В статье Александр Высоцкий, основатель компании "Visotsky Consulting" делится правилами в отношении электронной почты, которые много лет помогают работать эффективно работать всей команде в компании.
Во всей сети компаний Visotsky Consulting инструменты «Google для бизнеса» используются уже много лет. C начала они были вообще бесплатными, потом появились ограничения, сейчас мы используем платные инструменты. Так как наши филиалы расположены в разных часовых поясах, мы вообще не смогли бы действовать эффективно без них. Естественно, со временем была сформирована определенная политика использования инструментов, в том числе и электронной почты.
Вот краткий перечень правил в отношении электронной почты:
- Если сотрудник открыл сообщение из «входящих», он обязан сразу ответить на сообщение. Если не может ответить сразу, помещает его в специальное созданную папку «в работе». Таким образом во «входящих» находятся только сообщения, которые еще не были прочитаны, а «в работе» содержит те, что требуют дополнительных действий: сбора данных, выполнения каких-то действий. Это позволяет сотруднику видеть в этой папке все незаконченные дела, полученные по электронной почте.
- В теме электронного письма должно быть точно указано от какой должности к какой должности направляется сообщение, может быть отметка о срочности и собственно сама тема. Это необходимо по той причине, что один сотрудник может выполнять работу разных должностей и должна быть возможность легко понять, к какой должности адресовано письмо. Например, я являюсь владельцем компании и лектором, это — два совершенно разных набора обязанностей. Пример темы электронного письма: «ИДУК Владельцу о плане по конференции». ИДУК — это исполнительный директор управляющей компании, он пишет мне как владельцу сообщение на тему конференции.
- В одном письме только одна тема. Это позволяет легче обрабатывать сообщения, отвечать на них, позволяет избежать частичных ответов и путаницы.
- В самом письме должно быть явно указано, что ожидается от получателя. Например, если мне присылают какой-то документ, то обязательно должны указать что-то конкретное: необходимо одобрение, прошу высказать ваше мнение, примите к сведению или еще что-то.
- Запрещается ставить кого-либо в копию. Исключение — оповещение нескольких сотрудников о мероприятии. Вместо того, чтобы ставить в копию, необходимо просто отправить одному получателю, затем открыть отправленное письмо и добавить точные данные о том, что именно он должен с этим письмом сделать и конечно изменить тему письма, указав должность получателя и тему.
- Не рекомендуется сообщать то, что не относится к обязанностям получателя. Просто чтобы не отвлекать от работы ненужной информацией. Исключение составляют стандартные внутренние рассылки типа «хорошие новости недели», которые производит отдел внутреннего пиара.
Чтоб оставаться в курсе о новых статьях - подписывайтесь на канал!