Краткий ответ на это вопрос: выявлять, приоритизировать и вовлекать.
Как это сделать?
1. Создайте список всех стейкхолдеров, которые влияют на проект. В процессе его создания задавайте себе следующие вопросы:
- Кто инвестирует в этот проект (деньги, время, знания,...)?
- На кого окажет влияние этот проект?
- Кто оказывает влияние на ход этого проекта (принимает решения в связанных областях, может саботировать, ...)?
2. Определите уровень заинтересованности и влияния каждого стейкхолдера. Чем выше уровень заинтересованности и влияния - тем выше приоритет потребностей этого стейкхолдера в проекте.
3. Оцените возможность стейкхолдеров участвовать и найдите способы вовлечь их. Различные типы проектов имеют разные типы стейкхолдпров: кто то может быть активным стейкхолдером, который выссказывает мнения о проекте и участвует в принятии решений. Кто то наоборот, является пассивным стейкхолдером и интересуется только статусом проекта и не вовлечен в ежедневную работу. Часто последними пренебрегают, потому что считают их не очень важными, но это не правильно.
Лайфхак: для формирования управляющего комитета проекта включиите в него тех, у кого наивысший уровень заинтересованности и влияния.
После идентификации стейкхолдеров можно воспользоваться матрицей влияния - прекрасным инструментом визуализации. Эта матрица показывает, сколько усилий необходимо проектной команде уделять взаимодействию с теми или иными стейкхолдерами, для того, чтобы поддерживать их лояльность и вовлеченность
Уделите время в начале проекта для формирования стратегии взаимодействия со стейкхолдерами. Перечислите их всех и расположите в соответствующих областях матрицы. Это поможет быстро определить способ взаимодействия с ними и необходимый объем усилий комнды.
Лайфхак: Несмотря на то, что перечисленные инструменты помогают организовать информацию, они не являются ключом к успешной работе со стейкхолдерами в проекте. Им является способность руководителя проекта понимать мотивацию и ожидания стейкхолдеров.
Способы увеличения вовлеченности стейкхолдеров
После того, как вы оценили стейкхолдеров проекта, пора заняться увеличением их вовлеченности. Это позволит проекту не испытывать сложности с выделением ресурсов или согласованием решений..
Советы по увеличению вовлеченности:
- Четко свяжите работы из плана проекта с целями стейкхолдера.
- Опишите, как результат проекта соответствует целям отдела или команды стейкхолдера.
- Выслушивайте обратную связь от стейкхолдера и находите способы включить предложения в область проекта, если конечно это оправданно.
Самое главное: управляйте ожиданиями стейкхолдеров, рассказывая им о реальных возможностях вашей команды. Не давайте завышенных обещаний, чтобы иметь возможность выполнить все, о чем говорили.