Начнем с того, что в данной статье речь пойдет не о дебиторе с задолженностями и претензиями, а об отношении между мной и компаниями, которые довольны как процессом, так и результатом, но по определенным причинам сроки оплаты затягиваются.
Обычно, вопросом о контроле дебиторки задаются те, кто работает с крупными компаниями или с большим потоком заказчиком, где постоплата от 15 до 90 дней. И проблема не в том, что заказчики не хотят платить, а в том, что они могут просто забыть поставить счет на оплату и запустить процесс.
Проблема бывает и в том, что у заказчика постоянная текучка сотрудников, а бухгалтер, либо ответственное лицо уходит в отпуск или на больничный. Следовательно, дела постоянно переходят из рук в руки. Процесс подписания документов в связи с удаленной работой растягивается, либо документы не доходят до адресата.
Есть ли однозначное решение/ответ на вопрос?
Однозначного решения нет, ситуации бывают разными, иногда они выходят из под контроля, но главное, что я могу сделать в данной ситуации – быть уверенной в чистоте договора, в соблюдении пунктов выполнения, в обмене оригиналов и следить за своевременном и корректном обмене закрывающих документов для оплаты в согласованном виде.
Самое простое для меня – выписывать все контакты в таблице Excel со статусами стадии обмена документами и ожидаемыми сроками оплаты.
Как на практике?
Срок постоплаты 15 календарных дней, на письма заказчик отвечает стандартными шаблонами: «Делаем все возможное». После звонка мне объяснили причину, что в компании ведутся аудиторские проверки, бухгалтерия завалена отчетами. Попросили войти в положение и подождать оплаты. После проверки заказчики сразу выполнили обещание.
Поэтому самое важное, что я вынесла из своей практики – клиенту нужно не писать, а звонить. Так вы сможете узнать истинную причину долгой оплаты, согласования или отправки документов. В обычном письме об этом не напишут.
Важно, что не стоит указывать клиенту или общаться грубо, всегда необходимо проявлять лояльность по отношению к заказчику. Так вы останетесь в хороших отношениях и проведете вместе еще больше сделок.
Что можно попробовать еще?
Если я понимаю, что процесс затягивается, то я подключаю все возможные контакты – все те, кто так или иначе причастен к данному заказу. Я начинаю придавать ситуации социальную ответственность и жду ответной реакции.
В крайнем случае, если заказчик нарушает 3 обещания по срокам, то я могу написать претензионное письмо в суд. К счастью, в моей практике такого не было.
Док-мастер Ольга Ганобина
