Тайм-менеджмент - то, как мы решаем использовать и организовывать свое время, — это то, с чем многие из нас не справляются на нужном уровне (если говорить честно). Эффективное управление временем позволяет нам максимально использовать наш день, быстрее выполнять задачи и делать приоритетными те, которые окажут наибольшее влияние на нашу работу.
Разным людям нужны разные стратегии тайм-менеджмента. Если Вы аспирант, Вы можете управлять своим временем иначе, чем работающая мать. Если Вы визуальный человек, Вы можете предпочесть календарь с цветовой кодировкой обычному списку.
1. Принцип Парето (также известный как правило 80/20):
Правило 80/20 — это метод, созданный итальянским экономистом Вильфредо Парето. Идея заключается в том, что 20% действий ответственны за 80% результатов. Цель метода Парето - помочь Вам расставить приоритеты в задачах, которые наиболее эффективны при решении любых проблем.
Как это выглядит на деле:
- Перечислите некоторые проблемы, с которыми вы сталкиваетесь. Например, Ваша производительность падает.
- Определите основную причину каждой проблемы. Возможно, Ваша производительность падаeт из-за того, что вы проводите слишком много времени в социальных сетях.
- Присвойте балл каждой проблеме: Присвойте более высокие числа более важным проблемам.
- Сгруппируйте проблемы вместе по причине: сгруппируйте вместе все проблемы, вызванные тем, что Вы слишком много времени проводите в социальных сетях.
- Сложите баллы каждой группы: группа с наивысшим баллом — это проблема, над которой вы должны работать в первую очередь.
- Примите меры по устранению проблемы с наивысшим баллом.
Типы людей, которым будет полезен принцип Парето:
- Люди, которые любят решать проблемы.
- Люди у которых аналитическое мышление.
2. Техника Pomodoro
Технику Pomodoro создал предприниматель и писатель Франческо Чирилло. Этот метод использует таймер, чтобы разбить Вашу работу на интервалы. Каждый интервал известен как Pomodoro, названный в честь таймера в форме помидора, который Чирилло нашел на кухне у своей тети.
Как это выглядит на деле:
- Выберите задачу, которую нужно выполнить.
- Установите таймер (например, на 25 минут).
- Сосредоточьтесь на поставленной задаче.
- Когда таймер зазвонит, поставьте галочку на листе бумаги.
- Сделайте небольшой перерыв: сделайте перерыв примерно на три-пять минут. Сходите на прогулку в соседнюю комнату, возьмите чашку кофе или чая, займитесь чем-нибудь, не связанным с работой, чтобы дать мозгу отдохнуть.
- Повторите шаги со второго по пятый. Выполнив этот процесс четыре раза, Вы можете делать более длительные перерывы (15–30 минут).
Типы людей, которым будет полезна Техника Pomodoro:
- Люди творческого мышления.
- Люди, которые чувствуют себя выгоревшими от работы или учебы.
3. Матрица Эйзенхауэра
Прежде чем Дуайт Эйзенхауэр стал президентом в 1953 году, он служил в армии США в качестве командующего союзными войсками во время Второй мировой войны. Каждый день он сталкивался с трудными решениями, которые заставили его изобрести то, что сейчас называется матрицей Эйзенхауэра, или матрицей срочно-важных задач.
Как это выглядит на деле:
Организуйте свои задачи в четыре отдельных квадранта, отсортировав их по важному и неважному, срочному и несрочному признакам, как показано на рисунке ниже. Срочные задачи - это те задачи, которые необходимо выполнить немедленно. Важные задачи - это те, которые способствуют достижению Ваших долгосрочных целей или ценностей. В идеале Вы должны работать только с задачами в двух верхних квадрантах - остальные задачи следует делегировать или удалять.
Типы людей, которым будет полезна Матрица Эйзенхауэра:
- Люди на руководящих должностях.
- Люди, обладающие критическим мышлением.
4. Метод блокировки времени
Изобретатель Илон Маск известен своей продуктивностью. Он так эффективно распоряжается своим временем, что может работать более 80 часов в неделю и при этом находить время для себя. Его секрет в блокировке времени.
Как это выглядит на деле:
С того момента, как Вы просыпаетесь, назначайте каждому заданию временной блок. Эти задания могут быть любыми, от завтрака до подготовки к экзамену. Ниже приведены шаги, которые Илон Маск использует, чтобы блокировать свое время:
- Разделите лист бумаги на две колонки. Слева запишите каждый час дня и создайте отрезки времени, например, получасовые или часовые отрезки.
- Оцените время, необходимое для выполнения каждой из Ваших задач, и поместите их в свои временные блоки.
- Добавляйте запасное время между временными блоками, чтобы можно было вносить изменения в течение дня.
Типы людей, которым будет полезен метод блокировки времени:
- Работающие студенты или родители.
- Люди у которых аналитическое мышление.
5. Метод «Привести дела в порядок»
Этот процесс, созданный автором Дэвидом Алленом, помогает выполнять задачи, записывая их на бумаге и затем разбивая эти задачи на рабочие элементы, требующие выполнения.
Как это выглядит на деле:
- Записывайте действия, которые привлекают Ваше внимание: эти действия представляют собой задачи, которые могут относиться к чему угодно, от работы до учебы вплоть до Вашей личной жизни.
