Что объединяет строительную, добывающую, алкогольную и другие сферы? Большой документооборот и множество контрагентов, работу с которыми нужно постоянно контролировать. Потому что закон подлости действует так: вы соберете документы от 99 контрагентов, а запрос по встречной проверке придет для сотого.
Угадать это сложно, поэтому по первичным документам надо стараться обеспечить 100% возврат в бухгалтерию. А это значит:
- Знать, какие документы в каком количестве и комплектности должны прийти от контрагента – как входящие, так и подписанные исходящие.
- Контролировать срок возврата документов. Даже если в договоре этот срок отдельно не прописан, для возврата документа по сделке всегда есть разумные рамки. Чем больше прошло времени, тем больше шансов, что документ канет в Лету, затерявшись на столах чужого офиса.
- Учить менеджеров, которые работают с клиентами и поставщиками, доносить документы до бухгалтерии. Не забывать о них, не терять, не прятать в стол – а возвращать все и своевременно.
- Освободить время бухгалтера, который будет за все это отвечать. Потому что на словах легко – а если у вас 3000, 5000, 10 000 документов в месяц? И по каждому отследи срок возврата, напиши запрос, позвони, потом снова проверь и напомни…
К счастью, есть способ освободить время бухгалтера, внедрить контроль документов и готовиться к проверкам за пару часов.
Для этого можно использовать стандарт контроля документов – программу «Скан-Архив».
Автоматизируя документооборот с помощью «Скан-Архива», можно:
- Контролировать весь поток входящих и исходящих документов
При печати на каждый документ наносится уникальный штрихкод. Входящие документы распознаются по форме и реквизитам. Вернувшиеся в бухгалтерию документы система автоматически распознает и прикрепляет к карточке в базе «1С».
- Всегда точно знать, где находится бумажный оригинал документа
Вы можете указать путь к бумажному документу при наличии нескольких архивов. А при наличии нескольких филиалов, – подразделение, где хранится оригинал.
- Вносить документы потоком – через потоковый сканер
При загрузке документов «Скан-Архив» автоматически распознает и сортирует документы по типу и реквизитам контрагентов.