Планирование дня: преимущества
Как только вы встаете утром, ваши мысли вращаются вокруг того, что вам нужно делать в течение оставшейся части дня. Если есть только несколько небольших задач, то не страшно. Однако это становится проблематичным, когда мы сталкиваемся с огромным количеством задач - и они не обязательно должны быть профессиональным. В частности, родители часто испытывают сильное давление из- за того, что им трудно совмещать семью и работу.
Те, кто также организует свой день неструктурированным образом, создают для себя больше стресса.
Начните планировать правильно как можно раньше. Чем раньше вы привыкнете к новой концепции, тем быстрее сможете воспользоваться многочисленными преимуществами.
Каждый день после окончания работы (или незадолго до нее) важно уделять несколько минут тому, чтобы просмотреть прошедший рабочий день. Вам могут помочь следующие вопросы:
- Что прошло хорошо?
- Какие задачи вы смогли выполнить без проблем?
- Что не получилось сделать?
- Можете ли вы определить причину (или причины) этого?
- Вы отвлекались во время работы?
- Если да, то какими средствами?
- Как вы можете предотвратить это на следующий день?
Расставлять приоритеты
Особенно вначале важно не планировать слишком много в течение дня. Поэтому постарайтесь ограничиться одной важной и тремя менее важными задачами, которые вы хотите выполнять каждый день.
Если это сработает, вы можете скорректировать ежедневное расписание и добавить еще пять небольших задач. Выбирая задачи, убедитесь, что при необходимости пятерку можно перенести в расписание следующего дня.
Идентифицировать
Даже если вы спланируете день оптимальным образом, вы не сможете выполнить все задачи, которые ждут вас, всего за один день. Поэтому необходимо отделять важные и срочные задачи от менее важных или срочных (мы еще раз объясним это ниже, используя принцип Эйзенхауэра).
Оценивать
Нет планирования без точного определения времени. Это тоже часть планирования дня. Не расстраивайтесь, если вы изначально неверно оценили необходимое время. С практикой все придет.
Тем не менее, постарайтесь указать временные рамки в начале каждой задачи, которую вы хотите выполнить в этот день. Эту информацию также следует включить в ежедневник. Информация поможет вам оптимизировать планы на будущее.
Буферизация
Этот момент удивит новичков в планировании дня: не планируйте более 60 процентов своего дня. Чтобы иметь реальную возможность придерживаться ежедневного расписания, также необходимо оставлять свободное время на случай непредвиденных сбоев или срочных дополнительных задач.
Придерживаться
Сначала звучит легко, но это не так. Нужно включить всю свою
дисциплину.
Одна хитрость: вечером (или когда вы планируете следующий день) договоритесь с собой, что вы сделаете все возможное, чтобы придерживаться плана. Это создает обязательства и затрудняет отказ от первоначального плана.
Если это не сработало, несмотря ни на что, вы увидите в этом положительные моменты: вот бесплатные шаблоны, которые вам помогут в распорядке дня!
Совсем недавно мне на глаза попался один полезный сайт.
Это конструктор чеклистов. Вы сможете создать планнер со своими личными задачами и распечатать :)
Составьте план управления временем: научитесь планировать и организовывать
Помимо представленной базовой структуры, часто используются другие проверенные и оптимизированные методы. Так почему бы не использовать его в качестве руководства, если вы хотите спланировать свой день?
Матрица Эйзенхауэра
Неслучайно этот метод звучит так, как будто бывший президент США несет ответственность за его создание. Легенда гласит, что он применил этот принцип к своему собственному тайм-менеджменту и показал своим сотрудникам, как использовать его для планирования своего дня.
А вот как выглядит матрица:
Задачи могут быть расставлены по приоритетам на основе этой классификации.
Важные задачи - это те, которые приближают вас к вашей цели. Чем меньше задача выполняется, тем больше вероятность, что ею пренебрегают.
Срочные задачи должны быть выполнены к определенному моменту времени. Чем позже задача должна быть выполнена, тем она менее актуальна.
Не срочно, но важно -
Задачи в этой категории должны быть точно рассчитаны по времени. До каких пор вы сможете не торопиться? Кроме того, поскольку они важны, вы должны выполнять эти задачи самостоятельно.
Не срочно и неважно
Эти задачи следует полностью игнорировать . Как правило, нет рекомендуемых отношений между усилием и пользой. Другими словами: эти вещи стоят времени, ничего не принося ни вам, ни компании.
Срочно и важно
Высшая категория в матрице. Вам следует немедленно взяться за подобные задачи самостоятельно .
Срочно и неважно
Если вы находитесь в удобном положении, когда у вас есть коллеги или члены команды, которым вы можете передать задания, то именно эти. Их нужно делать быстро, но не делать их главным приоритетом.
Съешьте эту лягушку
Этот метод также известен под названием Eat the Frog - идея, лежащая в его основе, относительно проста и очевидна.
Нам нравится откладывать неприятные дела (лягушку) как можно дольше. Само по себе это плохо, но это сказывается на остальной части дня - и не положительно.
Мы становимся медленнее и менее продуктивными, потому что вынуждены постоянно думать, что нежелательная задача все еще впереди. Если мы сделаем эту задачу немедленно, желательно в начале рабочего дня, произойдет следующее:
- Мы гордимся собой за то, что сделали работу так быстро и хорошо.
- У нас хорошее предчувствие, потому что лягушка исчезла с нашей тарелки.
- У нас есть место для дальнейших задач.
- Мы чувствуем мотивацию и полны энергии, чтобы заняться остальными задачами дня.
Планируя свой день, обязательно поставьте задачу, которую вы меньше всего хотите выполнить, во главу своих задач на день. Вы можете получить от этого только пользу.
Благодарю за лайки и дочитки!
Подписаться на канал можно тут