Что такое план закупок?
Годовой план закупок (ГПЗ) — это годовой план закупки товаров, работ или услуг. Он представляет собой первичный документ, в котором содержатся сведения о том, что, в каком объеме и в какие сроки предприятие будет закупать в наступающем году, чтобы удовлетворять свои потребности. Он формируется в зависимости от того, какая активность заложена на год в финансовом плане компании.
В идеале, план закупок должен быть максимально широким и содержать не только материально-технические ценности, но и услуги и работы — все, на что тратятся финансы. В ГПЗ прописываются не только те закупки, которые будут проводиться в электронном виде, но и те, которые по ряду причин компания делает у единственного поставщика.
Зачем нужен ГПЗ?
- ГПЗ важен для планирования бюджета компании. Если провести аудит и подсчитать, сколько денег теряет ваша компания на «срочных закупках мелочей», вы очень удивитесь. Запланировав закупку заранее, вы сможете сэкономить.
- Информационная открытость ГПЗ означает расширение списка потенциальных поставщиков. Вполне возможно, что на рынке за то время, пока вы работаете, появились другие компании, которые продают те же товары и услуги, что и ваши надежные поставщики, но выставляют на них более привлекательную цену. Открытость усиливает конкуренцию, в том числе ценовую.
- Публикация ГПЗ может способствовать оптимизации процессов на предприятии и принятию более эргономичных решений. Благодаря тому, что до момента закупки было достаточно много времени, клиент успел оценить предложение, пересчитал затраты и сделал выбор в пользу этого поставщика.
Как внести закупку в план закупок?
Чтобы внести планируемую закупку в годовой план, просто добавьте ее в документ.
Как разместить план закупок?
Чтобы придать ГПЗ гласность, необходимо разместить его в открытых источниках. Там, где его смогут найти ваши потенциальные поставщики. Это может быть сайт вашей компании или электронная площадка, на которой вы размещаете свои закупки.
Кстати, на нашем сайте многие крупные компании уже размещают свои ГПЗ. Просто перейдите по ссылке и изучите их.