Компания вправе уменьшить налог на прибыль на сумму расходов из авансового отчета сотрудника. Но если к отчету приложили некорректный подтверждающий документ, учесть затраты нельзя. Это подтверждает Письмо Минфина от 05.03.2021 № 03-03-07/15819.
Сотрудник подтверждает, что использовал деньги организации по назначению накладной, актом, кассовым чеком и т. п. Если эти документы оформлены с нарушением закона, организация не может учитывать эти затраты при расчете прибыли. То есть нельзя вычесть сумму, которая указана в авансовом отчете, из доходов компании и уменьшить налоговую базу.
Каким должен быть чек
Кассовый (фискальный) чек должен содержать обязательные реквизиты, которые перечислены в п.1 ст. 4.7 54-ФЗ и в Приказе ФНС от 14.09.2020 ЕД-7-20/662@. Только тогда организация вправе учесть затраты.
Чтобы определить достоверность чека, рекомендуем в первую очередь проверить в QR-код. Это самый крупный обязательный реквизит.
Если кода нет, возможны два варианта:
— Продавец работает на кассе, которая не соответствует 54-ФЗ и формирует неверные чеки.
— Работнику выдали слип-чек или пречек без кассового чека.
Слип-чек или чек эквайринга подтверждает, что покупка оплачена картой. Его печатают на POS-терминале, а не на кассе. А пречек выдают перед оплатой, чтобы клиент увидел список товаров и сумму к оплате. Используется в ресторанах или кафе.
В обоих случаях чек не подходит для уменьшения налоговой базы.