Как создавать типовые документы «в 1 клик» в Битрикс24
Ни одна компания не обходится без документооборота.
Договоры, счета, акты, накладные, приложения к договорам — Битрикс24 значительно упрощает работу с ними, буквально за пару кликов вы можете создать документ.
1. Что такое генератор документов в Битрикс24
Генератор документов — это штатный инструмент Битрикс24 для быстрого создания типовых документов.
Генератор документов (или конструктор документов Битрикс24) формирует файлы на основе вашего шаблона, а все повторяющиеся поля подставляются автоматически из CRM. Данная функция помогает сократить время составления документов и минимизирует количество ошибок при множественном заполнении одинаковой информации.
2. Возможности генератора документов
В карточке лида, сделки, контакта и компании расположена кнопка "Документ".
При нажатии на нее отображается список шаблонов. Выберите нужный шаблон из списка, а Битрикс24 автоматически создаст документ и подставит в него данные из карточки CRM.
Представим, что вам нужно создать счет. После создания документа доступна распечатка счёта, или отправка его клиенту. Отправить можно двумя способами: на e-mail, или по sms (по кнопке "отправить"[1]), или онлайн ссылкой (по галочке "публичная ссылка"[2]).
Также вы можете скачать счет в форматах .docx или .pdf [3].
При постановке галочки «с подписями и печатью» документ генерируется в Битрикс через генератор документов с подписью и печатью директора, что очень удобно.
Информацию в документе можно менять по нажатию на ссылку «редактировать документ».
Это пригодится, например, при совершении ошибки в заполнении.
3. Что такое шаблоны документов в Битрикс24?
Шаблон документа — макет для будущего счёта, акта, договора. Шаблон в формате .docx, поэтому легко редактируется, или создается с нуля.
Изменяемые параметры шаблона документа:
- Модификаторы — параметры, вместо которых «Битрикс24» подставляет данные. Например, {DocumentCreateTime} станет датой создания документа.
- Нумераторы. У каждого документа в Битрикс24 уникальный номер. Стандартные правила нумерации изменяемы.
- Пользовательские поля. Кроме стандартных значений, существует добавление собственных полей, которые нужны конкретному документу.
4. Как сделать шаблон документа на примере договора
Для добавления нового шаблона документов в Битрикс необходимо нажать на кнопку «Добавить новый шаблон». Вы перейдете в список шаблонов документов вашей компании, содержащий краткую информацию о них.
Рассмотрим изменения на примере договора.
Для изменения шаблона нажимаем на кнопку «скачать».
Так выглядит документ. Мы видим структуру документа и параметры, вместо которых Битрикс24 подставляет данные.
Мы можем менять все, что вам необходимо во всем договоре, подставляя новые поля для автоматического заполнения из Битрикс24.CRM.
Перед загрузкой файла шаблона необходимо отключить проверку орфографии. Из-за неё файлы после обработки могут не открываться в программе Microsoft Word.
Загружаем готовый договор, для этого надо заполнить информацию о нем.
1. Название.
2. Активность. Укажите, активен шаблон или нет, можно ли его использовать.
3. Привязка к CRM. Выберите, где будет доступен данный шаблон.
4. Настройка прав (кто будет работать с шаблоном). Можно дать доступ конкретным людям, группам или целым отделам.
5. Привязка к стране. Укажите, для какой страны будет доступен шаблон.
6. Нумератор. Задайте набор переменных для своего нумератора — последовательный или случайный номер, день, месяц, год, префикс, ID клиента, или компании.
После заполнения информации нажмите на кнопку «Сохранить».
5. Как настроить нумерацию документа
Нумератор — набор правил, по которым Битрикс24 создаёт номер документа.
В настройках нужного шаблона создаем нумератор.
Даём название нумератору.
Определяемся с шаблоном номера:
1. Последовательный номер — «начальное число» увеличивающееся на «шаг увеличения».
Период работы определяет, как будет расти значение номера. Например, укажем, что значение нумератора обнуляется каждый месяц.
У каждой вашей компании будет собственная нумерация. При выборе опции использовать сквозную нумерацию — счетчик на все ваши компании станет общим.
2. Текущий день, месяц, год — добавят в номер текущую дату.
3. Случайный номер — набор цифр и букв в верхнем регистре указанной длины.
4. Префикс — набор символов, который будет добавлен в нужное место номера.
5. ID - идентификатор элемента, из которого создается документ. Например, ID сделки.
ID моей компании — уникальный номер вашей компании из CRM (Настройки — Реквизиты ваших компаний).
ID клиента — уникальный номер компании, или главного контакта из сделки.
Параметры комбинируются.
Также нумераторы настраиваются в разделе CRM -> Настройки -> Нумераторы.
6. Документооборот в Битрикс24
В Битрикс24 есть возможность построить целую систему документооборота. Возможно организовать хранение, например, в специализированных реестрах, или просто на общем диске. Есть возможности создания маршрутных листов утверждения документов и более сложной автоматизации.
Подробнее об этом читайте в другой нашей статье.
Спасибо, что прочитали эту статью!
Если вам требуется внедрение документооборота на базе Битрикс24 - вы можете обратиться в нашу компанию.
Звоните: +7 (812) 209-13-32
Пишите: info@dizlab.com
Оригинал статьи на нашем официальном сайте.
