Автоматизация процессов согласования входящих счетов
В этой статье мы расскажем про автоматизацию процессов согласования входящих счетов вашей компании.
Когда вы начинаете работу с поставщиком, необходимо: утвердить счет с руководителем и юристом, дождаться от бухгалтера его оплаты, еще и закрывающие документы собрать.
В данном случае логика демонстрационная, на основе проекта для наших клиентов. Но корректируется она совершенно любым образом. Можно добавить этапы, согласующих и так далее.
Давайте пройдем полный процесс согласования счетов в Битрикс24: как он будет устроен, какие пройдет этапы, кто будет согласовывать, и посмотрим, как это работает.
Для наглядной демонстрации мы исполняем роль инициатора, руководителя, юриста и бухгалтера.
В реальном режиме работы все, соответственно, приходит разным людям.
Согласование счетов в Битрикс24: этапы
В первую очередь заполняем форму бизнес-процесса.
Нажимаем на плюс. Выбираем, за что будем платить.
В документы для оплаты подкрепляем счет.
Выбираем контрагента. Его для этого предварительно заносим в CRM-систему.
Вводим сумму оплаты и номер счета.
Запускаем по кнопке «Сохранить».
Теперь нашему руководителю приходит уведомление с тем, чтобы утвердить или отклонить оплату.
Переходим в саму карточку через задание либо по ссылке из центра уведомлений.
Тут можно посмотреть детальную информацию, открыть счет и утвердить или отклонить.
Нажимаем утвердить.
Теперь уведомление приходит на утверждение юристу.
Он смотрит документы, приложенные к процессу. Их может быть сколько угодно.
При нажатии «есть разногласия» пишем комментарий либо напрямую сотруднику.
Инициатору процесса приходит задание на внесение корректировок.
Далее инициатор с контрагентом обсуждает правки и прикрепляет скорректированный документ.
Задание на утверждение вновь приходит к юристу.
После просмотра, если на этот раз его устроил результат, жмем «утвердить».
Далее задание идет бухгалтеру, который также может посмотреть документы, суммы оплаты и т.д.
После проведения платежа прикрепляем платежное поручение.
Теперь необходимо добавить закрывающие документы.
Для этого инициатор процесса заходит в карточку, выбирает закрывающие документы, нажимает «отправить».
Затем бухгалтер проверяет документы. Если что-то не так, возвращаемся на предыдущую стадию. Итераций может быть бесконечное число, пока документы не будут корректны.
После утверждения бухгалтером, процесс согласования счетов в Битрикс24 завершается.
Мы можем просматривать список входящих счетов в формате таблицы.
Посмотреть за что платили, перейти в контрагента для изучения подробной информации о нем.
Скачать закрывающие документы или платежные поручения.
Таблицы гибко настраиваются.
Вот так мы можем вывести любые поля. Добавим документы для оплаты и поставим галочку для всех.
Для удобства, столбцы можно перемещать вправо и влево.
Мы посмотрели, как работает автоматизация процессов согласования входящих счетов в Битрикс24, и какие функции она имеет.
Спасибо, что прочитали эту статью!
Надеюсь, что она поможет вам выбрать правильного подрядчика и обречь проект на успех.
Если вы ищете интегратора Битрикс24, то мы с удовольствием обсудим ваш проект.
Звоните: +7 (812) 209-13-32
Пишите: info@dizlab.com
Оригинал статьи на нашем официальном сайте.