- Уточните, что они означают: решите, являются ли задачи, привлекающие Ваше внимание, полезными или нет. Если задача не требует действий, пока не обращайте на нее внимания. Если задача является полезной, выполните ее, делегируйте или отложите.
- Организуйте свои действия: расставьте приоритеты в своем списке в соответствии с тем, что Вам нужно сделать и когда.
- Подумайте: часто просматривайте свой список действий, чтобы определить следующий приоритет. Вычеркните выполненные задачи и обновите свой список.
- Вовлеченность: выполните действия, которые Вы можете выполнить прямо сейчас.
Типы людей, которым будет полезен метод «Привести дела в порядок»
- Люди, которым сложно сосредоточиться на чем-то одном.
- Люди, которые в повседневной жизни чувствуют себя перегруженными.
6. Метод наполнения стеклянной банки
Этот метод помогает понять, что полезно, а что нет в повседневной жизни. Это позволяет Вам планировать задачи с запасом времени и расставлять приоритеты на свой день.
Как это выглядит на деле:
Представьте себе стеклянную банку, полную песка, гальки и камней. Песок снизу, а камни сверху.
- Песок: он представляет собой разрушительные элементы Вашего дня, такие как телефонные звонки, текстовые сообщения, электронные письма, социальные сети и т. д.
- Камешки: представляют собой задачи, которые необходимо выполнить, но могут быть выполнены в другой день или кем-то другим.
- Камни: это самые важные задачи, которые необходимо выполнить сегодня.
Начните с размышлений о том, как Ваши задачи на день будут вписываться в указанные выше категории. Затем составьте список задач, начиная с камней и заканчивая песком (если позволяет время). Включите честную оценку времени рядом с каждым. Старайтесь не планировать более шести часов на восьмичасовой рабочий день. Это оставит буферное время для гальки и песка.
Типы людей, которым будет полезен метод наполнения стеклянной банки:
- Люди с визуальным мышлением.
- Люди с материальным (не абстрактным) мышлением.
7. Техника «Съесть эту лягушку»
Этот метод назван в честь цитаты Марка Твена: «Съешьте живую лягушку утром первым делом, и до конца дня с Вами не случится ничего хуже». Начните свой день с выполнения самых обременительных задач и избавьтесь от них.
Как это выглядит на деле:
- Четко обозначьте цель. Чего Вы хотите достичь больше всего?
- Запишите это.
- Установите крайний срок.
- Составьте список того, что Вам нужно сделать для достижения своей цели.
- Организуйте этот список в порядке приоритета. Самые важные пункты, наверное, самые сложные. Это Ваши «лягушки».
- Приступить к действию. Если у Вас на тарелке несколько лягушек, сначала съешьте самую противную.
- Повторяйте этот цикл каждый день, чтобы всегда делать что-то, что будет подталкивать Вас к вашей цели.
Типы людей, которым будет полезна техника «Съесть эту лягушку»:
- Люди с абстрактным мышлением.
- Люди с долгосрочными целями.
Бонус Подсказка:
Закон Паркинсона
Британский историк Сирил Норткот Паркинсон прославился фразой «работа расширяется, чтобы заполнить время, доступное для ее завершения». Другими словами, количество времени, которое Вы даете себе для выполнения задачи, - это количество времени, которое Вам понадобится для выполнения этой задачи.
Это не метод управления временем как таковой. Это закон, который, если его понять, может быть применен как один из наиболее эффективных методов управления временем, но Вам придется приложить немало усилий для этого. Это означает, что Вы можете работать более эффективно за более короткие промежутки времени.
Вот несколько советов:
- Попробуйте поработать без зарядного устройства для ноутбука. Это заставит Вас завершить проект до того, как Ваш компьютер „умрет“.
- Сделайте это пораньше. Вместо того, чтобы закончить сочинение к полуночи, постарайтесь закончить его к полудню.
- Установите крайний срок. Дайте себе определенное время, чтобы что-то сделать, а затем сократите его вдвое.
- Ограничивайте время для задач. Дайте себе всего 20 минут утром, чтобы ответить на электронные письма.
Типы людей, которым будет полезен Закон Паркинсона:
- Прокрастинаторы.
- Люди, которые хорошо работают под давлением.
Заключение:
Выберите подходящую Вам технику тайм-менеджмента
Независимо от того, являетесь ли Вы, работающим студентом, предпринимателем или родителем, поиск способа управления своим временем жизненно важен для сбалансированной жизни. Если у вас есть привычка откладывать дела до последней минуты, попробуйте использовать закон Паркинсона или метод «съешьте лягушку». Если Вам трудно сосредоточиться на текущей задаче, попробуйте технику Pomodoro, когда Вы работаете более интенсивно через короткие промежутки времени.
Если Вам интересно сколько времени тратите впустую каждый день и сколько денег это Вам стоит, то этот короткий тест безжалостно раскроет данную тайну , и наверняка заставит Вас ужнаснуться от увиденного результата.
Овладение тайм-менеджментом настроит Вас на успех во всех сферах Вашей жизни и поможет избежать беспокойства перед важными дедлайнами в работе и не только.