У каждой компании по закону должен быть свой архив для хранения документов. В случае некоммерческих организаций порядок обращения с документами строго регламентирован.
НКО могут хранить документы в бумажном и электронном виде. Но в любом случае у организации должен быть архив, к которому при необходимости можно обратиться. У архивации бумаг НКО есть четкий алгоритм, которого нужно придерживаться.
Закон об архивном деле
ФЗ «Об архивном деле в РФ» регламентирует сроки хранения разных видов документов. Трудовые договоры с сотрудниками, приказы по личному составу, личные дела и трудовые книжки нужно хранить не менее 50 лет, а документы старше 2003 года — 75 лет. Типовые архивные документы хранятся в соответствии со специальным перечнем, который утверждает Росархив. Например, доверенности нужно хранить пять лет, акты приема-передачи — 15 лет, а штатное расписание — бессрочно.
Бухгалтерская документация
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовую отчетность и аудиторские заключения НКО должны хранить не менее пяти лет после отчетного периода. Номенклатуру дел (специальный систематизированный перечень) юридические лица вести не обязаны. Но если НКО ликвидируют, такая документация все-таки может потребоваться.
Налоговый кодекс
Согласно Налоговому кодексу, до 17 марта 2021 года первичные документы нужно было хранить не дольше четырех лет. Теперь данные бухучета и налогового учета, необходимые для исчисления и уплаты налогов, нужно хранить пять лет.
Договор НКО о предоставлении президентского гранта
Такой документ должен храниться в архиве не менее пяти лет. Если организация потеряет его или уничтожит, ей грозит штраф в размере 10-30 тыс. руб. и по 200 руб. за каждый экземпляр документа, которого не окажется во время проверки. Кроме того, за утрату договора о предоставлении президентского гранта административная ответственность — штраф в 5-10 тыс. руб., а при повторном нарушении — 10-20 тыс. руб. или остановка деятельности на один-два года.
Постоянное хранение
Есть перечень документов, которые некоммерческая организация обязана хранить вечно. К «вечным» документам относятся: протокол учредительного собрания, устав, положения о филиалах или представительствах, штатное расписание, годовая финансовая отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним), положения об обработке персональных данных, документы о рассмотрении и утверждении финансовой отчетности, протоколы контрольных, ревизионных органов организации, документы о реорганизации НКО и документы о ликвидации.
Срок действия оперативных планов, журналов учета работников, совмещающих должности, проекты уставов, положений и документов по их разработке организация определяет сама.
За нарушение правил работы с архивными документами должностным лицам грозит штраф в 3-5 тыс. руб., а самому НКО — штраф в размере 5-10 тыс. руб.
Если НКО ликвидируют
Документы, срок хранения которых не истек, не уничтожаются. Ликвидационная комиссия должна упорядочить их и передать в соответствующий государственный или муниципальный архив. То же относится к документам, которые включены в Архивный фонд Российской Федерации.
Ранее +1Платформа рассказывала о способах эффективно вести бизнес.
Автор: Проект +1
Фото: Michael Kettner / iStock
Больше об экологии и устойчивом развитии читайте на +1Платформе
Подписывайтесь на наш канал, чтобы не пропустить полезные материалы!