Правило №1для тех, кто хочет делать больше, но ничего не успевает.
Начальство завалило работой и требует результата? Надоело постоянно задерживаться на работе и работать в выходные? Хочется добиться большего? Тогда вы по адресу.
Я научу вас, как правильно организовывать свое время, чтобы стать эффективным менеджером.
Правило №1. План - это 90% успеха
Никогда не начинай свой рабочий день, не имея четкого плана, чем собираешься сегодня заняться. Суть плана не в том, чтобы просто тупо расписать по пунктам свои обязанности. План принципиально нужен для двух вещей:
- расставить приоритеты;
- обозначить конечную цель.
Зачем нужны приоритеты, спросишь ты? А затем, дорогой мой друг, что без них ты просто будешь хвататься за все. И как результат, к концу дня не будет никакого результата. Ну разве что у тебя дергающийся глаз и желание доползти до дома и сдохнуть на любимом диване, а главное, никогда больше на эту работу не возвращаться. Но это же не наш вариант. Верно? Мы же хотим быть эффективными менеджерами, получать плюшки и бонусы от начальства?
Ну смотри, как расставить приоритеты, если все задачи суперважные и суперсрочные? Да, да, на моей работе обычно других не бывает. Думаю, и на твоей тоже. Так сейчас везде, хоть 10 мест работы смени.
В общем, пойти тут можно несколькими путями. Во-первых, самой важной может быть задача, поставленная самым высоким по статусу и должности руководителем. Во-вторых, самая важная задача - это та, которую надо было сделать еще неделю назад. В-третьих, это задача, от выполнения которой непосредственно зависит дальнейшая работа других сотрудников/отделов. Могут быть и другие критерии приоритетности, например, из всех равнозначных по условию задач, можно начать с той, что проще всего. Кстати, для тех, кто хочет свернуть горы и прыгнуть выше собственной головы, теряя здоровье и нервы, спешу сообщить, что за день человек может сделать только 1 большое дело, 3 средних и 5 мелких. Или, на крайний случай, только 3 больших. Но тогда, спрашивается, куда девать мелкие? Без них ни одна работа не обходится.
Теперь о цели. Не имея цели, ты просто стоишь на месте, идешь не туда или идешь в правильном направлении, но слишком медленно, опаздывая и теряя бонусы. Как правильно ставить цель? Она должна быть:
- конкретной. Как пример правильной цели, я хочу к концу дня продать 10 единиц товара. Неправильная цель: я хочу сегодня продать товар.
- измеримой, то есть ты говоришь себе, что к 10.00 должен сделать вот это (просмотреть пять договоров, подготовить отчет, ответить на десять писем и так далее).
- достижимой. Вот тут важно оценивать свои возможности и специфику своей работы. Если ты по своему опыту знаешь, что сможешь втюхать клиентам 5 пылесосов в день, то ставь перед собой именно такую цель, а не 20 пылесосов.
- реалистичной. Нужно определить для себя, для чего тебе эта цель. Чего ты достигнешь с помощью нее? Если ты поставишь перед собой цель приходить на работу на час раньше, но чисто ради цели, это не реалистичная цель. А вот если твоя цель приходить на час раньше для того, чтобы проверить на 5 договоров больше, то это правильная цель. Или ты приходишь на час раньше, чтобы выпить кофе и настроиться на работу - это тоже реалистичная цель, потому что в рабочее время ты уже не тратишь на это время. Простите за тавтологию.
- ограниченной по времени. Об этом я писала выше. Ты должно четко понимать, к какому времени ты это делаешь. Это дисциплинирует и разграничивает твое рабочее время. Ты уже точно будешь знать, что работать с этой задачей нужно закончить, к примеру, в 11.00, потому что потом тебя ждет уже другая задача. И неважно, что первую ты еще не закончил. Ты можешь вернуться к ней позже, скажем, в 13.00 или вообще завтра, если она не архисрочная, а обычная рутинная.
Вот вам пример правильно поставленной целей, скажем, экономиста:
К 17.00 я должен сдать финансовый отчет за апрель, потому что завтра к 16.00 у меня должен быть готов план на май с учетом фактических данных апреля.
А теперь пишем план на день, отвечая на вопрос "Что я должен сделать для достижения поставленной цели?"
8.00-10.50 собрать затраты за апрель
10.50-11.00 перерыв, кофе-пауза
11.00-12.00 работа с почтой, важные звонки
12.00 до 13.00 обед
13.00-13.30 собрать данные по оборотам запасов
13.30-14.30 собрать данные по движению денежных средств
14.30-15.30 собрать баланс.
15.30-15.40 перерыв, кофе-пауза
15.40-16.20 собрать отчет об изменении дебиторско-кредиторской задолженности.
16.20-17.00 работа с почтой, звонки, дополнительные обязанности.
Это примерный план и он не является истиной высшей инстанции. Ты всегда можешь написать свой. Но, главное, план ДОЛЖЕН БЫТЬ. Иначе ты просто кисель и амеба, который плывет по течению, ничего не успевает и плетется в хвосте более успешных сотрудников.
А теперь закрывай интернет. И иди работай )))
Спасибо, что дочитали статью. Подписывайтесь на мой канал и я обещаю вам много интересных плюшек на тему "Как добиться большего"