Думаю, мало кто поспорит, что создание отчетов, сбор внутренней статистики и подготовка документации – не самый простой и увлекательный процесс. Нужно быть очень специфичным человеком, чтобы во всём этом бумажно-статистическом хаосе чувствовать себя как рыба в воде. Однако именно такие люди и заполняют тендерные отделы крупных компаний. Но существует ли способ упростить, систематизировать и поставить на конвейер все эти рутинные процессы? Давайте разберёмся!
Полезные инструменты
В современном мире вся бумажная волокита происходит в цифровом формате, но сильно проще от этого не становится. Благо существует огромное количество программ и сервисов, значительно облегчающих работу с большим количеством данных.
- Облачные хранилища – пожалуй самый быстрый и удобный способ обмениваться данными с коллегами. Не важно, в офисе вы или на другом краю города, все важные файлы всегда под рукой.
- Таск-менеджеры – инструмент для делегирования задач между сотрудниками. Начальник отдела может назначать ответственных или просто составлять список целей для отдела.
- Умные календари – отличный способ отслеживания предстоящих аукционов и сроков подачи заявок на участие.
- Сервисы для совместной работы с документами – один из самых необходимых инструментов в работе тендерного отдела. Позволяет без потери времени обсудить конкретный момент в ТЗ или проекте договора.
- Мессенджер – да-да, такой простой и привычный способ коммуникации. Хоть ими и пользуется подавляющее большинство людей, не стоит забывать о их пользе в рабочей среде.
Все эти инструменты позволяют работать более удобно и эффективно. Но почему бы не выбрать всего один? Такой, чтобы содержал в себе почти всё из перечисленного, с более обширным функционалом и был адаптирован конкретно под работу с тендерами?
Мультитул для работы с госзакупками
Да, как вы уже догадались, такой инструмент есть. Система Тендерплан – это огромная база данных по тендерам. Помимо детальной настройки поиска заказов, он предлагает 8 блоков сбора аналитики и более десятка показателей статистики по конкурентам, заказчикам и даже нишам.
Система также помогает организовать удобную работу и коммуникацию тендерного отдела.
Календарь с необходимыми маркерами
Система уведомлений
Статистика вашей компании
Совместная работа над документами
Удобное разделение по меткам
Назначение ответственного сотрудника
Давайте рассмотрим возможности системы на примере следующего кейса:
В отдел прилетела задача: найти и выиграть крупный тендер. Не тратя драгоценное время на летучку, все члены команды уже знают, что и когда им делать.
Первый сотрудник отправляется на поиски. Он использует удобную систему ключей, чтобы не тратить время на составление запроса и сразу же начинает просматривать только те торги, которые идеально подходят компании. Подобрав потенциально хороший вариант, он назначает ответственного на следующий этап и устанавливает метку “Интересно”.
Следующий специалист изучает всю документацию. Возможность открывать документы без скачивания помогает не запутаться в куче файлов, а также не засоряет компьютер лишними ярлыками. Если в процессе изучения обнаруживаются спорные пункты, можно прокомментировать и отметить их прямо в файле. Коллеги смогут зайти и быстро найти нужную строку, после чего там же дать ответ.
Следующим этапом становится проверка наличия средств на спецсчете для обеспечения контракта. Бухгалтер переходит по метке “Бухгалтеру” и сверяет наличие требуемой суммы.
Далее конвейер подходит к метке “Анализ”. Очередному сотруднику приходит уведомление, что его назначили ответственным и он тут же принимается за работу. Он проверяет статистические данные по тендеру, используя аналитическую информацию системы. Благодаря Тендерплану он быстро обнаруживает, что у заказчика низкий показатель снижения НМЦ, высокий процент допуска и небольшое среднее количество участников. Показатели действительно хороши, поэтому специалист меняет ответственного и устанавливает метку “Участвуем”.
Финишная прямая – последний сотрудник перепроверяет ключевые моменты, после чего согласовывает вердикт с руководителем прямо в комментариях. Если всё классно и тендер утверждён появляется новая метка – “Подготовить документы”.
После, происходит стандартная подготовка документов, отправка заявки, участие и победа! Теперь можно поставить метку “На исполнении” для ведения собственной статистики.
Это далеко не полный список возможностей, которые может предложить Тендерплан. Используя весь функционал, можно разработать сотни различных кейсов. Попробуйте и убедитесь в удобстве системы самостоятельно! Опробовать можно совершенно бесплатно в течение двух недель!