Как это не странно, но все предприятия болеют почти все одинаково. Даже крупный бизнес не исключение. Давайте перечислим симптомы.
Есть такой замечательный анекдот:
Проблемы собственников в том, что они не придают значения азам знаний бухгалтерского учета. Они считают что это им знать не обязательно. А зря.
Но при этом они могут долго искать лучшего в мире главного бухгалтера, привлекать консультантов и платить им серьезные деньги. И вот нашли. Ура! И на этом все. Справились.
Но без контроля работы главного бухгалтера, предприятие обязательно придет к проблемам. Почему? Это расхолаживает. Расхолаживает любого специалиста.
Поэтому собственник должен хотя бы знать главные и базовые грехи главного бухгалтера и как с ними бороться.
В чем грешен главный бухгалтер:
- Работа в закрытом периоде. Это когда отчетность здана, а потом главный бухгалтер нашел ошибку, залез в закрытый период и исправил. Должен был внести исправления в текущем периоде или сдать уточняющую отчетность. Как избежать этой неприятности. Программист не должен быть в подчинении главного бухгалтера, главный бухгалтер не должен иметь права на закрытие периода в программе. Обязательно должны быть распечатаны: оборотно сальдовая ведомость, и оборотно сальдовые ведомости по счетам, с развернутым сальдо. Подписано главбухом и директором. Храниться в отдельной папке. Это поможет понять где произошли изменения.
- В программе разрешено проведение документов с отрицательными товарными остатками. Это говорит о бардаке на складе и учете. Закрывается настройкой в программе.
- Не проводят инвентаризацию. Или проводят ее формально, на бумаге. Это касается как материалов, товаров, малоценки и основных средств. Если мы говорим о основных средствах то на них нет инвентарных номеров. Нет возможности идентифицировать основные средства. Это приводит к тому, что не понятно чем владеет в действительности предприятие. Если говорить об остальном, то проблема таже что и с основными средствами. Первое время, нужно присутствовать лично при инвентаризациях. Подготовить положения и комиссии по инвентаризации.
- Не проводятся своевременные списания малоценки, материалов, расходов будущих периодов, просроченных долгов. Тут нужно вникать и задавать вопросы. И главное наладить учет по материально ответственным лицам. А это 5 грех. Если это так, то у вас реальная прибыль может отсутствовать, если все это вы спишите, могут появиться убытки.
- Не налажен учет товарно материальных ценностей (ТМЦ) по материально ответственным лицам. ТМЦ выдаются без учета в разрезе материально ответственных лиц. Если это так, то у вас это списывается сразу и инструменты и материалы уходят в личное пользование, как пример или наоборот висят годами на балансе, даже когда их нет. Вся выданная малоценка безусловна должна быть списана при выдаче и учтена на забалансовом счете по МОЛ.
- Не проводится сверка с контрагентами, а при сверке не ПОДПИСЫВАЮТ акты сверки. Должен быть график сверки с контрагентами. За год должны быть сверены все контрагенты. Это минимальное требование.
- Нет ответственных за справочники в 1С. И там всегда бардак. Дубли.
- Затраты бухгалтерия относит как угодно, но не так как надо. В разных периодах одна и та же затрата может относиться на разные статьи. И вы не сможете их проанализировать. При закрытии если есть экономист, он должен контролировать главного бухгалтера.
Ну и еще пара пунктов:
- Если главный бухгалтер подчиняется директору, а не собственнику, будьте уверены, прибыль нарисуют.
- Главный бухгалтер становится незаменимым в компании, не создает сильную команду в своей бухгалтерии, убирает конкурентов. Замыкает процессы на себя, даже если это и не его задача.
- Собственник не приглашает аудит, а если приглашает то не ставит конкретных задач, в лучшем случае просит проверить налоги.