания:
1. Привлечь внимание конкретного сотрудника.
2. Проверить его состояние и готовность воспринимать информацию.
3. Объяснить, зачем это нужно сделать.
4. Четко сформулировать задачу.
5. Разбить ее на более мелкие шаги, если задача масштабная и длительная по времени.
6. Адресовать к нужным ресурсам.
7. Обозначить сроки и критерии успешности выполненной задачи.
8. Проверить понимание задачи у сотрудника.
9. Указать на возможные ошибки в понимании.
10. Усилить личную мотивацию (комплиментом, похвалой, шоколадкой, бонусом и т.п.)
11. Дать “отмашку” к действию.
12. Взять задачу себе на контроль.
В данном алгоритме нет ничего сложного, достаточно 2-3 раза поставить задачу таким образом, чтобы в дальнейшем пользоваться им автоматически. Попробуйте! Недопонимание, срыв обозначенных сроков и потраченное впустую время — это те проблемы, которые удается решить, научившись ставить задачи правильно.
Подписывайтесь на Telegram
Заказывайте разработку стратегии автоматизации
Покупайте Лицензии Битрикс24 со скидкой до 20%
Бронируйте Демонстрацию Битрикс24 от специалистов Факториум
Больше о возможностях Битрикс24