Некоторые вещи проще объяснять на примерах. Так нагляднее и понятнее. Такую сложную тему как “автоматизация бизнеса” предлагаю рассмотреть на опыте мебельной фабрики.
Почему мебель? Потому что многие знают, что это такое: заказать мебель и месяц, а то и два ждать ее изготовления и доставки. Знакомо же, правда?!
Теперь давайте разбираться, почему процесс заказа мебели так сильно затянут во времени!
Неужели он такой сложный? Вообще-то нет, если только дело не касается какой-то эксклюзивной мебели, изготавливаемой под заказ по индивидуальному проекту.
Чаще всего мебельщики не соблюдают или затягивают сроки производства по одной причине — в компании нет выстроенной системы, которая позволила бы сотрудникам компании работать четко и слаженно.
Отчасти это связано с той длинной цепочкой, которую проходит заявка клиента в компании:
- Собственно заявка от клиента и выявление менеджером потребности.
- Формирование заказа.
- Расчет стоимости заказа исходя из себестоимости материалов для производства.
- Подтверждение заявки клиента.
- Запуск производства.
- Изготовление продукции.
- Доставка товара клиенту.
Другие факторы, которые влияют на длительность процесса производства:
● Децентрализованный сбор заявок. Когда заявки поступают из разных каналов коммуникаций, их трудно не потерять, еще труднее сразу верно сортировать по приходу и приоритету. В итоге часть заказов может быть утеряна, часть — некорректно перенесена в конец списка ожидания заказов.
● Затрудненная коммуникация между отделами компании. Все заказы из филиалов передаются на производство при помощи электронной почты, а это неминуемо приводит к увеличению обработки заказов по времени.
● Человеческий фактор. При обработке заявок, формировании заказа, отправки его на производство непосредственное участие принимают люди, а значит на каждом из этих этапов не исключены ошибки по причине человеческого фактора.
● Непродуманная система KPI для сотрудников фабрики. Когда заработная плата работников не зависит от соблюдения сроков изготовления продукции, и сотрудники не заинтересованы в увеличениях темпов роста производства, ждать подвижек в этом плане не стоит.
● Не налаженное сотрудничество с посредническими логистическими компаниями. Содержание своего штата машин и людей для доставки мебели может показаться дорогим и нерентабельным. Однако сотрудничество с чужими логистами, если оно должным образом не налажено, часто чревато новыми проблемами: отказом водителей-наемников работать по нужной вам схеме, срывами сроков доставки, по независящим от вас причинам.
Все это приводит к срыву оговоренных с клиентом сроков и подпорченной репутации компании.
Чтобы свести все эти риски к минимуму и нужна автоматизация бизнеса. На примере Битрикс24 расскажем, чего позволяет автоматизация достичь мебельной фабрике:
● Настроить омниканальность при сборе первоначальных заявок. Это позволяет не терять заказы и правильно классифицировать их в порядке очереди и приоритетности для последующей передачи на производство.
● Молниеносно передавать заказы из отдела продаж в отдел производства. Никаких электронных писем! Только автоматическая постановка задач и переключение этапов сделки в настроенной CRM-системе. Отдел производства увидит задачу на запуск производства сразу же после того, как менеджер отдела продаж ее поставит.
● Заложить все форс-мажоры в оговариваемые сроки производства. Использование диаграммы Ганта позволяет заранее предусмотреть увеличение сроков производства по причине нехватки сырья, поломки оборудования, болезни сотрудников, найма сторонних логистов и т.п.
● Свести пересорт и незапланированные инвентаризации на складе к минимуму. На больших фабриках, где количество фурнитуры и мелких деталей, хранящихся на складе, превышает тысячу единиц, автоматизация просто необходима, иначе поддерживать учет и порядок будет физически невозможно.
● Видеть текущее положение дел в бизнесе на любом из этапов. Это самое ценное свойство CRM для собственника. Непрозрачность бизнеса — то, что беспокоит каждого владельца. Понятная и доступная отчетность в Битрикс24 позволяет собственнику всегда быть в курсе своих дел и оперативно влиять на бизнес.
Чтобы автоматизировать полный цикл сделки (от продажи до доставки готового изделия клиенту) или отдельную часть процесса, необходимо погрузиться в бизнес и проанализировать все его стадии. А это неизбежно влечет за собой определение слабых мест в цепочке продаж.
Определив, какой из этапов тормозит весь процесс сделки, можно скорректировать работу с помощью оптимизации и частичной автоматизации деятельности компании. Автоматизация помогает найти тот самый баланс в бизнес-процессах, который позволяет компании выполнять все договоренности перед клиентами, расти и масштабироваться.
Используете автоматизацию в своем бизнесе? Результаты оценили? Если нужна помощь в настройке бизнес-процессов, смело обращайтесь к специалистам “Факториум”. Консультация бесплатна!
Подписывайтесь на Telegram
Заказывайте разработку стратегии автоматизации
Покупайте Лицензии Битрикс24 со скидкой до 20%
Бронируйте Демонстрацию Битрикс24 от специалистов Факториум
Больше о возможностях Битрикс24