Краткая инструкция по настройке роботов в Битрикс24
Роботы в CRM Битрикс 24 — доступный любому пользователю способ автоматизации работы в CRM.
Робот — это определенное действие, выполняемое системой при попадании лида или сделки в выбранный статус.
1. Типы роботов в Битрикс24
- Для сотрудника
Роботы, создающие задачи и задания сотруднику портала, обрабатывающие объект CRM, генерирующие документы и взаимодействующие с другими объектами системы.
- Для связи с клиентом
Роботы, ведущие коммуникацию с клиентом без участия менеджера.
- Реклама
Роботы, добавляющие клиента в аудитории ремаркетинга рекламных систем Google Ads, Facebook, VK и Яндекс.Аудитории.
- Роботы приложений
Дополнительные роботы, созданные партнерами-интеграторами Битрикс24.
У некоторых провайдеров можно заказать виртуальный сервер с уже установленной Bitrix VM, например, в Firstvds при заказе сервера выберите предустановленное ПО "1С-Битрикс".
2. Чем роботы отличаются от бизнес-процессов
Это очень частый вопрос с неочевидным ответом. Назначение у инструментов действительно одно — автоматизировать работу в системе, более того, одни и те же задачи могут выполняться и роботом, и бизнес-процессом. Без очень глубокого погружения в нюансы: робот — это упрощенный вариант бизнес-процесса, более доступный в настройке, но имеющий ограничения по функционалу и способам запуска.
Подробное сравнение представлено в таблице ниже:
3. Настройка роботов в Битрикс24
Роботы в CRM доступны на коммерческих тарифах Битрикс24 начиная с тарифа CRM+.
Роботов может настраивать любой сотрудник портала, даже не обладающий правами администратора, если выдать ему на это права. Для настройки прав доступа перейдите в раздел CRM -> Настройки -> Права — выберите нужную роль и установите права на работу с роботами: изменение.
К настройке роботов в Битрикс24 можно перейти прямо из канбана сделок/лидов:
Или из меню настроек CRM:
Для создания робота необходимо выбрать стадию, на которой он будет работать, нажать кнопку "+добавить"
Далее выбрать нужного робота и настроить его. Настройка каждого робота индивидуальна и зависит от функции, которую он несет. Рассмотрим основные принципы на конкретных примерах.
Робот «Изменение документа» позволяет нам менять значения полей в документе (объекте CRM), с которым мы работаем. Например, с его помощью можно изменить название сделки при ее создании (попадании в первую стадию).
Название может складываться из свободного текста и значений других полей документа. Для примера будем присваивать сделке название с указанием даты создания, направления продаж и названия компании клиента.
Для этого нам нужно нажать … напротив изменяемого поля и выбрать используемые поля.
При выборе поля "Направление" выбирайте опцию "Направление (текст)", иначе вместо названия направления вы получите ID направления — целое число, по которому Битрикс24 различает объекты между собой.
В итоге должно получится так:
Сделка с {{Контакт: Имя}} от {{Дата создания}} // {{Направление (текст)}}
Проверим работу робота, добавив сделку в направлении техническая поддержка в первой стадии:
Во вкладке сделки "Роботы" мы можем увидеть, что робот отработал.
Если требуется, чтобы в названии не отображалось время создания, нужно добавить модификатор Date к полю {{Дата создания}}, например: {{=date('d.m.Y', {{Дата создания}})}} — синтаксис соответствует PHP-функции "Date".
Строка должна выглядеть так: Сделка с {{Компания: Название компании}} от {{=date('d.m.Y', {{Дата создания}})}} // {{Направление (текст)}}
Результат ниже:
4. Условия в роботах
Робот всегда срабатывает при попадании лида/сделки в нужную стадию, но его срабатывание можно ограничить условием. Для примера создадим робота, который, если в сделке есть контакт, делает его же ответственным за сделку.
Для этого добавим нового робота «Смена ответственного» и установим условие:
При этом условии будем менять ответственного за сделку на ответственного за контакт:
Результат выглядит так:
5. Сложные условия в роботах
В Битрикс 24 настройка роботов может осуществляться с помощью условий, в которых используются логические операторы "И", "Или" для работы с несколькими условиями одновременно.
Например, если нам надо направить уведомление руководителю о сделке с суммой в диапазоне от 500 000 руб. до 1 000. 000 руб.:
Отложенное срабатывание робота
Робот может сработать не сразу, а в определенное время после попадания сделки/лида в статус, чтобы настроить это время, нужно в строке "Выполнить" изменить опцию "Сразу" на другую. Для примера создадим робота, который уведомит руководителя о том, что сделка не сменила свой статус в течение 3 рабочих дней с момента создания:
Если поля, затронутые условием, изменятся после попадания сделки в статус, робот не сработает.
Обратите внимание, что если сделка сменит свой статус раньше, чем будет отправлено уведомление, робот не сработает.
Спасибо, что прочитали эту статью!
Мы на конкретных примерах рассмотрели настройки роботов в Битрикс24, а какие сценарии вы хотели бы реализовать для своей CRM? Пишите, мы обязательно вам поможем.
Звоните: +7 (812) 209-13-32
Пишите: info@dizlab.com
Оригинал статьи на нашем официальном сайте.
